Ici, notre réponse comporte un non — et il vaut mieux le lire avant de signer

Tout renseignement détenu par un organisme est confidentiel et, sous réserve du consentement exprès de la personne qu'il concerne, il ne peut être utilisé ou communiqué que conformément à la présente loi. […] un renseignement est considéré détenu par un organisme même lorsque ce dernier en confie la conservation à un tiers.

Ce que ça veut dire

Le troisième alinéa est celui qui compte pour un fournisseur : vous restez le détenteur du renseignement, donc le responsable de sa protection, même lorsque vous en confiez la conservation. Externaliser l'hébergement n'externalise rien de votre responsabilité.

Ce que nous y répondons

Le contrat pose que vous restez propriétaire de vos données et que nous ne les traitons que pour des finalités énumérées : vous demeurez le détenteur au sens de la Loi 5, et nous agissons pour votre compte. Nous vous fournissons de quoi le démontrer — description du flux, régions, sous-traitants par rôle, engagements contractuels.

droit dur·Sanctionnée le 4 avril 2023 ; en vigueur le 1er juillet 2024 ; texte lu à jour au 1er avril 2026·Source officielle

Un tel mandat ou un tel contrat doit être, selon le cas, confié ou conclu par écrit et, lorsque la personne ou le groupement à qui il est confié ou avec qui il est conclu n'est pas un organisme, prévoir, sous peine de nullité:

Ce que ça veut dire

« Sous peine de nullité » — la formule est rare et elle est décisive. Le contrat doit prévoir : des mesures de sécurité conformes aux règles applicables, un usage strictement limité au contrat, un engagement de confidentialité signé, des produits autorisés par l'organisme, un avis sans retard de toute violation OU TENTATIVE de violation, un droit de vérification, la remise des renseignements et leur destruction sécuritaire au terme.

Ce que nous y répondons

Notre contrat-maître couvre la majorité de ces exigences, et parfois mot pour mot : l'article 14.9 vise déjà « toute violation ou tentative de violation ». Mais il n'a pas été rédigé comme un contrat de l'article 77, et certains éléments n'y figurent pas explicitement — l'engagement de confidentialité signé, la remise sans frais, la destruction attestée. Pour un organisme visé par la Loi 5, un addendum est nécessaire, et nous le disons plutôt que de laisser planer un doute sur une nullité.

droit dur·En vigueur ; texte lu à jour au 1er avril 2026·Source officielle

Avant de confier un mandat ou de conclure un contrat de service ou d'entreprise impliquant une communication d'un renseignement à l'extérieur du Québec, l'organisme qui le détient doit s'assurer qu'une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée a été réalisée. […] Il en est de même lorsque l'organisme confie […] à l'extérieur du Québec la tâche de […] conserver pour son compte un renseignement.

Ce que ça veut dire

Même architecture que l'article 17 de la Loi 25 : ce n'est pas une interdiction de sortir du Québec, c'est une condition. Évaluation préalable, conclusion de protection adéquate, contrat. Et le troisième alinéa capte explicitement le simple fait de confier la conservation à un tiers hors Québec.

Ce que nous y répondons

Votre instance est hébergée au Canada, en région Canada Centre (Toronto) par défaut, donc pas dans la province de Québec. Pour la Loi 5, toute province autre que le Québec est « à l'extérieur du Québec » au même titre que la Virginie — le seuil est provincial. L'engagement de résidence de Microsoft porte sur le Canada, pas sur la province de Québec : il réserve expressément la copie de données entre régions canadiennes, et prévoit que du personnel situé hors du Canada peut y accéder à distance. Un hébergement en une région québécoise, uniquement en hébergement privé (l'infonuagique mutualisée n'a qu'une seule région canadienne), rapproche donc le traitement du Québec sans le garantir contractuellement. Votre ÉFVP doit donc conclure sur une protection adéquate, pas sur une localisation.

droit dur·En vigueur ; texte lu à jour au 1er avril 2026·Source officielle

Un organisme doit procéder à une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée de tout projet d'acquisition, de développement et de refonte de produits ou services technologiques ou de système de prestation électronique de services lorsque ce projet implique la collecte, la conservation, l'utilisation, la communication ou la destruction de renseignements qu'il détient.

Ce que ça veut dire

Le déclencheur est l'ACQUISITION, pas la sortie du Québec : tout projet d'acquisition, de développement ou de refonte d'un produit ou service technologique est visé dès qu'il implique la collecte, la conservation, l'utilisation, la communication ou la destruction de renseignements que l'organisme détient. L'évaluation porte sur le « projet », elle précède donc la signature. Le texte ne prévoit aucune exception pour un usage situé hors du dossier clinique, et le Collège des médecins dit la même chose de son côté : à quelques lignes de la phrase que nous citons plus bas, dans l'exigence sur le Collège des médecins, il écrit que tous les outils d'IA en santé doivent avoir fait l'objet d'une ÉFVP, généralement réalisée par la personne responsable de la protection des renseignements personnels du lieu où l'outil sera utilisé. C'est une exigence distincte de celle de l'article 78, qui, elle, se déclenche à la communication hors Québec.

Ce que nous y répondons

Il faut se garder d'une lecture trop rapide : on pourrait croire qu'un usage situé hors du dossier clinique — travail administratif, correspondance, rédaction — se déploie sans formalité. Ce n'est pas le cas — l'acquisition elle-même déclenche une ÉFVP, et ni l'instance dédiée ni l'hébergement canadien ne vous en dispensent. Ce que nous fournissons : le trajet d'une requête, les régions d'hébergement, la liste des fournisseurs de modèles et leurs pays, les sous-traitants par rôle, les engagements du contrat, le journal d'audit et le catalogue de modèles restreint par l'administrateur — de quoi remplir l'évaluation. Celle-ci doit aussi couvrir les appels que le serveur émet lui-même, que la restriction de catalogue ne lie pas : l'extraction du texte d'un document versé dans une base de connaissances ou rapatrié d'un connecteur, et la détection Loi 25 si vous l'activez. Ce que nous ne pouvons pas faire : la réaliser. Elle relève de votre responsable de la protection des renseignements personnels, et elle se fait avant l'acquisition, pas après le déploiement.

droit dur·En vigueur le 1er juillet 2024 ; texte lu à jour au 1er avril 2026 ; position du Collège des médecins publiée le 26 février 2026·Source officielle

Un organisme doit inscrire dans un registre tout produit ou service technologique qu'il utilise. […] L'organisme doit publier ce registre sur son site Internet ou, à défaut, le rendre accessible au public par tout autre moyen approprié.

Ce que ça veut dire

L'obligation la plus souvent ignorée de la Loi 5, et elle vise le cabinet privé : l'annexe II, paragraphe 1°, englobe le « cabinet privé de professionnel », que l'article 481 de la Loi sur la gouvernance du système de santé définit comme l'entreprise où des médecins, dentistes ou autres professionnels exercent à leur seul compte. Un praticien seul est donc un organisme, et le registre doit être PUBLIÉ, pas seulement tenu.

Ce que nous y répondons

Notre produit doit figurer dans ce registre, et c'est à vous de l'y inscrire. Nous vous fournissons ce qu'il faut pour le décrire honnêtement : nom du produit, fournisseur et son pays, finalité, catégories de renseignements traitées, régions d'hébergement, sous-traitants par rôle. Demandez-nous cette fiche : elle est faite pour être collée dans votre registre.

droit dur·2023, c. 5 ; en vigueur ; texte lu à jour au 1er avril 2026·Source officielle

Un organisme doit analyser mensuellement les accès aux renseignements qu'il détient et toutes autres utilisations et communications de ceux-ci […]. Malgré le premier alinéa, un organisme visé à l'annexe II de la Loi sur les renseignements de santé et de services sociaux (chapitre R-22.1) a l'obligation d'effectuer une telle analyse au moins une fois par année.

Ce que ça veut dire

Un cabinet privé relève du second alinéa : l'analyse des accès est annuelle, pas mensuelle. S'y ajoutent une destruction irréversible (art. 12), un contrat écrit dès que la destruction est confiée à un tiers — il doit prévoir les procédés utilisés, le cas échéant l'obligation pour le tiers de rendre compte régulièrement, et l'obligation d'aviser l'organisme s'il s'adjoint quelqu'un pour exécuter le contrat (art. 13) —, une preuve de destruction à conserver (art. 14) et une réévaluation du produit technologique tous les deux ans (art. 17).

Ce que nous y répondons

Le journal d'audit vous donne la matière de l'analyse annuelle : authentifications, usurpations d'identité et modifications d'administration, horodatées, le journal d'authentification étant scellé par chaînage cryptographique. Deux choses que nous n'émettons pas aujourd'hui : l'attestation de destruction que demande l'article 14, et les clauses de destruction que l'article 13 exige au contrat quand vous nous confiez de détruire — procédés, reddition de compte, avis de sous-traitance. Ce sont les deux points à régler au bon de commande si vous êtes visé par l'annexe II.

droit dur·A.M. 2024-010 ; en vigueur le 1er juillet 2024 ; texte lu à jour au 1er avril 2026·Source officielle

Si l'incident présente un risque qu'un préjudice sérieux soit causé, l'organisme doit, avec diligence, aviser le ministre et la Commission d'accès à l'information.

Ce que ça veut dire

Deux destinataires, pas un : le ministre ET la Commission, plus chaque personne concernée. Et le déclencheur est plus large qu'ailleurs — l'obligation naît dès qu'il y a des motifs de croire qu'un incident s'est produit OU RISQUE de se produire. Côté destruction, le règlement exige qu'elle soit sécuritaire, adaptée au support et irréversible, avec preuve conservée.

Ce que nous y répondons

Le contrat nous oblige à vous aviser sans délai, avec la nature de l'incident, les personnes visées, la période et les mesures prises. Les deux avis réglementaires — au ministre et à la Commission — restent les vôtres, et nous vous fournissons de quoi les rédiger. Côté destruction, les suppressions que vous demandez sont propagées ; l'attestation formelle de destruction est un livrable que nous n'émettons pas encore.

droit dur·Loi en vigueur ; règlement en vigueur le 1er juillet 2024·Source officielle

Pour la constitution, la tenue, la détention, le maintien et la conservation de tout dossier clinique, [...] le médecin utilise un produit technologique certifié conformément aux dispositions d'une loi dont l'application relève du ministre de la Santé et des Services sociaux.

Ce que ça veut dire

Le dossier clinique doit résider sur un produit certifié — la certification relève désormais de Santé Québec. L'article 10 comporte une réserve qu'il faut lire : il excepte les dossiers visés aux articles 7, 8 et 9, dont ceux d'expertise. Ne la prenez pas pour un feu vert : le Collège vise quand même les rapports d'expertise dans sa position de février 2026. Les échéances diffèrent selon votre point de départ — l'article 49 vise le médecin déjà sur support technologique non certifié au 11 juillet 2024 ; celui qui est encore sur papier relève de l'article 47, soit le 1er janvier 2027, ou 2030 s'il exerce seul depuis trente-cinq ans. L'article 11 du même règlement ajoute des exigences sur le PRODUIT lui-même, et elles nous visent directement : le médecin doit s'assurer que le produit technologique ne comporte ni ne diffuse de publicité et ne fait la promotion d'aucun produit, service ou fournisseur. Un catalogue de modèles présenté comme une vitrine commerciale y contreviendrait ; le nôtre est une liste d'options que l'administrateur restreint.

Ce que nous y répondons

La plateforme est conçue pour le travail qui entoure le soin — rédaction administrative, correspondance, veille, formation, documents non cliniques — et non pour tenir le dossier clinique lui-même, qui doit résider sur un produit certifié par le Bureau de certification. Nous ne le sommes pas, et nous ne le laisserons pas supposer pour conclure une vente : c'est exactement le genre de zone grise qui se paie à l'inspection.

droit dur·En vigueur le 11 juillet 2024 ; mise en conformité exigée au plus tard le 31 décembre 2026·Source officielle

Il n'est donc pas adéquat de verser des rapports de consultation ou d'expertise, des dossiers cliniques ou des portions de ceux-ci […] dans un outil d'IA non certifié par le MSSS, comme c'est le cas pour les outils d'IA générative grand public (ex. : ChatGPT, Copilot, Gemini, etc.) ou même pour certaines solutions destinées aux professionnels de la santé (ex. : OpenEvidence, UpToDate, etc.)

Ce que ça veut dire

Le critère du Collège est la certification, et il vise le versement d'un dossier clinique. La fin de la phrase compte autant que le début : le Collège nomme aussi des outils conçus pour des cliniciens, pas seulement les assistants grand public. Pour un scribe, il demande un outil certifié et le consentement du patient à la première utilisation, un rappel aux rencontres suivantes, et un nouveau consentement si le sujet devient plus sensible ou si l'outil change. À noter aussi, parce qu'on l'oublie souvent : l'article 20, par. 8 du Code de déontologie des médecins oblige le médecin à prendre les moyens raisonnables pour que le secret soit préservé « lorsqu'il utilise ou que des personnes qui collaborent avec lui utilisent » les technologies de l'information. C'est la norme de base de l'informatique chez un médecin, et elle vise ses collaborateurs autant que lui.

Ce que nous y répondons

Nous ne sommes pas certifiés, donc cette position nous vise. Nous avons écrit ici, pendant un temps, que « pour tout ce qui n'est pas le dossier clinique » la plateforme s'utilise sans autre formalité : c'était faux, et la même section du CMQ le dit six lignes plus loin — tout outil d'IA en santé doit avoir fait l'objet d'une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée, sans exception pour les usages hors dossier clinique. Ce que nous livrons reste une instance dédiée à votre clinique, hébergée au Canada, et nous fournissons la matière de cette évaluation ; c'est votre responsable de la protection des renseignements personnels qui la conduit. Si la certification vous est nécessaire pour aller plus loin, dites-le-nous : c'est le genre de demande qui fait bouger une feuille de route.

attente du régulateur·Publié le 26 février 2026·Source officielle

Le médecin conserve tout dossier clinique pendant une période d'au moins 10 ans suivant la date de la dernière inscription au dossier ou suivant la date de la fin de l'intervention en santé publique, selon la plus éloignée des échéances.

Ce que ça veut dire

Dix ans, pas cinq — le « cinq ans » qui circule vient de l'ancien règlement. Le compte repart à la dernière inscription. L'expertise se conserve dix ans depuis la fin du mandat ou le jugement final, la recherche quinze ans, et les registres dix ans (art. 18).

Ce que nous y répondons

Aucune purge configurable ne s'applique à ce que vous enregistrez, mais trois des horloges du produit touchent un dossier et ignorent vos dix ans : transcriptions à 30 jours, fichiers produits par un outil à 7 jours, pièces jointes jamais envoyées à 48 heures. Mais dix ans est long pour un outil de travail : le dossier clinique a sa place dans un produit certifié, et ce que vous gardez ici doit être exporté vers votre archivage.

droit dur·En vigueur le 11 juillet 2024 ; texte lu à jour au 1er avril 2026·Source officielle

5° obtient préalablement du client une autorisation écrite pour faire un enregistrement audio ou vidéo d'une entrevue ou d'une activité; cette autorisation spécifie l'usage ultérieur de cet enregistrement ainsi que les modalités de révocation de cette autorisation;

Ce que ça veut dire

Deux règles distinctes. Le paragraphe 1° interdit de divulguer un renseignement sur le client, sauf autorisation formelle écrite — ou verbale s'il y a urgence — ou si la loi l'ordonne ; l'article 18 ajoute la prévention d'un acte de violence. Le paragraphe 5° vise « un enregistrement audio ou vidéo » : un scribe qui capte la voix y tombe, une prise de notes assistée sans captation, non. Et l'autorisation doit spécifier « l'usage ultérieur » — le traitement par la plateforme doit donc y être nommé, pas sous-entendu. Deux compléments du même régime : l'article 11, par. 3° oblige à expliquer, AVANT la prestation, « les règles sur la confidentialité ainsi que ses limites de même que les modes de transmission » — le recours à une plateforme tierce est précisément une limite et un mode de transmission, donc il se nomme au consentement. Et l'infirmière a son équivalent exact : l'article 32.1 de son code exige une autorisation écrite préalable avant tout enregistrement audio ou vidéo d'une entrevue, précisant l'usage projeté.

Ce que nous y répondons

La plateforme peut transcrire et résumer, mais elle ne demande aucune autorisation à votre place et n'en conserve pas la trace en tant que telle. L'autorisation écrite, sa portée et sa révocation restent votre dossier — et si le client la révoque, c'est à vous de supprimer l'enregistrement et ses dérivés, ce que la plateforme permet mais n'automatise pas.

droit dur·D. 439-2008 ; version lue à jour au 1er avril 2026·Source officielle

Le psychologue peut utiliser l'informatique ou toute autre technique pour la constitution et la tenue de ses dossiers pourvu que la confidentialité des renseignements qui y sont contenus soit assurée. […] Le psychologue doit conserver chaque dossier pendant au moins 5 ans à compter de la date du dernier service professionnel dispensé.

Ce que ça veut dire

L'informatique est permise, mais pas seule : l'article 1 exige que le dossier soit tenu « à l'endroit où il exerce sa profession » et l'article 7 qu'il soit dans un meuble fermé à clef ou autrement. Cinq ans est un plancher, compté depuis le dernier service ; la destruction relève de l'article 9 et doit préserver la confidentialité. En établissement, les articles 8 à 10 sont écartés par l'article 12.

Ce que nous y répondons

Aucune purge configurable ne s'applique aux contenus que vous enregistrez, et le dossier s'exporte. Trois minuteries codées en dur touchent directement un dossier — transcriptions à 30 jours, fichiers produits par un outil à 7 jours, pièces jointes jamais envoyées à 48 heures : si l'une d'elles porte une pièce de votre dossier, c'est là que votre plancher de cinq ans se joue, et il faut l'exporter avant. Sur le lieu d'exercice : un hébergement chez un tiers n'est pas, à lui seul, la tenue du dossier « à l'endroit où vous exercez ». Ce sont les minuteries qui touchent un dossier ; d'autres horloges existent ailleurs dans le produit, et la page Confidentialité et conformité en publie l'inventaire complet.

droit dur·D. 448-92 ; les articles 2 et 8 sont inchangés depuis 1992 ; texte lu à jour au 1er avril 2026·Source officielle

Sans restreindre la portée de l'article 3, un psychologue évite de verser dans un dossier toute donnée brute qui n'a pas fait l'objet d'un traitement ou toute information non vérifiée susceptible de porter préjudice au client.

Ce que ça veut dire

Deux choses restent dehors : la donnée brute qui n'a pas fait l'objet d'un traitement, et l'information non vérifiée susceptible de porter préjudice au client. C'est une règle sur ce qui ENTRE au dossier, et l'article 3, par. 10° la complète en exigeant la signature du psychologue sur chaque inscription : ce qui entre est donc traité, relu et signé. Le Code de déontologie ajoute une règle de sortie — les données brutes et non interprétées reliées à une évaluation ou inhérentes à une consultation psychologique ne se remettent à personne d'autre qu'un psychologue (C-26, r. 212, art. 49), et l'article 50 vise les protocoles de tests. L'Ordre l'écrit lui-même dans « Les notes au dossier » : une note est un sommaire des services professionnels rendus, pas un verbatim.

Ce que nous y répondons

La plateforme transcrit une entrevue et résume un document, et ni l'un ni l'autre n'est une inscription au dossier tant que le professionnel n'en a pas rédigé une. Une transcription est une donnée brute ; un résumé non relu est une information non vérifiée ; rien de ce que nous produisons ne porte votre signature. Nous n'apposons aucune marque sur un contenu généré : une fois exporté, rien dans le texte ne dira qu'il vient d'un modèle, et c'est à vous de l'identifier. L'article 49 pose en plus une question à trancher AVANT de téléverser : l'inférence s'exécute chez des fournisseurs de modèles étrangers, plusieurs aux États-Unis, qui ne sont pas des psychologues — des données brutes d'évaluation ou un protocole de tests ne devraient pas y être envoyés tant que vous n'avez pas conclu que l'article le permet. Le mode confidentiel et le catalogue de modèles restreint par l'administrateur servent à encadrer ce choix, pas à le faire à votre place. Une réserve qui compte ici : cette restriction lie les modèles que l’utilisateur choisit, pas ceux que le serveur retient — l’extraction du texte d’un document versé dans une base de connaissances passe par un modèle propriétaire fixé dans le code — un document numérisé y arrive quelle que soit votre restriction, alors qu’un fichier joint à une conversation passe, lui, par le modèle de l’utilisateur.

droit dur·D. 448-92 ; texte lu à jour au 1er avril 2026 ; « Les notes au dossier », Psychologie Québec, mars 2020·Source officielle

1° sauvegarder les données ainsi recueillies et en conserver une copie; 2° utiliser une base de données distincte de toute autre pour la tenue des dossiers visés par la présente section; 3° protéger l'accès de ces données, notamment par l'utilisation d'un mot de passe.

Ce que ça veut dire

Trois obligations techniques dès qu'un support informatique sert au dossier : sauvegarde avec copie, base de données distincte DE TOUTE AUTRE, et accès protégé. La conservation est d'au moins cinq ans à compter de la FERMETURE du dossier (art. 9, al. 1), et l'article 8 veut le dossier dans le local du cabinet ou dans un lieu d'archivage approprié.

Ce que nous y répondons

Chaque client reçoit une instance dédiée avec sa propre base : cela règle la séparation entre clients. Attention à la portée exacte de l'article 4, par. 2° — « distincte de toute autre » vise aussi vos propres autres usages, donc ne mêlez pas vos dossiers clients à un espace de travail généraliste dans la même instance. Sauvegardes en archivage continu, accès par votre fournisseur d'identité, droits par objet et journal d'audit.

droit dur·Décision du 19 décembre 1996 ; version lue à jour au 1er avril 2026·Source officielle

Un logiciel de traitement de texte qui n'a pas été conçu expressément pour produire des notes au dossier (p. ex. : Word) ne permet pas d'assurer une inaltérabilité de la note. Ainsi, les notes produites à l'aide de ces outils doivent être imprimées, signées et considérées au même titre que des notes manuscrites.

Ce que ça veut dire

La norme ne condamne pas l'outil : elle constate qu'un logiciel qui n'a pas été conçu expressément pour produire des notes au dossier ne permet pas d'en assurer l'inaltérabilité, et elle en tire une conséquence procédurale — la note produite avec un tel outil doit être imprimée, signée et considérée au même titre qu'une note manuscrite. La règle 3.2.2 attend en outre que l'infirmière s'authentifie pour que ses inscriptions lui soient liées, et la règle 4.2 qu'une trace des versions antérieures demeure disponible. La norme de 2023 vise tous les membres, en établissement comme en pratique privée.

Ce que nous y répondons

Disons-le sans détour : notre plateforme est un outil de conversation et de rédaction, pas un système de documentation clinique, et elle n'a pas été conçue pour produire des notes au dossier. Une note rédigée ici tombe donc exactement dans le cas décrit par la règle 3.2.2 : imprimée, signée, traitée comme une note manuscrite. Ce que nous pouvons montrer va dans le bon sens sans y suffire — comptes nominatifs, accès par utilisateur et par groupe, journal d'audit, et une modification de message qui laisse une entrée au journal. Mais cette trace documente une conversation chez nous, pas les versions successives d'une inscription à votre dossier : l'inaltérabilité que la norme exige se joue dans le système qui tient le dossier, et ce système n'est pas le nôtre.

attente du régulateur·2023 (ISBN 978-2-89229-755-3) ; remplace l'Énoncé de principes de 2002 ; PDF lu en plein texte le 11 août 2026·Source officielle

Le psychologue permet, avec diligence et au plus tard dans les 30 jours de la réception d'une demande écrite à ce sujet, à son client ou à toute personne qui dispose de l'autorisation de ce dernier, de prendre connaissance ou d'obtenir copie des documents qui le concernent dans tout dossier constitué à son sujet.

Ce que ça veut dire

Le délai court à compter de la RÉCEPTION de la demande écrite, il est de 30 jours au plus, et il porte sur « les documents qui le concernent dans tout dossier constitué à son sujet » — donc sur des pièces, pas seulement sur la note au dossier. L'article 21 accorde le même délai pour la rectification. Les mêmes trente jours se retrouvent chez l'OIIQ (I-8, r. 9 : art. 61 pour l'accès, art. 64 pour corriger, supprimer ou verser des commentaires) et chez le Collège des médecins (M-9, r. 17, art. 99 pour corriger ou supprimer, et art. 94, plus court : vingt jours pour donner accès). Une réserve à ne pas escamoter : les délais du code des infirmières valent pour l'exercice hors du secteur public ; en établissement, l'article 59 renvoie à la Loi sur l'accès.

Ce que nous y répondons

Conversations, documents et pièces jointes s'exportent, et une modification de message laisse une entrée au journal d'audit — de quoi produire une copie et corriger dans le délai. Mais il y a ici une collision qu'il vaut mieux connaître avant de signer : nos transcriptions sont purgées à 30 jours, la minuterie n'est pas désactivable et il n'existe aucune rétention configurable. Une demande reçue au jour 25 peut donc voir la pièce demandée disparaître PENDANT votre délai de réponse, et pour un médecin, dont l'accès se donne en vingt jours, la marge est encore plus mince. La règle pratique tient en une phrase : dès qu'une demande arrive, exportez le jour même la transcription et les fichiers visés, avant même de rédiger la réponse. Nous ne pouvons pas allonger la minuterie pour vous, et nous préférons l'écrire ici plutôt que de vous laisser le découvrir au jour 30.

droit dur·D. 439-2008 ; pour l'OIIQ, D. 1513-2002 et D. 836-2015 ; pour le Collège des médecins, D. 1213-2002 ; textes lus à jour au 1er avril 2026·Source officielle

Le membre doit conserver tous ses dossiers dans le local de son cabinet de consultation réservé à l'exercice de sa profession ou dans un lieu d'archivage approprié.

Ce que ça veut dire

Deux lieux sont admis, et c'est le second qui nous concerne : le local du cabinet réservé à l'exercice, ou un « lieu d'archivage approprié ». Le règlement ne dit pas ce qui rend un lieu approprié, ne nomme ni l'infonuagique ni aucun pays, et n'interdit donc pas la garde chez un tiers — mais c'est une règle de LIEU, à laquelle « vos données restent au Canada » ne répond pas. Les autres ordres ont la leur, parfois plus étroite : le psychologue tient le dossier « à l'endroit où il exerce sa profession » (C-26, r. 221, art. 1), le pharmacien aussi (P-10, r. 23, art. 2.01), et le dentiste doit conserver ses dossiers, ou s'assurer qu'ils le soient, dans un local ou un meuble auquel le public n'a pas accès ou pouvant être fermé à clé (D-3, r. 16, art. 21). Ce « s'assurer qu'ils soient conservés » vise justement la garde chez un tiers : la responsabilité suit le dossier jusque chez nous. Une disposition rend l'informatisation possible et pose sa condition : l'article 1 du même règlement précise que rien dans la section ne doit être interprété comme excluant un support informatique, pourvu que le procédé ne compromette ni le secret professionnel (art. 60.4 du Code des professions), ni le droit du client de consulter et d'obtenir copie (60.5), ni celui de faire rectifier (60.6).

Ce que nous y répondons

Votre instance est dédiée et hébergée sur Azure, en région Canada Centre (Toronto) par défaut et une région québécoise uniquement en hébergement privé, avec chiffrement en transit et au repos, listes d'accès par utilisateur et par groupe, et journal d'audit. C'est de quoi documenter un lieu, pas de quoi en tenir lieu : un hébergement chez nous n'est pas, à lui seul, la tenue de votre dossier à l'endroit où vous exercez. Pour les textes qui n'admettent que le lieu d'exercice, la lecture prudente reste celle que nous tenons ailleurs sur cette page — la plateforme est un outil de travail, et le dossier vit là où vous exercez. Pour l'OIIQ, la question est plus ouverte, et c'est vous qui devez conclure qu'un centre de données canadien constitue un « lieu d'archivage approprié » : nous fournissons la matière — région, sous-traitants par rôle, contrôles d'accès, engagements du contrat — et pas la conclusion.

droit dur·Décision 96-12-19, a. 8 ; les textes des trois autres ordres datent respectivement de 1992, 2004 et 1981 ; tous lus à jour au 1er avril 2026·Source officielle

Toutefois, il ne peut détruire un original qui appartient à un client sans avoir obtenu l'autorisation de celui-ci ou sans lui avoir donné la possibilité de le reprendre.

Ce que ça veut dire

La règle ne porte pas sur une durée mais sur la PROPRIÉTÉ de la pièce : un original qui appartient au client ne peut être détruit ni sans son autorisation, ni sans qu'on lui ait donné la possibilité de le reprendre. Une suppression qui survient d'elle-même n'offre ni l'une ni l'autre. Le Collège des médecins tire la conclusion inverse pour un autre objet : sa fiche sur le scribe IA demande que l'enregistrement et le verbatim soient détruits dès que le médecin a révisé et signé la note, parce qu'ils restent saisissables par une demande d'accès aussi longtemps qu'ils existent. Les deux exigences ne se contredisent pas — elles visent des pièces différentes — mais elles tirent une plateforme dans deux directions opposées.

Ce que nous y répondons

Trois des horloges du produit sont codées en dur et ne se désactivent pas : transcriptions à 30 jours, fichiers produits par un outil à 7 jours, pièces jointes jamais envoyées à 48 heures ; aucune rétention n'est configurable. Dans le sens de l'OIIQ, c'est un défaut et nous le disons : si l'unique exemplaire d'un original appartenant à votre client transite par l'une de ces trois voies, sa suppression se produira sans autorisation et sans possibilité de reprise, ce que l'article 9 interdit — n'y laissez donc jamais vivre un original, exportez-le le jour même. Dans le sens du Collège, c'est un avantage, et il est fortuit : une transcription ne survivra pas trente jours chez nous, ce qui va dans la direction que demande la fiche scribe, sans pour autant vous dispenser de la détruire dès la signature. La même minuterie est donc un risque dans un cas et un secours dans l'autre, selon la pièce qu'elle emporte. Et dans les deux cas, nous n'émettons aucune attestation de destruction. Ce sont les minuteries qui touchent un dossier ; d'autres horloges existent ailleurs dans le produit, et la page Confidentialité et conformité en publie l'inventaire complet.

droit dur·Décision 96-12-19, a. 9 ; texte lu à jour au 1er avril 2026 ; fiche « Utilisation d'un scribe IA » du Collège des médecins, 28 janvier 2025·Source officielle

Si toutefois l'optométriste opte pour un fournisseur à l'extérieur du Québec, il doit alors s'assurer que des protections similaires à celles du Québec sont offertes en vertu des lois susceptibles de s'appliquer aux données.

Ce que ça veut dire

Soyons exacts sur la force du texte, parce que la nuance est tout : héberger au Québec est « préférable », pas obligatoire — c'est une préférence. Ce qui devient obligatoire, c'est la VÉRIFICATION dès qu'on sort du Québec. L'optométriste doit alors établir que les lois applicables aux données offrent des protections similaires, ce qui suppose de savoir dans quel pays elles résident et sous quel régime elles tombent. L'obligation pèse sur le professionnel, pas sur le fournisseur.

Ce que nous y répondons

Notre région par défaut est Canada Centre, à Toronto : hors Québec, donc vous êtes dans le cas qui déclenche la vérification, et notre travail est de vous en donner la matière plutôt qu'une conclusion. Nous documentons la région canadienne d'hébergement et sa région jumelée, la liste des fournisseurs de modèles et leurs pays, ce qui leur est transmis et ce qui ne l'est pas, et ce que le contrat engage. Trois précisions que nous ne cachons pas. D'abord, l'engagement de résidence de l'hébergeur porte sur le CANADA, pas sur la province, et il réserve la copie de données entre régions canadiennes. Ensuite, la même section 1.5 formule deux autres préférences que nous ne satisfaisons pas : elle privilégie une méthode où le fournisseur et les intermédiaires ne pourront « jamais » accéder au contenu informationnel des données — un service « zero knowledge » — et ce n'est pas notre architecture, le chiffrement est en transit et au repos mais le traitement suppose l'accès en clair. Enfin, elle privilégie des services sécurisés spécifiquement destinés aux professionnels de la santé, et nous sommes une plateforme d'IA généraliste. L'analyse d'équivalence demeure la vôtre, et ces deux écarts en font partie.

attente du régulateur·Décision du conseil d'administration du 18 octobre 2019·Source officielle

Les informations contenues dans les requêtes pourraient être retransmises lors d'interactions avec d'autres personnes, au risque de communiquer des renseignements personnels et des informations de santé, sans avoir obtenu de consentement préalable.

Ce que ça veut dire

C'est l'ordre québécois qui va le plus loin contre l'IA générative GRAND PUBLIC : il juge que les risques de ces systèmes-là « dépassent largement les avantages ». Le mécanisme qu'il décrit est précis — ce qui est saisi dans une requête peut ressortir dans les interactions d'autres utilisateurs, ce qui équivaudrait à communiquer des renseignements de santé sans consentement. La question à poser à un fournisseur n'est donc pas « êtes-vous sécuritaire ? » mais « que faites-vous des saisies ? ».

Ce que nous y répondons

Commençons par le mécanisme que l'Ordre décrit, parce que c'est lui la question : les systèmes grand public utilisent les interactions pour améliorer leurs algorithmes, et une saisie peut donc ressortir chez quelqu'un d'autre. Cette réutilisation-là se joue chez le FOURNISSEUR DU MODÈLE, pas dans le cloisonnement entre clients — une instance dédiée ne la neutralise pas, puisque le calcul s'effectue chez des fournisseurs tiers, plusieurs aux États-Unis. Ce que nous pouvons montrer : la console affiche fournisseur par fournisseur la politique publiée d'entraînement et de conservation, le catalogue de modèles est restreint par l'administrateur, et notre contrat interdit d'utiliser vos contenus pour entraîner un modèle public sans votre autorisation écrite. Ce que nous ne pouvons pas prétendre : que ces politiques nous lient plutôt qu'elles n'engagent leurs auteurs — notre contrat nous lie à vous, il ne lie pas OpenAI, Anthropic ou Google. Le cloisonnement, lui, est réel et vaut d'être dit : votre base de données est la vôtre, les accès sont par utilisateur et par groupe, rien n'est mis en commun avec une autre organisation. L'Ordre soulève enfin l'hébergement hors Québec : notre région par défaut est Toronto, et une région québécoise n'existe qu'en hébergement privé. Le choix du fournisseur de modèle reste donc une décision à prendre en connaissance de cause, pas un risque annulé par l'instance dédiée.

attente du régulateur·20 décembre 2023·Source officielle

L'ergothérapeute doit s'assurer de la sécurité des données sauvegardées dans l'infonuagique, comme indiqué selon l'indicateur 3.22 du Cadre de référence sur les aspects clinico-administratifs liés à l'exercice de la profession d'ergothérapeute dans le secteur privé (juin 2015).

Ce que ça veut dire

L'obligation est personnelle : c'est l'ergothérapeute qui doit s'assurer de la sécurité des données déposées dans l'infonuagique. Elle ne se délègue pas au fournisseur et ne se présume pas du fait qu'il l'annonce. La ligne directrice fixe l'étalon par renvoi à l'indicateur 3.22 d'un autre document de l'Ordre, le Cadre de référence de juin 2015 — c'est là qu'il faut aller lire ce qui est attendu au juste.

Ce que nous y répondons

Nous fournissons ce qu'il faut pour faire cette démonstration : chiffrement en transit et au repos, instance dédiée, accès par utilisateur et par groupe, journal d'audit, région d'hébergement documentée et clauses de sécurité au contrat avec un droit de vérification annuel. Ce que nous ne ferons pas, c'est prétendre satisfaire l'indicateur 3.22 : nous n'avons pas lu le Cadre de référence de 2015, et une conformité annoncée à un document qu'on n'a pas ouvert n'a aucune valeur. Si votre inspection s'appuie dessus, envoyez-le-nous et nous répondrons point par point.

attente du régulateur·Avril 2025·Source officielle

Il doit conserver ce dossier à l'endroit où il exerce sa profession. […] Le travailleur social peut utiliser l'informatique ou toute autre technique comme moyen additionnel pour la tenue de ses dossiers pourvu que la confidentialité des renseignements qui y sont contenus soit assurée.

Ce que ça veut dire

La disposition la plus contraignante de tout ce corpus, et elle tient à deux mots. L'informatique est un moyen « additionnel » — un complément, pas le support du dossier — et le dossier se conserve à l'endroit où vous exercez, dans un local ou un meuble verrouillable (art. 5). Le plancher de conservation est de cinq ans depuis le dernier service (art. 6), écarté en établissement (art. 8).

Ce que nous y répondons

Disons-le nettement : en pratique autonome, notre plateforme ne peut pas être votre unique système de dossiers. Ce texte de 1988 ne le permet pas, et aucune qualité d'hébergement n'y change quoi que ce soit. Utilisez-la comme outil de travail, gardez le dossier là où vous exercez, et exportez ce qui doit y retourner.

droit dur·D. 929-88 ; texte de 1988 jamais modernisé ; lu à jour au 1er avril 2026·Source officielle

Le membre qui désire enregistrer une entrevue obtient préalablement l'autorisation écrite de son client, de son représentant légal ou, s'il s'agit d'un mineur de moins de 14 ans, du titulaire de l'autorité parentale ou du tuteur. Cette autorisation doit spécifier l'usage projeté de cet enregistrement ainsi que les modalités de sa révocation.

Ce que ça veut dire

La même règle que chez les psychologues, et elle est souvent présentée comme propre à eux : elle vise identiquement le travailleur social. Toute transcription d'entrevue par un outil déclenche l'article 27, et l'avis de l'Ordre sur l'IA le confirme — le consentement devient obligatoire dès que le système enregistre, localise ou profile le client. L'article 2 du même code ferme une échappatoire fréquente : les devoirs découlant du Code des professions « ne sont aucunement modifiés du fait que le membre exerce ses activités professionnelles au sein d'une société ». L'article 22 lui interdit par ailleurs de limiter sa responsabilité civile — aucune clause de notre contrat ne peut y suppléer.

Ce que nous y répondons

La plateforme peut transcrire, mais elle ne demande rien à votre place et ne conserve pas la trace de l'autorisation. L'autorisation écrite, la mention de l'usage projeté — donc de notre traitement — et les modalités de révocation restent votre dossier. Si le client révoque, la suppression est possible, mais c'est vous qui la déclenchez.

droit dur·D. 97-2020 ; en vigueur depuis le 1er novembre 2020 ; lu à jour au 1er avril 2026·Source officielle

Le membre donne suite, avec diligence et au plus tard dans les 30 jours de sa réception, à toute demande écrite d'un client souhaitant prendre connaissance ou obtenir copie des documents qui le concernent dans tout dossier constitué à son sujet.

Ce que ça veut dire

Trente jours, et l'accès est gratuit — seuls des frais de transcription, de reproduction ou de transmission sont permis. L'article 71 ajoute la correction ou la suppression dans le même délai, puis, AVEC LE CONSENTEMENT DU CLIENT, la transmission sans frais d'une copie des renseignements corrigés à toute personne DE QUI le membre avait reçu ces renseignements — sans limite de temps pour celle-là — ainsi qu'à toute personne à qui ils ont été communiqués dans les six mois précédents.

Ce que nous y répondons

Conversations, documents et pièces jointes s'exportent, et un message se rectifie sur place avec une entrée au journal d'audit — de quoi tenir les trente jours. Ce que la plateforme ne fait pas : retrouver de qui vous teniez un renseignement, ni à qui il a été communiqué au cours des six derniers mois. Cette chaîne-là reste la vôtre, et la transmission de la correction reste conditionnée au consentement du client — ce n'est pas une diffusion que le membre déclenche de son propre chef.

droit dur·D. 97-2020 ; en vigueur depuis le 1er novembre 2020 ; lu à jour au 1er avril 2026·Source officielle

Où sont stockées les données ? Sont-elles susceptibles d'être utilisées pour entraîner le SIA ou par une entreprise tierce ?

Ce que ça veut dire

L'Ordre pose textuellement les questions que tout acheteur nous posera, et les rattache aux articles 39, 42 et 43 du Code — donc le manquement s'attaque devant le comité de discipline. La note 8 fait plus : elle rend les Normes de télépratique de 2016 applicables, « sauf exception », toutes les fois qu'un membre utilise un SIA, pas seulement en visioconférence. La norme 5.03 en tire l'exigence la plus concrète pour un acheteur : informer le client des mécanismes utilisés pour sécuriser et sauvegarder les dossiers — le texte nomme expressément le « serveur tiers » — et de la durée pendant laquelle ils seront archivés avant destruction. Le membre doit donc pouvoir répéter à son client ce que nous lui disons.

Ce que nous y répondons

La question en contient deux, et elles n'ont pas la même réponse. Où sont stockées les données : hébergement au Canada par défaut, Toronto par défaut, le Québec uniquement en hébergement privé, région et région jumelée documentées, sous-traitants publiés par rôle. Sont-elles susceptibles d'être utilisées pour entraîner le SIA ou par une entreprise tierce : notre contrat interdit d'utiliser vos contenus pour entraîner un modèle public sans votre autorisation écrite, mais les invites transitent par des fournisseurs de modèles tiers, et ce sont leurs politiques publiées — que la console affiche fournisseur par fournisseur — qui gouvernent ce qu'ils en font. Nous vous donnons de quoi répondre honnêtement à cette deuxième moitié, pas de quoi répondre « non » à la place du fournisseur. La norme 5.03 vous demande en plus d'informer votre client des mécanismes de sauvegarde et de la durée d'archivage — demandez-nous cette fiche par déploiement, nous la produisons.

attente du régulateur·26 mars 2026, révisé le 9 avril 2026·Source officielle

Le dossier-patient doit être tenu à jour aussi longtemps que la personne visée par le dossier demeure un patient du pharmacien. Un dossier-patient ne peut être fermé définitivement qu'après une période d'inactivité d'au moins 2 ans, sauf en cas de décès. Dès qu'un dossier-patient est fermé définitivement, le pharmacien peut le détruire.

Ce que ça veut dire

Il n'y a pas de délai de conservation chez le pharmacien, et c'est la première phrase qui le dit : tant que la personne demeure patiente, le dossier se tient à jour sans horizon. Les deux ans ne sont pas une durée de conservation mais la condition préalable à une fermeture facultative, et la destruction n'est jamais obligatoire. Deux articles encadrent le support : l'article 2.01 exige la tenue « à l'endroit où il exerce sa profession », mais l'article 2.06 précise que rien dans cette section ne doit être interprété comme excluant « l'utilisation de l'informatique ou de tout autre moyen » pour la constitution et la tenue du dossier-patient.

Ce que nous y répondons

Aucune purge de notre fait ne fermera un dossier, ce qui est la bonne réponse ici : une rétention automatique à deux ans contreviendrait à l'article. Sur le support, l'article 2.06 lève l'ambiguïté — l'informatisation du dossier-patient est expressément permise, contrairement à la restriction du « moyen additionnel » qu'impose le règlement des travailleurs sociaux. Ce qui reste ouvert, c'est le lieu d'exercice de l'article 2.01 : un hébergement chez un tiers n'est pas, à lui seul, la tenue du dossier à la pharmacie, et cette question-là n'est pas tranchée par notre architecture.

droit dur·R.R.Q., 1981, c. P-10, r. 19 ; texte consolidé à jour au 1er avril 2026·Source officielle

Le pharmacien ne doit divulguer à quiconque aucun code ou marque spécifique pouvant permettre l'utilisation de sa signature numérique ou, plus généralement, aucun autre moyen équivalent permettant de l'identifier et d'agir en son nom.

Ce que ça veut dire

Un article rare dans les codes québécois, et taillé pour notre sujet : ce qu'il interdit, c'est de DIVULGUER à quiconque un code, une marque ou « tout autre moyen équivalent permettant de l'identifier et d'agir en son nom ». Rien ne limite cette formule à un mot de passe : une clé d'interface ou les identifiants d'un compte de service partagé entrent naturellement dans la catégorie. À notre lecture, une automatisation qui agirait sous l'identité d'un pharmacien soulève la même question, même si l'article ne la tranche pas expressément — il vise la divulgation du moyen d'identification, pas l'automatisation en soi. L'article 15 ajoute que c'est au pharmacien de mettre en place les mesures de sécurité « dans sa pharmacie », et l'article 63 que le secret ne se lève que par le patient ou par la loi.

Ce que nous y répondons

Les comptes sont nominatifs et l'attribution se fait par utilisateur. Deux conséquences pratiques pour vous : ne partagez pas un compte en officine — c'est le cœur de l'article 56 —, et sachez qu'une clé de service ne masque personne. Nous avons écrit ici qu'il suffisait de ne pas la nommer d'après un pharmacien ; c'était un conseil inutile. Le préambule envoyé au fournisseur porte la fiche complète de l'administrateur qui a créé la clé — nom, courriel, titre, service. Le nom de la clé ne sert qu'au regroupement des rapports. Le contrôle porte donc sur QUI crée la clé, pas sur la façon dont on la nomme. Nommez vos clés par fonction. Et posez-vous la question avant d'automatiser : une tâche qui s'exécute « en votre nom » sous une identité qui vous désigne mérite d'être examinée à la lumière de cet article, même si le texte vise d'abord la divulgation du moyen d'identification.

droit dur·D. 467-2008, a. 56 ; texte consolidé à jour au 1er avril 2026·Source officielle

Les codes d'accès et mot de passe génériques ne devraient pas être utilisés. […] Assigner un code d'identification à une seule personne […] La période de conservation minimale des journaux est de deux ans.

Ce que ça veut dire

Deux exigences, et leur force n'est pas la même : les codes et mots de passe génériques « ne devraient pas » être utilisés — c'est un conditionnel — tandis que la conservation minimale des journaux « est de deux ans », à l'indicatif. Entre les deux, une règle nette : un code d'identification assigné à une seule personne. Le § 5.2.5 ajoute ce qui doit figurer au contrat lorsqu'un fournisseur externe accède aux renseignements : un mandat ou un contrat ÉCRIT, les mesures pour que les renseignements ne soient ni communiqués à des tiers ni utilisés à d'autres fins, l'engagement de ne pas les conserver après l'expiration, la possibilité pour le pharmacien d'effectuer toute vérification relative à cette confidentialité, et l'avis sans délai de toute violation ou tentative. C'est le seul référentiel TI publié par l'Ordre, et il sert de grille au comité d'inspection professionnelle.

Ce que nous y répondons

Ce que nous pouvons démontrer : des comptes nominatifs, aucun besoin de compte partagé, des listes d'accès par utilisateur et par groupe, un journal d'audit horodaté, et un contrat écrit dont l'article 14 couvre la confidentialité, les finalités, les sous-traitants, les incidents et un droit d'audit annuel — soit l'essentiel des clauses du § 5.2.5. Deux réserves. La conservation des journaux pendant deux ans n'est pas un réglage que nous exposons : il n'existe aucune rétention configurable chez nous, et cette durée est à convenir au bon de commande plutôt qu'à présumer. La non-conservation après l'expiration se heurte pour sa part à ce que nous concédons ailleurs sur cette page : nous n'émettons pas d'attestation de destruction. Le reste demeure le vôtre — l'article 15 du Code de déontologie fait de la mise en place des mesures une obligation personnelle du pharmacien, et rien ne nous empêche techniquement d'ouvrir un compte que deux personnes se partageront au comptoir : cet interdit-là, c'est vous qui le tenez.

attente du régulateur·Dépôt légal 3e trimestre 2011 ; le PDF ne porte aucune date au jour ; aucune édition postérieure et URL vérifiée active le 11 août 2026·Source officielle

Le dentiste doit signer, parapher ou identifier toute information ou inscription notée dans le dossier par lui-même ou toute autre personne. Il doit assurer l'intégrité et l'inaltérabilité des renseignements qui sont contenus au dossier.

Ce que ça veut dire

La disposition qui mord le plus sur une IA générative. « Toute autre personne » signifie qu'une note rédigée ou résumée ailleurs puis versée au dossier doit rester attribuable et être identifiée par le dentiste. La conservation est de cinq ans suivant la dernière inscription « quelle qu'elle soit, ou insertion » (art. 22) — une nouvelle radiographie relance donc le délai du dossier entier.

Ce que nous y répondons

La plateforme conserve l'historique complet de chaque échange, ce qui permet de retracer ce qui a été produit avec de l'IA. Ce qu'elle ne fait pas : marquer une sortie comme générée par IA, ni garantir l'inaltérabilité d'un contenu une fois exporté chez vous. Coller une note générée dans le dossier sans l'identifier ni la signer vous met en défaut, et aucun réglage de notre côté n'y supplée.

droit dur·Décision 2004-11-24 ; texte lu à jour au 1er avril 2026·Source officielle

Lorsqu'un dentiste demande à un patient de lui révéler des renseignements de nature confidentielle ou lorsque de tels renseignements lui sont confiés, il doit s'assurer que le patient est pleinement au courant des utilisations diverses qui peuvent être faites de ces renseignements.

Ce que ça veut dire

Le meilleur crochet « IA » du code dentaire, et c'est du droit dur. Verser un dossier — y compris des radiographies et des photographies, qui en font partie — dans une plateforme d'IA est une « utilisation » dont le patient doit être pleinement au courant. Cela suppose une information active, pas un avis affiché en salle d'attente.

Ce que nous y répondons

Nous vous donnons de quoi informer : le trajet d'une requête, les régions d'hébergement, les politiques de conservation de chaque fournisseur de modèle. L'information du patient et sa trace restent les vôtres. Notez que la sortie du Québec passe ici par l'article 78 de la Loi 5, pas par la Loi 25 : un cabinet dentaire est un organisme au sens de cette loi.

droit dur·R.R.Q., 1981, c. D-3, r. 4 ; D. 580-2005, a. 1 ; texte lu à jour au 1er avril 2026·Source officielle

Le présent règlement ne doit pas être interprété comme excluant l'utilisation de l'informatique ou de toute autre technologie pour la constitution, la tenue, la détention et la conservation des dossiers et registres d'un ergothérapeute, pourvu que la confidentialité et l'intégrité des renseignements qui y sont contenus de même que l'exercice des droits d'accès et de rectification soient assurés. […] L'ergothérapeute doit assurer la confidentialité et l'intégrité de ses dossiers. […] L'ergothérapeute doit conserver chaque dossier pendant au moins 5 ans à compter de la date du dernier service rendu.

Ce que ça veut dire

C'est le droit dur derrière la ligne directrice de l'Ordre sur l'infonuagique. Trois choses à retenir. Le règlement ne comporte AUCUNE règle de lieu physique — pas de « local ou meuble fermé à clé » comme chez les optométristes ou les psychoéducateurs : la norme est fonctionnelle, et elle ajoute l'INTÉGRITÉ à la confidentialité et aux droits d'accès et de rectification, ce qui vise l'inaltérabilité de la note autant que son secret. Le délai est de 5 ans à compter du dernier service rendu, et l'article 18 exige que la destruction préserve la confidentialité. Enfin, l'article 1 est rédigé en négatif — il n'« exclut pas » l'informatique — donc la permission ne vaut qu'aussi longtemps que les trois conditions tiennent : c'est à l'ergothérapeute de l'établir, pas au fournisseur de l'affirmer.

Ce que nous y répondons

Sur la confidentialité, ce que nous pouvons montrer : instance dédiée, hébergement Microsoft Azure en région Canada Centre (Toronto) par défaut, accès par utilisateur et par groupe, journal d'audit des modifications, des partages, des accès administrateur et de la récupération dans une base de connaissances, catalogue de modèles restreignable jusqu'à un interrupteur global qui lie aussi les administrateurs, confidentialité au contrat (art. 14), avis d'incident sans délai (art. 14.9), droit d'audit annuel (art. 14.10) et aucun entraînement sur vos contenus sans autorisation écrite (art. 14.2 et 14.7). Sur l'intégrité, soyons précis : le journal d'audit trace les accès et les modifications, mais nous n'offrons ni architecture à connaissance nulle ni produit certifié de dossier clinique — un contenu généré par un modèle n'est pas une note inaltérable, et l'inférence sort du Canada, chez des fournisseurs établis aux États-Unis et en France. L'interrupteur du catalogue ne lie d'ailleurs que les modèles qu'un utilisateur choisit, pas les appels que le serveur émet lui-même : extraction du texte d'un document versé dans une base de connaissances, titres de conversation, capture d'écran d'agent, détection Loi 25 si vous l'activez. Sur les 5 ans : la rétention n'est pas configurable, il n'y a pas d'attestation de destruction, et trois des horloges non désactivables du produit — 30 jours pour les transcriptions, 7 jours pour les fichiers produits par un outil, 48 heures pour les pièces jointes jamais envoyées — peuvent emporter une pièce du dossier avant votre échéance. Le dossier reste dans votre système de dossiers ; l'export intégral en formats ouverts l'alimente.

droit dur·Décision 2013-11-15, 2013 G.O. 2, 5148 ; modifié par L.Q. 2023, c. 34, a. 1293 et 1634 ; texte lu à jour au 1er avril 2026·Source officielle

Le présent règlement permet l'utilisation de l'informatique ou de toute autre technologie de l'information pour la constitution, la tenue, la détention et la conservation des dossiers d'un membre pourvu que la confidentialité et l'intégrité des renseignements qui y sont contenus de même que l'exercice des droits d'accès et de rectification soient assurés. […] Le membre doit assurer la confidentialité et l'intégrité de ses dossiers et en restreindre l'accès aux seules personnes autorisées. […] Le membre doit conserver chaque dossier et tout relevé d'honoraires ou autre montant facturé pour chaque client pendant au moins 5 ans à compter de la date du dernier service professionnel rendu.

Ce que ça veut dire

Attention au numéro : le règlement en vigueur est le C-26, r. 200.2, et son article 39 remplace expressément l'ancien C-26, r. 207, que LégisQuébec sert toujours sous un bandeau « Remplacé le 1er janvier 2016 » — citer le r. 207 aujourd'hui, c'est citer un texte remplacé. Le règlement actuel permet l'informatique à trois conditions cumulatives — confidentialité, intégrité, exercice des droits d'accès et de rectification — et l'article 10 y ajoute la seule règle d'accès du texte : restreindre l'accès aux seules personnes autorisées. Le délai est de 5 ans à compter du dernier service professionnel rendu (art. 11), la destruction doit préserver la confidentialité (art. 12), et l'article 22, par. 2° pose que seul un membre peut agir comme cessionnaire des dossiers d'un autre membre. À noter, parce que c'est un recul : l'ancien r. 207 énumérait des mesures de sécurité précises — identification et authentification, profils d'accès, journalisation des accès, copies de sécurité, sécurité des lieux — que le r. 200.2 ne reprend pas.

Ce que nous y répondons

Les trois conditions de l'article 2 se traitent séparément, et nous n'en remplissons pas trois sur trois. Restriction d'accès (art. 10) : instance dédiée, accès par utilisateur et par groupe, catalogue de modèles restreignable jusqu'à un interrupteur global qui lie aussi les administrateurs, journal d'audit des modifications, des partages, des accès administrateur et de la récupération dans une base de connaissances — cette condition-là, nous la soutenons par des preuves. Confidentialité : hébergement Microsoft Azure en région Canada Centre (Toronto) par défaut, confidentialité au contrat (art. 14), avis d'incident sans délai (art. 14.9), droit d'audit annuel (art. 14.10), aucun entraînement sur vos contenus sans autorisation écrite (art. 14.2 et 14.7) — mais l'inférence sort du Canada, chez des fournisseurs établis aux États-Unis et en France, et l'interrupteur ne lie pas les appels que le serveur émet lui-même. Intégrité : pas d'architecture à connaissance nulle et pas de produit certifié de dossier clinique ; la plateforme n'est pas l'endroit où vit votre dossier. Sur les 5 ans de l'article 11, la rétention n'est pas configurable, il n'y a pas d'attestation de destruction, et trois des horloges non désactivables du produit — 30 jours, 7 jours, 48 heures — peuvent emporter une pièce avant votre échéance ; exportez avant. Et l'article 22, par. 2° règle la question de la cession sans nous : seul un membre de l'Ordre peut être cessionnaire.

droit dur·Décision 2015-11-06, 2015 G.O. 2, 4566 ; remplace le C-26, r. 207 ; modifié par L.Q. 2020, c. 15, a. 74 et L.Q. 2023, c. 34, a. 1293 et 1634 ; texte lu à jour au 1er avril 2026·Source officielle

Rien dans le présent règlement ne doit être interprété comme excluant l'utilisation de l'informatique ou de toute autre technique pour la constitution et la tenue du dossier optométrique. […] Un optométriste doit conserver chaque dossier pendant au moins 5 ans à compter de la date du dernier service rendu. […] Un optométriste doit conserver ses dossiers dans un local ou un meuble auquel le public n'a pas librement accès et pouvant être fermé à clef ou autrement.

Ce que ça veut dire

Un avertissement de numérotation avant le fond, parce que l'Ordre lui-même s'y est trompé. Le règlement de tenue de dossier en vigueur est le O-7, r. 20 — l'ancien R.R.Q., 1981, c. O-7, r. 9, renuméroté. Or la liste des références des Lignes directrices de l'Ordre du 18 octobre 2019 désigne ce même règlement comme « RLRQ, c. O-7, r. 5 » : ce numéro-là n'est pas le sien, c'est celui du Code de déontologie des optométristes, lequel avait de surcroît déjà été REMPLACÉ le 17 mai 2018 par le O-7, r. 5.1 (que la même liste cite correctement par ailleurs). La disposition déontologique vivante est donc l'article 55, par. 6° du r. 5.1, qui oblige l'optométriste à « prendre les moyens raisonnables pour que soit préservé le secret professionnel lorsqu'il utilise des technologies de l'information ». Sur le fond : le r. 20 date de 1981 et il montre son âge. L'article 1.02 permet l'informatique SANS y attacher aucune condition — ni confidentialité, ni intégrité, ni droits d'accès, contrairement aux règlements plus récents des autres ordres. La garde est décrite en meuble fermé à clef (art. 2.05), le délai est de 5 ans à compter du dernier service rendu (art. 2.04), et le règlement ne prévoit rien sur la cessation d'exercice.

Ce que nous y répondons

Pour l'optométrie, l'obligation utile ne vient pas du règlement de tenue de dossier mais du Code de déontologie : l'article 55, par. 6° du O-7, r. 5.1 vous demande de prendre les moyens raisonnables pour préserver le secret professionnel quand vous utilisez des technologies de l'information. C'est vous qui portez ce devoir, et le lire suppose de savoir ce que fait l'outil. Ce que nous fournissons : instance dédiée, hébergement Microsoft Azure en région Canada Centre (Toronto) par défaut, accès par utilisateur et par groupe, journal d'audit des modifications, des partages, des accès administrateur et de la récupération dans une base de connaissances, catalogue de modèles restreignable jusqu'à un interrupteur global qui lie aussi les administrateurs, confidentialité au contrat (art. 14), avis d'incident sans délai (art. 14.9) et droit d'audit annuel (art. 14.10). Ce que vous devez inscrire dans votre analyse : l'inférence sort du Canada — fournisseurs établis aux États-Unis et en France — ce qui est exactement le cas que la ligne directrice de l'Ordre vous demande de vérifier ; et l'interrupteur du catalogue ne lie que les modèles qu'un utilisateur choisit, pas les appels que le serveur émet lui-même. Sur l'article 2.04, la rétention n'est pas configurable et nous ne délivrons pas d'attestation de destruction ; trois des horloges non désactivables du produit — transcriptions à 30 jours, fichiers produits par un outil à 7 jours, pièces jointes jamais envoyées à 48 heures — peuvent emporter une pièce avant vos 5 ans. Le dossier optométrique reste dans votre système ; l'export intégral en formats ouverts l'alimente.

droit dur·R.R.Q., 1981, c. O-7, r. 9 ; modifié par L.Q. 2023, c. 34, a. 1293 et 1634 ; texte lu à jour au 1er avril 2026·Source officielle

Par conséquent, il est essentiel de vérifier à quelles réglementations les entreprises sont soumises, en fonction du lieu où elles opèrent et du lieu où entreposés les serveurs. […] À travers les mécanismes de protection du public, des recommandations pourraient être émises et des ajustements pourraient être exigés en fonction des éléments jugés questionnables ou problématiques, à la lumière du présent outil.

Ce que ça veut dire

L'Ordre écrit lui-même que l'outil « ne crée pas de règles exécutoires formelles », mais la phrase que nous citons en second referme la porte : les mécanismes de protection du public — inspection professionnelle, syndic — s'en serviront comme référence, et des ajustements peuvent être exigés. À traiter comme une attente de l'inspection, pas comme une lecture facultative. Deux exigences opérationnelles en découlent directement : vérifier à quelles réglementations le fournisseur est soumis selon son lieu d'opération ET le lieu de ses serveurs, et prévoir « une méthode pour extraire, sauvegarder et conserver les données personnelles et sensibles hors de l'outil d'IA », l'Ordre rappelant que le dossier doit être conservé au moins 5 ans (C-26, r. 222.1.4, art. 10). Le document rappelle aussi que la désidentification, la pseudonymisation et l'anonymisation n'empêchent pas la réidentification.

Ce que nous y répondons

Ce que nous pouvons documenter : la plateforme est exploitée par Hilo Tech, une entreprise québécoise, sur une instance dédiée hébergée sur Microsoft Azure en région Canada Centre (Toronto) par défaut — une région québécoise n'existe qu'en hébergement privé. L'inférence, elle, sort du Canada : fournisseurs de modèles aux États-Unis et en France, et une entité de Singapour pour la vidéo. Le contrat interdit tout entraînement sans votre autorisation écrite (art. 14.2 et 14.7), impose la confidentialité (art. 14), l'avis d'incident sans retard (art. 14.9) et vous ouvre un droit de vérification annuel (art. 14.10). Sur la « méthode pour extraire et conserver les données hors de l'outil », l'export intégral existe et c'est lui qui répond. Ce que nous ne pouvons pas dire : que la restriction du catalogue de modèles couvre tout — elle lie les administrateurs comme les utilisateurs, mais pas les appels que le serveur émet de lui-même — extraction du texte d'un document versé dans une base de connaissances, indexation de cette base, recherche web, détection Loi 25 si vous l'activez, titres de conversation, captures d'agent, audio d'apprentissage, tri du courrier, et le reste. La page Confidentialité et conformité les énumère tous, avec ce qui part et vers quel modèle. Pour une clientèle dont les renseignements touchent la santé sexuelle, cette liste doit figurer telle quelle dans votre délibération éthique.

attente du régulateur·2026-01-29·Source officielle

La présente section permet l'utilisation des technologies de l'information pour la tenue, la détention ainsi que le maintien des dossiers des clients d'un sexologue pourvu que la confidentialité des renseignements qui y sont contenus ainsi que l'exercice des droits d'accès et de rectification soient assurés. […] Le sexologue doit conserver chaque dossier pendant au moins 5 ans à compter de la date du dernier service professionnel rendu.

Ce que ça veut dire

L'autorisation du numérique est conditionnelle et la condition a deux volets, pas un : la confidentialité, ET l'exercice concret des droits d'accès et de rectification. Un outil qui protège bien mais dont on ne peut pas extraire ni corriger le dossier d'un client ne respecte pas l'article 1. S'y ajoutent l'article 2 — le dossier se conserve « à l'endroit où il exerce sa profession » — et le plancher de 5 ans de l'article 10. Version consolidée lue à jour au 1er avril 2026.

Ce que nous y répondons

Sur le second volet, la plateforme répond : conversations, documents et pièces jointes s'exportent intégralement, un message se rectifie sur place et la modification laisse une entrée au journal d'audit. Sur la conservation, l'avertissement est le même que pour tout ordre professionnel : la rétention n'est pas configurable et trois des horloges du produit ne se désactivent pas — transcriptions à 30 jours, fichiers produits par un outil à 7 jours, pièces jointes déposées mais jamais envoyées à 48 heures. Si une de ces pièces appartient au dossier, elle disparaîtra avant vos 5 ans : exportez-la vers votre système de dossiers. Nous ne sommes pas un produit certifié de dossier clinique et nous ne prétendons pas l'être ; la plateforme est un outil de travail à côté du dossier, pas le dossier.

droit dur·2026-04-01·Source officielle

Ils doivent être détruits dès que la sage-femme a révisé et signé la note produite par le scribe IA. Il est fortement recommandé que ces 2 actions aient lieu à la fin de la consultation ou immédiatement après celle-ci. […] Un rappel verbal de l'utilisation du scribe IA est requis à chaque rencontre, en étant claire que le consentement peut être retiré à tout moment. […] L'utilisation et le nom du scribe IA utilisé doivent être mentionnés dans la note. […] Éviter les solutions qui conservent les données à l'extérieur du Canada.

Ce que ça veut dire

C'est l'avis québécois le plus précis qui existe sur la transcription automatisée d'une rencontre clinique, et il fixe quatre obligations opérationnelles : l'enregistrement et le verbatim sont un brouillon, à détruire DÈS la signature de la note ; le consentement initial doit être rappelé verbalement à CHAQUE rencontre, avec un nouveau consentement si le sujet est particulièrement sensible ou si le logiciel change de façon majeure (l'avis donne comme exemple un transfert de données à l'étranger) ; le nom du scribe utilisé doit figurer dans la note ; et l'Ordre recommande d'éviter les solutions qui conservent les données hors du Canada. L'avis ajoute deux conséquences juridiques que peu de fournisseurs mentionnent : l'enregistrement et la transcription peuvent faire l'objet d'une demande d'accès au dossier tant qu'ils n'ont pas été effacés, et une ÉFVP ainsi qu'un contrat de fournisseur — incluant un engagement de confidentialité signé par son personnel — sont requis avant l'usage.

Ce que nous y répondons

Nous transcrivons, et il faut donc être exact sur l'écart. Les transcriptions sont supprimées après 30 jours par une minuterie qui ne se désactive pas : c'est un plancher, pas une destruction « dès la signature ». Rien dans la plateforme ne détecte qu'une note a été révisée et signée, et nous n'émettons aucune attestation de destruction. Tant qu'une transcription existe, elle est saisissable par une demande d'accès, exactement comme l'avis le dit. Trois choses relèvent de vous et la plateforme ne les fera pas à votre place : le rappel verbal du consentement à chaque rencontre, l'inscription du nom du scribe dans la note, et la suspension de l'enregistrement sur un sujet sensible. Sur la recommandation d'éviter les solutions qui conservent les données hors du Canada : votre instance et vos données au repos sont au Canada, en région Canada Centre (Toronto) par défaut, mais l'inférence sort du pays — États-Unis et France, plus une entité de Singapour pour la vidéo. Le contenu transcrit passe donc par un modèle hors Canada. Nous le disons plutôt que de laisser croire l'inverse.

attente du régulateur·2025-09-30·Source officielle

La sage-femme qui utilise un support faisant appel aux technologies de l'information pour le traitement et la conservation de tout ou partie des renseignements et documents relatifs à un dossier doit: 1° sauvegarder les données ainsi recueillies et en conserver une copie; 2° utiliser une base de données distincte de toute autre pour la tenue des dossiers visés par la présente section; 3° protéger l'accès à ces données, notamment par l'utilisation d'un mot de passe.

Ce que ça veut dire

Le paragraphe 2° est celui qui surprend : la base de données doit être DISTINCTE DE TOUTE AUTRE pour la tenue des dossiers. Ce n'est pas une exigence de chiffrement ni de contrôle d'accès, c'est une exigence de cloisonnement — le dossier ne partage pas son entrepôt avec autre chose. S'y ajoutent la sauvegarde avec copie (1°), la protection de l'accès (3°), le plancher de 5 ans de l'article 6 — la note de résumé de l'accouchement étant exclue du droit de destruction à l'expiration du délai — et l'article 7 sur la confidentialité de la conservation. L'article 1 rappelle que le numérique n'est admis que si les articles 60.4 à 60.6 du Code des professions ne s'en trouvent pas compromis. Version consolidée lue à jour au 1er avril 2026.

Ce que nous y répondons

Votre instance est dédiée : la base de données n'est partagée avec aucun autre client. Mais si vous versez du contenu clinique dans une conversation, il vit dans le même entrepôt que tout votre autre travail — correspondance, notes de gestion, recherches. Ce n'est pas « une base de données distincte de toute autre pour la tenue des dossiers » au sens du paragraphe 2°, et nous ne prétendrons pas le contraire : la plateforme n'est pas un système de dossiers de sages-femmes et n'est pas certifiée comme produit de dossier clinique. Ce que nous fournissons : accès par utilisateur et par groupe, journal d'audit, catalogue de modèles restreignable — sur ce que choisit un utilisateur, pas sur ce que retient le serveur, export intégral. Ce que nous ne fournissons pas : la conservation de 5 ans garantie — la rétention n'est pas configurable et des minuteries non désactivables suppriment les transcriptions à 30 jours, les fichiers d'outils à 7 jours et les pièces jointes non envoyées à 48 heures — ni une attestation de destruction.

droit dur·2026-04-01·Source officielle

L'utilisation d'un SIA doit être expliquée de façon claire et accessible, en précisant ses avantages, ses limites et la manière dont les renseignements personnels ou de santé sont utilisés et stockés. Le consentement libre et éclairé de la clientèle est essentiel, et un refus ne doit jamais compromettre la qualité des soins ou des services offerts.

Ce que ça veut dire

L'énoncé vise explicitement l'usage administratif et la tenue de dossiers autant que l'usage clinique — « Que l'IA soit utilisée à des fins d'aide administrative, de tenue de dossiers, de rédaction ou directement à des fins cliniques ». L'exigence citée est celle qui retombe sur le fournisseur : il faut pouvoir expliquer à la personne comment ses renseignements sont UTILISÉS et STOCKÉS, ce qui suppose de le savoir. L'énoncé demande aussi de savoir « offrir des soins et des services de qualité en cas de refus de l'utilisation d'un SIA par la personne » — donc un chemin sans IA doit exister. L'Ordre ne publie pas de jour précis : la page porte la mention « Janvier 2026 ».

Ce que nous y répondons

Nous vous donnons de quoi faire cette explication sans approximation : région d'hébergement (Canada Centre, Toronto, par défaut ; une région québécoise seulement en hébergement privé), liste des fournisseurs de modèles et de leurs pays — États-Unis et France, plus une entité de Singapour pour la vidéo —, ce qui leur est transmis et ce qui ne l'est pas, durées de conservation, sous-traitants par rôle, et les clauses du contrat : confidentialité (art. 14), avis d'incident sans retard (14.9), vérification annuelle (14.10), aucun entraînement sans votre autorisation écrite (14.2 et 14.7). Deux précisions que l'exigence de transparence rend obligatoires plutôt que facultatives : la rétention n'est pas configurable et certaines minuteries ne se désactivent pas ; et la restriction du catalogue de modèles ne lie pas les appels que le serveur émet de lui-même. Sur le droit de refus, la réponse est simple et elle est la vôtre : rien dans la plateforme ne force son usage, mais c'est votre organisation qui doit prévoir le chemin sans IA.

attente du régulateur·Janvier 2026·Source officielle

À l'expiration du délai prévu à l'article 10, le membre peut procéder à la destruction d'un dossier à la condition que celle-ci soit faite de manière à ce que la confidentialité des renseignements qui y sont contenus soit assurée. […] La présente section ne doit pas être interprétée de manière à exclure l'utilisation de l'informatique ou de toute autre technique pour la constitution et la tenue des dossiers, pourvu que la confidentialité des renseignements soit respectée.

Ce que ça veut dire

Le règlement encadre les deux bouts de la vie du dossier : l'article 10 fixe le plancher de 5 ans à compter du dernier service professionnel rendu, l'article 11 conditionne la destruction à la confidentialité, et l'article 9 exige un local ou un meuble fermé à clé « ou autrement » — la formule qui couvre le contrôle d'accès logique. L'article 12 autorise l'informatique à la même condition. Une clause particulière pour les audiologistes : l'article 15 impose de conserver 5 ans les données d'étalonnage des instruments d'évaluation. Version consolidée lue à jour au 1er avril 2026.

Ce que nous y répondons

Le contrôle d'accès demandé par l'article 9 est en place : accès par utilisateur et par groupe, journal d'audit, catalogue de modèles restreignable avec un coupe-circuit qui lie aussi les administrateurs — mais pas les appels que le serveur émet lui-même. Sur l'article 11, il faut être précis : la plateforme supprime, mais elle n'ATTESTE pas — nous n'émettons aucun certificat de destruction, et si votre ordre ou un client vous en demande la preuve, le journal d'audit est ce que nous avons de plus proche. Sur le délai de 5 ans, la plateforme ne le tient pas à votre place : la rétention n'est pas configurable, et des minuteries non désactivables détruisent avant terme les transcriptions (30 jours), les fichiers produits par un outil (7 jours) et les pièces jointes jamais envoyées (48 heures). Gardez le maître du dossier ailleurs et servez-vous de l'export intégral.

droit dur·2026-04-01·Source officielle

Les SIA reposent sur l'analyse de grandes quantités de données cliniques de nature délicate, ce qui accroît les risques liés à la confidentialité, à la sécurité des données et aux usages secondaires non consentis. […] La clientèle doit être informée de manière claire et compréhensible de l'utilisation de SIA dans sa prise en charge, du rôle réel de ces outils (offrir du soutien, et non prendre des décisions), des types de données utilisés et des limites de ces technologies

Ce que ça veut dire

À classer honnêtement : ce n'est pas un énoncé de position ni une ligne directrice, c'est le dossier thématique de la revue professionnelle de l'Ordre — mais l'article principal est signé par la Direction de l'exercice de l'hygiène dentaire, donc par l'Ordre lui-même, et sa conclusion pose l'attente : « l'intégration de l'IA en hygiène dentaire doit être envisagée de manière prudente, progressive et encadrée ». Le passage cité nomme les trois risques qui concernent un fournisseur — confidentialité, sécurité des données, usages secondaires non consentis — puis l'obligation d'information de la clientèle. L'Ordre a signé la Déclaration de Montréal pour un développement responsable de l'intelligence artificielle en 2018, et le numéro en publie un résumé. Publié en avril 2026 (page de l'article mise en ligne le 24 avril 2026) ; le dossier occupe les pages 15 à 32.

Ce que nous y répondons

« Usages secondaires non consentis » est la formule qui appelle une réponse contractuelle, et nous l'avons : aucun entraînement sur vos contenus sans votre autorisation écrite (art. 14.2 et 14.7), confidentialité (art. 14), avis d'incident sans retard (14.9), droit de vérification annuel (14.10). Pour l'information de la clientèle, nous vous fournissons la matière : trajet d'une requête, régions d'hébergement — Canada Centre (Toronto) par défaut, région québécoise seulement en hébergement privé —, fournisseurs de modèles et leurs pays (États-Unis, France, et une entité de Singapour pour la vidéo), durées de conservation, sous-traitants par rôle. Deux choses à dire à voix haute plutôt qu'en note de bas de page : la détection Loi 25 est une option payante, désactivée par défaut, et elle est elle-même un appel sortant vers un modèle ; et le coupe-circuit du catalogue de modèles ne lie pas les appels émis par le serveur (extraction du texte d'un document versé dans une base de connaissances, titres de conversation, captures d'agent, audio d'apprentissage, tri du courrier). Enfin, nous ne sommes pas un dispositif d'aide au diagnostic et nous n'analysons pas de radiographies : le dossier de L'Explorateur parle beaucoup de diagnostic assisté, ce n'est pas ce que nous faisons.

commentaire·Avril 2026·Source officielle

Rien dans la présente section ne doit être interprété comme excluant l'utilisation de l'informatique ou de toute autre technique pour la constitution ou la tenue des dossiers, livres et registres d'un hygiéniste dentaire, pourvu que l'exactitude et la confidentialité des renseignements soient respectés, ainsi que pour le maintien de ses équipements. […] Un hygiéniste dentaire doit conserver ou s'assurer que soit conservé chaque dossier pendant au moins 5 ans à compter de la date du dernier service rendu.

Ce que ça veut dire

Deux mots à ne pas survoler. D'abord « l'exactitude » : l'article 9 pose l'informatique comme admise à condition que l'EXACTITUDE et la confidentialité soient respectées — dans un règlement de 1996, c'est l'intégrité du contenu, et cela vise directement un outil qui rédige. Ensuite « ou s'assurer que soit conservé » à l'article 13 : l'hygiéniste dentaire exerce le plus souvent dans le cabinet d'un dentiste, et le règlement l'oblige quand même à répondre de la conservation du dossier, même quand il ne le détient pas. L'article 2 exige un cabinet aménagé pour assurer le respect de la confidentialité et l'article 14 un local ou un meuble fermé à clé « ou autrement ». Version consolidée lue à jour au 1er avril 2026.

Ce que nous y répondons

Sur l'exactitude, la réponse honnête est qu'aucun fournisseur ne peut la garantir : un modèle peut produire un énoncé faux avec assurance, et la relecture reste la vôtre. Ce que nous fournissons pour la soutenir : le journal d'audit horodate les modifications, un message rectifié laisse une trace, et le catalogue de modèles se restreint. Sur la confidentialité et l'accès : accès par utilisateur et par groupe, contrat prévoyant la confidentialité (art. 14), l'avis d'incident sans retard (14.9) et un droit de vérification annuel (14.10). Sur la conservation, l'écart est le même partout : rétention non configurable, minuteries non désactivables (transcriptions 30 jours, fichiers d'outils 7 jours, pièces jointes non envoyées 48 heures), aucune attestation de destruction, export intégral disponible. Si vous exercez dans le cabinet d'un dentiste, notez que l'article 13 vous rend responsable de la conservation même du dossier que vous ne détenez pas : la plateforme ne vous en décharge pas.

droit dur·2026-04-01·Source officielle

Le présent chapitre ne doit pas être interprété de manière à exclure l'utilisation de l'informatique ou de toute autre technique pour la constitution, la tenue, la détention, le maintien et la conservation des dossiers et registres d'un technologue en imagerie médicale, d'un technologue en radio-oncologie ou d'un technologue en électrophysiologie médicale, pourvu que la sécurité, la confidentialité et l'intégrité des renseignements et des documents de ces dossiers ou registres soient respectées. […] Le technologue doit s'assurer de la confidentialité et l'intégrité de ses dossiers.

Ce que ça veut dire

Le fait marquant ici est une absence, et elle mérite d'être dite : au 12 août 2026, l'Ordre n'a publié AUCUNE position, aucun avis et aucune ligne directrice sur l'intelligence artificielle. Sa page « Avis et positions de l'Ordre » n'en contient pas, et la recherche du site pour « intelligence artificielle » ne renvoie que des formations, un balado et des portraits de membres. C'est notable pour une profession où l'IA est déjà présente en salle — détection assistée, reconstruction d'images, planification en radio-oncologie. Le plancher applicable est donc le droit général : la Loi sur les renseignements de santé et de services sociaux, le Code des professions et le Code de déontologie (T-5, r. 5), plus ce règlement — condition triple de sécurité, confidentialité et INTÉGRITÉ (art. 1 et 8), conservation d'au moins 5 ans (art. 10) et détention dans un lieu fermé à clé « ou autrement » (art. 11). L'article 2 mérite d'être connu : quand le milieu de travail fait obstacle au respect du règlement, le technologue doit en informer son employeur par écrit puis aviser l'Ordre. Version consolidée lue à jour au 1er avril 2026.

Ce que nous y répondons

Ne cherchez pas d'attestation d'un ordre qui ne s'est pas prononcé : c'est votre établissement, via sa personne responsable de la protection des renseignements personnels, qui devra trancher, et l'évaluation des facteurs relatifs à la vie privée de l'article 106 de la Loi 5 est déclenchée par l'acquisition elle-même. Ce que nous mettons sur la table : instance dédiée hébergée en région Canada Centre (Toronto) par défaut — une région québécoise n'existe qu'en hébergement privé —, inférence hors Canada (États-Unis, France, et une entité de Singapour pour la vidéo), journal d'audit, accès par utilisateur et par groupe, catalogue de modèles restreignable — sur ce que choisit un utilisateur, pas sur ce que retient le serveur, export intégral, et un contrat qui prévoit la confidentialité (art. 14), l'avis d'incident sans retard (14.9), la vérification annuelle (14.10) et l'interdiction d'entraîner sans autorisation écrite (14.2 et 14.7). Deux limites franches sur l'intégrité que l'article 8 exige : nous ne sommes pas un produit certifié de dossier clinique, et la plateforme ne traite ni n'interprète d'images médicales. Sur la conservation : rétention non configurable, minuteries non désactivables, aucune attestation de destruction.

droit dur·2026-04-01·Source officielle

L'utilisation de l'intelligence artificielle (IA) est permise, mais comme pour tout autre outil utilisé dans le cadre de la pratique professionnelle, son usage doit être conforme aux lois et aux règlements qui encadrent la profession. […] Quelle que soit la technologie employée, les diététistes-nutritionnistes demeurent pleinement responsables et imputables du contenu produit. L'IA peut être un outil d'aide à la rédaction, mais elle ne peut en aucun cas se substituer au raisonnement clinique.

Ce que ça veut dire

La question posée est exactement la nôtre — l'IA peut-elle rédiger la note au dossier — et la réponse est oui, sous conditions. L'Ordre pose quatre questions préalables, dont deux visent le fournisseur : la confidentialité et la protection des renseignements personnels sont-elles assurées, et l'outil permet-il de respecter l'ensemble des lois et règlements qui encadrent la profession. Il renvoie nommément au Code de déontologie des diététistes, au Code des professions, au Règlement sur la tenue des dossiers des diététistes, au Règlement sur la tenue des cabinets de consultation, à la Loi 25, à la Loi sur les renseignements de santé et de services sociaux et à la Loi sur la gouvernance du système de santé. Publiée le 18 juin 2025, mise à jour le 17 novembre 2025.

Ce que nous y répondons

Sur la responsabilité du contenu, il n'y a rien à négocier : le texte produit est le vôtre, y compris ses erreurs, et un modèle peut affirmer une chose fausse avec aplomb. Sur les deux questions que l'Ordre vous demande de poser à votre fournisseur, voici nos réponses sans détour. Confidentialité : instance dédiée, accès par utilisateur et par groupe, journal d'audit, contrat prévoyant la confidentialité (art. 14), l'avis d'incident sans retard (14.9), le droit de vérification annuel (14.10) et l'interdiction d'entraîner sur vos contenus sans autorisation écrite (14.2 et 14.7) — mais hébergement en région Canada Centre (Toronto) par défaut, une région québécoise n'étant offerte qu'en hébergement privé, et inférence hors Canada (États-Unis, France ; une entité de Singapour pour la vidéo). Conformité aux règlements de tenue de dossiers : partielle, et l'écart est nommé plus bas — la rétention n'est pas configurable et des minuteries non désactivables suppriment certains éléments avant vos 5 ans. Traitez la plateforme comme un outil de rédaction à côté du dossier, jamais comme le dossier.

attente du régulateur·2025-11-17·Source officielle

Rien dans le présent règlement ne doit être interprété comme excluant l'utilisation de l'informatique ou de toute autre technique pour la constitution et la tenue des dossiers d'un diététiste. […] Un diététiste doit conserver chaque dossier pendant au moins 5 ans à compter de la date du dernier service rendu.

Ce que ça veut dire

Le règlement est court et ancien, et c'est précisément ce qui le rend piégeux : l'article 1.03 autorise l'informatique SANS y attacher de condition de confidentialité, contrairement aux règlements équivalents des autres ordres. Il ne faut pas en conclure que l'hébergement est libre — l'obligation de confidentialité vient d'ailleurs, du Code des professions (art. 60.4), du Code de déontologie des diététistes et de la Loi 25 — mais cela veut dire que ce règlement-ci ne vous donnera aucune balise technique. L'article 2.04 fixe les 5 ans, l'article 2.05 exige un local ou un meuble auquel le public n'a pas librement accès. Version consolidée lue à jour au 1er avril 2026.

Ce que nous y répondons

Le silence du règlement n'est pas une permission, et nous ne le présenterons pas comme telle : votre obligation de confidentialité tient au Code des professions et à la Loi 25, et elle s'applique intégralement à ce que vous versez dans la plateforme. Ce que nous offrons : accès par utilisateur et par groupe, journal d'audit, catalogue de modèles restreignable avec coupe-circuit qui lie aussi les administrateurs, mais pas les appels que le serveur émet lui-même, export intégral, et les engagements contractuels habituels. Ce que nous n'offrons pas : une rétention configurable sur 5 ans. Trois des horloges codées en dur du produit détruisent avant terme — transcriptions à 30 jours, fichiers produits par un outil à 7 jours, pièces jointes déposées mais jamais envoyées à 48 heures — et il n'existe aucune attestation de destruction. Conservez le dossier maître dans votre système de dossiers.

droit dur·2026-04-01·Source officielle

Le membre doit donner suite, avec diligence et au plus tard dans les 30 jours de leur réception, aux demandes écrites d'accès à des documents, de correction et de suppression de renseignements ainsi que de versements de commentaires au dossier formulées par un patient et visées aux articles 60.5 et 60.6 du Code des professions (chapitre C-26).

Ce que ça veut dire

L'Ordre n'a pas de règlement de tenue de dossiers qui lui soit propre — le dossier appartient à l'établissement, et l'article 51 renvoie expressément à la Loi sur l'accès (chapitre A-2.1) et aux lois de gouvernance du réseau pour ceux qui exercent en organisme public. Ce qui vous suit personnellement, c'est le délai : 30 jours pour répondre à une demande d'accès, de correction ou de suppression, plus l'obligation de secret de l'article 48, qui vous demande d'éviter jusqu'à révéler qu'une personne a fait appel à vos services.

Ce que nous y répondons

Sur les 30 jours, la question n'est pas de savoir si la plateforme est rapide : c'est de savoir si vous pouvez retrouver ce qu'un patient vous demande. Un administrateur retrouve et retire les données d'une personne nommée — conversations, documents, bases de connaissances — à l'aide des droits par objet et du journal d'audit, mais dossier par dossier, sans portail libre-service et sans délai chiffré au contrat. Si vous exercez en établissement, l'article 51 vous ramène de toute façon au régime de l'établissement, et c'est lui qui décide ce qui peut être versé ici. Sur l'article 48, une précision qui compte pour un ordre où beaucoup de membres travaillent en équipe : le partage vers l'extérieur de votre organisation est actif par défaut, et c'est un réglage à faire avant, pas après.

droit dur·À jour au 1er avril 2026·Source officielle