Ce que devient une donnée confidentielle quand vous la confiez à l'IA
Cette page répond à la question que pose tout professionnel soumis au secret : où va exactement ce que j'écris, qui peut le lire, combien de temps le garde-t-on, et qu'est-ce qui m'engage si je me trompe. Elle est écrite pour être vérifiée — chaque affirmation renvoie à une clause du contrat, à un texte de loi ou à une politique publiée par le fournisseur concerné.
Dernière révision :
Vos données existent dans trois états
Une donnée passe par trois moments : quand elle est stockée chez vous, quand elle circule, et quand un modèle la lit pour répondre. Le premier reste au Canada. Le deuxième est chiffré de bout en bout, mais soyons exacts : le segment qui mène au fournisseur du modèle franchit la frontière en même temps que son contenu — chiffré, mais dehors. Le troisième est celui qu'aucun chiffrement ne protège, puisqu'il faut bien que le modèle lise votre texte pour y répondre. C'est donc une question de contrat, pas de cryptographie.
- 1 · Au repos
Dans votre instance, au Canada
Tout ce que la plateforme conserve — conversations, documents, bases de connaissances, index — est écrit dans une instance dédiée à votre organisation, hébergée chez Microsoft Azure au Canada : région Canada Centre, à Toronto. Si une obligation vous impose le Québec, c'est l'hébergement privé qui y répond — l'infonuagique mutualisée n'offre aujourd'hui qu'une seule région canadienne.
- Instance dédiée : aucune base de données applicative partagée entre clients
- Chiffrement au repos assuré par la plateforme d'hébergement
- Identifiants de connecteurs chiffrés en plus au niveau applicatif
- Secrets d'exploitation dans un coffre à clés avec contrôle d'accès par rôle
- Archivage continu (WAL) : restauration à un instant précis sur 30 jours, plus une fenêtre d'annulation de suppression de 14 jours
- 2 · En transit
Chiffré sur chaque segment
Entre votre navigateur et votre instance, puis entre votre instance et le fournisseur du modèle, tout circule sur TLS 1.2 ou supérieur. Le transport n'est jamais en clair, y compris sur les réponses d'erreur. Le premier segment reste au Canada ; le second en sort dès que le fournisseur retenu opère ailleurs.
- TLS 1.2+ sur l'ensemble des flux
- HSTS avec préchargement, en-têtes de sécurité présents même sur les erreurs
- Politique de sécurité du contenu, intégration en cadre refusée hors de votre propre domaine, référent restreint
- TLS protège le trajet, pas la destination — c'est l'objet du troisième état
- 3 · En traitement
Chez le fournisseur du modèle, le temps d'une requête
Pour qu'un modèle réponde, il doit lire votre question et les documents que vous y joignez. Ce contenu est transmis, en clair pour le modèle, au fournisseur retenu pour cette requête — dont plusieurs opèrent aux États-Unis. Aucun chiffrement ne change cela. Ce qui l'encadre, ce sont des engagements contractuels et des réglages de routage.
- Transmis pour la durée du calcul, puis la réponse revient chez vous
- Aucune utilisation à des fins d'entraînement d'un modèle public sans votre autorisation écrite, par contrat
- Selon le fournisseur : aucune conservation, jusqu'à 30 jours, ou une durée non publiée — la console affiche alors « inconnue »
Ce que font les autres, et ce que nous faisons
La question « où vont mes données » se pose à tout outil d'IA, pas seulement au nôtre. Voici l'état du marché au 9 août 2026, tiré de la documentation publiée par chaque éditeur — pas de notre argumentaire.
| Outil | Au repos | Au calcul |
|---|---|---|
| Microsoft 365 Copilot | Oui — couvert par les engagements de résidence depuis le 1er mars 2024. | Non pour le calcul : la documentation de Microsoft dit que « les clients hors de l'UE peuvent voir leurs requêtes traitées aux États-Unis, dans l'UE ou dans d'autres régions ». L'Union européenne a une frontière de données ; le Canada n'en a pas. |
| ChatGPT Enterprise | Oui — le Canada fait partie des régions offertes. | Distinct pour le calcul : OpenAI traite séparément la résidence des données et la « résidence d'inférence », et l'inférence n'est pas couverte par le même choix de région. |
| Google Workspace et Gemini | Non — les régions offertes sont les États-Unis ou l'Europe. Le Canada n'est pas une option. | Le traitement suit la même règle : États-Unis ou UE. |
| Claude (Anthropic) | Anthropic ne publie pas d'option de résidence régionale pour Claude. | Accessible avec résidence via Amazon Bedrock ou Google Vertex, mais c'est alors l'infonuagique qui porte l'engagement, pas Anthropic. |
| HiloIntelligence | Oui — instance dédiée à votre organisation, Azure Canada Central. Ce sont les sauvegardes de la base qui sont géo-répliquées vers la région jumelée, Canada Est ; l'instance et sa base, elles, ne vivent qu'à Canada Central, et les fichiers que vous versez ne sortent pas de cette région. Pas un service partagé entre clients pour vos données au repos — deux exceptions : la capture de réunion passe par une flotte de robots mutualisée, et notre plan de contrôle de facturation est lui aussi partagé entre déploiements. | Le calcul part chez le fournisseur du modèle retenu, comme partout ailleurs. La différence est que nous le disons, que nous nommons le trajet, et que la console affiche la politique de chaque fournisseur. Ce que ces deux services partagés détiennent : la flotte écrit l'audio et la transcription d'une réunion sur disque avant de les remettre à votre instance, et si la remise échoue ils y attendent sans délai maximal, puis passent en quarantaine conservée pour inspection, et le plan de facturation reçoit le nom, le courriel et une mesure d'usage par personne — sans durée de conservation documentée à ce jour. |
Personne, dans cette liste, ne fait calculer vos requêtes au Canada. Ce qui distingue vraiment les offres, c'est ce qu'elles conservent ici et ce qu'elles vous en disent. Sur le premier point nous sommes les seuls à livrer une instance dédiée plutôt qu'une part d'un service partagé ; sur le second, nous avons choisi de décrire le trajet complet plutôt que de le laisser dans une note de bas de page.
Le trajet d'une seule question
Étape par étape, ce que chaque maillon conserve et ce qu'il laisse partir.
- 1
Votre navigateur
L'utilisateur écrit sa question et joint éventuellement un document. La session est un jeton signé, révocable côté serveur.
- Ce qui reste ici
- Rien de durable : l'affichage seulement
- Ce qui repart
- La question et les pièces jointes, sur TLS, vers votre instance
- 2
Votre instance HiloIntelligence
L'instance vérifie les droits de l'utilisateur, applique les règles d'accès aux modèles et aux documents, enregistre le message, puis compose la requête.
- Ce qui reste ici
- La conversation, les documents, l'index, le journal d'audit — au Canada, chez vous
- Ce qui repart
- La requête composée, plus la fiche d'annuaire de l'auteur (nom, courriel, titre, service, coordonnées professionnelles) quand ces champs sont remplis
- 3
Le Routeur Hilo Tech
Notre couche d'acheminement choisit le point de service du modèle demandé et transmet la requête. Elle s'appuie sur un service d'agrégation tiers, dont l'identité est communiquée sous entente de confidentialité et dont le traitement s'effectue hors du Canada. Ce service ne conserve pas les requêtes par défaut ; il conserve des métadonnées techniques comme le nombre de jetons et la latence.
- Ce qui reste ici
- Des métadonnées techniques de facturation et de mesure
- Ce qui repart
- La requête, vers le fournisseur du modèle retenu
- 4
Le fournisseur du modèle
Le modèle lit la requête et produit la réponse. C'est le seul maillon qui doit voir votre contenu en clair. Les conditions de conservation diffèrent d'un fournisseur à l'autre : certains ne conservent rien, d'autres conservent quelques semaines à des fins de détection d'abus. La console d'administration affiche la politique publiée de chacun.
- Ce qui reste ici
- Selon le fournisseur : rien, ou une conservation temporaire de sécurité
- Ce qui repart
- La réponse générée, par le même chemin, en sens inverse
- 5
Retour dans votre instance
La réponse est enregistrée dans la conversation, attribuée à l'utilisateur et au budget, et devient consultable. À partir de cet instant, elle est de nouveau une donnée au repos, au Canada.
- Ce qui reste ici
- La réponse, le coût, l'attribution, la trace d'audit
- Ce qui repart
- Rien
Comment nous choisissons les fournisseurs d'IA, et ce qui les encadre
Un modèle n'est pas choisi parce qu'il est populaire. Il est choisi parce que ses conditions contractuelles sont compatibles avec du contenu confidentiel, et parce que vous pouvez vérifier ce fait sans nous croire sur parole.
Qui sont les fournisseurs, et dans quel pays
Un modèle est fabriqué par un laboratoire, mais le calcul est exécuté par quelqu'un d'autre — et c'est cette seconde organisation que votre évaluation doit apprécier. Un modèle d'Anthropic peut être servi par Amazon Bedrock, un modèle de Google par Azure. Le tableau ci-dessous nomme les principaux fournisseurs d'exécution, avec leur pays et leurs politiques ; la liste déployée en compte un de plus. Un seul est hors des États-Unis et de la France, et son usage est limité à la génération vidéo. La couche d'acheminement, elle, traite aux États-Unis ; nous en communiquons l'identité sous entente de confidentialité, avant signature.
Les fournisseurs d'exécution nommés, avec pays et politiques ; la liste déployée sur demande
Le fournisseur peut changer sans que personne le choisisse
Il faut le dire, parce que c'est le point le plus facile à manquer dans une évaluation. Une politique de modèles est une chaîne ORDONNÉE : si le fournisseur en tête renvoie une limite de débit, une erreur serveur ou rien du tout, la plateforme rejoue la demande sur le suivant. Et si la demande dépasse la fenêtre du modèle choisi, elle bascule vers le plus petit modèle capable de la contenir — même famille en priorité — et l'annonce dans la conversation. Conséquence pour l'article 17 : l'État destinataire peut changer en cours de route sans décision humaine. Votre évaluation doit donc porter sur TOUTE la chaîne que vous laissez active, pas seulement sur le modèle affiché par défaut — et c'est précisément pourquoi le catalogue est restreignable : une politique qui ne contient que des fournisseurs que vous avez évalués ne peut pas vous emmener ailleurs.
Chaîne de repli visible et restreignable — pas de bascule vers un fournisseur que vous avez retiré
Un seul point de sortie
Aucune partie de la plateforme n'appelle un fournisseur directement : tout le trafic sortant passe par une couche d'acheminement unique, un seul client HTTP, aucune trousse de développement de fournisseur dans le code. Une nuance que nous devons faire nous-mêmes, parce qu'elle se vérifie en lisant le code et pas cette page : un point de sortie unique pour le TRANSPORT n'est pas un point de contrôle unique pour les DROITS. Une quinzaine de modules appellent la couche d'acheminement sans repasser par la vérification d'accès — voyez l'encadré suivant. Une exception que nous devons nommer : le traducteur de documents Office ouvre son propre client HTTP et ne passe pas par ce garde-fou. C'est la seule sortie qui y échappe, et c'est pour cela que nous parlons d'une couche d'acheminement unique plutôt que d'un client unique.
Une seule couche d'acheminement — une exception nommée, le traducteur Office
La politique de chaque fournisseur, affichée dans votre console
Pour chaque fournisseur, l'administration montre s'il peut entraîner sur les requêtes, s'il les conserve, combien de jours, s'il peut les publier et s'il exige un identifiant d'utilisateur. Les valeurs sont relevées en direct, pas recopiées à la main. Une réserve honnête : cette console est notre mécanisme de vérification, et c'est la seule pièce que vous ne pouvez pas ouvrir depuis cette page. Demandez-la en démonstration avant de signer (la visite guidée du produit est au bout du lien « Démo » de la barre de navigation) — l'écran des fournisseurs se montre en quelques minutes, et c'est la bonne façon de vérifier ces affirmations plutôt que de nous croire.
Politique inconnue affichée comme « inconnue », jamais comme « non »
Le catalogue est restreignable
Un administrateur peut rendre un modèle invisible et inutilisable — par groupe, par utilisateur nommé, pour les seuls administrateurs ou pour tout le monde. Le refus se fait à l'appel, pas seulement dans le sélecteur, et il s'applique aussi aux administrateurs. La limite, et elle compte : l'interrupteur lie les modèles qu'un UTILISATEUR choisit, pas les quelques appels que le SERVEUR émet lui-même. Certains transportent du contenu réel — l'extraction du texte d'un document versé dans une base de connaissances ou rapatrié d'un connecteur, la détection Loi 25, le titre de conversation, la capture d'écran de l'agent, le courriel assisté par IA. Autrement dit : restreindre le catalogue ne suffit pas à garantir qu'un fournisseur écarté ne verra jamais de contenu confidentiel. C'est l'écart le plus important de cette page ; il est sur notre feuille de route, sans date annoncée à ce jour.
Lie tout modèle choisi par un utilisateur ; pas encore les appels du serveur
Ce que le fournisseur apprend de vos employés, et ce qu'il n'en fait pas
Le préambule envoyé au fournisseur identifie l'auteur : son nom et son courriel, plus les champs d'annuaire renseignés (titre, service, bureau, téléphones, adresse professionnelle). C'est ce qui permet au modèle de rédiger en son nom, et cela doit figurer dans votre analyse d'impact — le fournisseur n'entraîne pas ses modèles sur ces échanges, mais il les reçoit. Une clé de service n'y change rien : le préambule porte la fiche de l'administrateur qui a créé la clé. Le nom donné à la clé part bien chez le fournisseur, mais dans le champ d'attribution de facturation, pas dans l'identité du préambule : il regroupe les rapports, il ne remplace personne.
Normalisation imposée au point de sortie, sur tous les chemins
Aucun entraînement sur vos données, par contrat
Le contrat-maître interdit l'utilisation de vos renseignements confidentiels pour entraîner un modèle public d'IA sans votre autorisation écrite, et prévoit que la plateforme est configurée par défaut avec des fournisseurs dont les modalités ne le permettent pas. Une exception à connaître : chez un des fournisseurs nommés, le palier gratuit de l'API autorise l'entraînement et la révision humaine des invites ; seul le palier payant porte l'engagement de non-entraînement. Demandez-nous par écrit le palier retenu sur votre instance.
Contrat-maître, articles 14.2 et 14.7
Si vous sortez de la configuration recommandée, vous le savez
Vous pouvez activer un modèle que nous ne recommandons pas. Le contrat est explicite : la vérification des conditions de ce fournisseur vous revient alors. C'est précisément pour cela que la console affiche les politiques — pour que ce choix soit informé plutôt qu'implicite.
Contrat-maître, article 14.7, second alinéa
Les fournisseurs d'exécution, et ce que chacun s'engage à faire
Ce sont les entreprises qui exécutent réellement le calcul — à distinguer des laboratoires qui fabriquent les modèles. Le tableau nomme celles qui servent les modèles de votre catalogue ; la liste blanche déployée en compte une de plus, que nous fournissons sur demande. Une précision sur qui la contrôle, parce que la console induit en erreur : il existe un réglage du même nom dans votre console, mais il ne filtre que l'affichage de l'onglet des fournisseurs et n'a aucun effet sur les modèles réellement joignables. La liste effective se règle au déploiement, avec nous.
| Fournisseur | Entité qui contracte | Pays | Entraînement | Conservation | Politiques |
|---|---|---|---|---|---|
| Microsoft Azure | Microsoft Corporation | États-Unis | Aucun entraînement | Non conservées | ConditionsConfidentialité |
| Amazon Bedrock | Amazon Web Services, Inc. | États-Unis | Aucun entraînement | Non conservées | ConditionsConfidentialité |
| Anthropic | Anthropic PBC | États-Unis | Aucun entraînement | Conservées 30 j | ConditionsConfidentialité |
| OpenAI | OpenAI OpCo, LLC | États-Unis | Aucun entraînement | Conservées 30 j | ConditionsConfidentialité |
| xAI | X.AI LLC | États-Unis | Aucun entraînement | Conservées 30 j | ConditionsConfidentialité |
| Perplexity | Perplexity AI, Inc. | États-Unis | Aucun entraînement | Non conservées | ConditionsConfidentialité |
| Mistral AI | Mistral AI SAS | France | Aucun entraînement | Conservées 30 j | ConditionsConfidentialité |
| Google AI Studio | Google LLC | États-Unis | Aucun entraînement | Conservées 55 j | ConditionsConfidentialité |
| Google Vertex AI | Google LLC | États-Unis | Aucun entraînement | Non conservées | ConditionsConfidentialité |
| ByteDance Seed* | BytePlus Pte. Ltd. | Singapour | Aucun entraînement | Non conservées | ConditionsConfidentialité |
| DigitalOcean | DigitalOcean, LLC | États-Unis | Aucun entraînement | Non conservées | ConditionsConfidentialité |
* Utilisé uniquement pour la génération vidéo, jamais pour le texte ni le clavardage. L'entité qui contracte est constituée à Singapour ; sa politique indique un stockage à Singapour, en Malaisie, aux États-Unis, à Hong Kong, en Indonésie et au Japon, et envisage un accès licite par des autorités étrangères.
Entraînement et conservation tels que notre couche d'acheminement les rapporte pour votre trafic, relevés le 13 août 2026 — c'est la politique qui s'applique réellement à vos requêtes, et c'est la même que celle affichée dans votre console d'administration, à jour. Une durée « non précisée » veut dire conservées sans durée annoncée, jamais « non conservées ».
Les appels sortent par notre couche d'acheminement, dont le traitement s'effectue aux États-Unis, et ces entités sont des sous-traitants en aval. Les durées de conservation et les politiques d'entraînement ne sont pas reproduites ici parce qu'elles changent sans préavis — votre console les affiche à jour.
Ce que le contrat vous doit
L'article 14 du contrat-maître HiloIntelligence traite des données, des renseignements personnels et de la confidentialité. Il fournit la matière de l'entente écrite qu'exige l'article 17 de la Loi 25 lorsqu'un renseignement personnel sort du Québec — mais le deuxième alinéa veut une entente qui TIENNE COMPTE DES RÉSULTATS de votre évaluation, que nous ne connaissons pas d'avance : si la vôtre conclut à des mesures particulières, elles se consignent en avenant. Voici ses engagements, résumés fidèlement.
| Clause | Engagement |
|---|---|
| 14.1 — Propriété | Vous demeurez propriétaire de vos données. Le contrat ne nous transfère aucun droit de propriété, hors les droits limités nécessaires à la prestation. |
| 14.2 — Finalités | Traitement limité à des finalités énumérées, et interdiction d'utiliser vos renseignements confidentiels pour entraîner un modèle public d'IA sans votre autorisation écrite. |
| 14.4 — Confidentialité | Obligation mutuelle. Si une loi ou une ordonnance nous contraint à divulguer, nous vous en avisons au préalable lorsque la loi le permet, et limitons la communication au strict requis. |
| 14.6 — Personnel | Accès restreint aux personnes dont les fonctions l'exigent, sous obligations de confidentialité et contrôles d'accès. |
| 14.7 — Sous-traitants | Configuration par défaut avec des fournisseurs dont les modalités n'autorisent pas l'entraînement sur vos données. Aucun préavis chiffré n'est encore prévu en cas de changement de sous-traitant. |
| 14.8 — Hors Québec, hors Canada | Nous collaborons à documenter les évaluations exigées par la loi, dont l'ÉFVP. Aucune garantie de résidence exclusive au Québec ou au Canada n'est donnée par défaut : elle doit être inscrite au bon de commande — et pour le Québec, cela suppose l'hébergement privé, l'infonuagique mutualisée n'offrant qu'une seule région canadienne. |
| 14.9 — Incident | Avis sans délai à votre responsable de la protection des renseignements personnels, avec la nature de l'incident, les personnes visées, la période et les mesures prises. |
| 14.10 — Vérification | Droit d'audit sur préavis écrit de quinze jours ouvrables, une fois par période de douze mois, à vos frais sauf non-conformité importante de notre part. |
| 14.11 — Conservation et suppression | Conservation limitée au nécessaire, export standard en fin de service, suppression après la période de transition. Aucun délai ferme de suppression définitive n'est encore chiffré au contrat. |
| 14.12 — Survie | La confidentialité survit cinq ans à la fin du contrat, sans limite de durée pour les secrets commerciaux et tant que la loi protège les renseignements personnels. |
| 27 — Droit applicable | Droit du Québec et lois fédérales canadiennes applicables. Compétence exclusive des tribunaux du district judiciaire de Montréal. |
| RGPD — Rôle de sous-traitant et DPA (art. 28) | Le contrat-maître vous positionne comme responsable du traitement et Hilo Tech comme sous-traitant : finalités énumérées (14.2), confidentialité (14.4), personnel restreint (14.6), avis d'incident (14.9) et droit d'audit (14.10) — l'essentiel de ce qu'exige l'article 28. Aujourd'hui il n'existe ni annexe RGPD distincte ni clauses contractuelles types en standard : ni l'une ni l'autre n'est incluse par défaut, et leur mise en produit n'est pas planifiée — notre feuille de route les porte sans date. Elles se négocient au bon de commande, au cas par cas. Nous préférons le dire ainsi partout plutôt que de laisser croire que c'est une case à cocher. |
| RGPD — Transferts hors Espace économique européen | Le calcul du modèle peut s'effectuer hors de l'EEE selon le fournisseur retenu, comme documenté plus haut sur cette page. Des clauses contractuelles types (CCT) ne sont pas encore intégrées par défaut à notre contrat ; nous pouvons les ajouter au bon de commande sur demande. |
| RGPD — Délai de notification (72 h) | L'article 14.9 prévoit un avis sans délai à votre responsable de la protection des données. Le RGPD fixe un plafond explicite de 72 heures envers l'autorité de contrôle ; ce chiffre n'est pas encore inscrit séparément au contrat, mais notre processus interne vise à vous aviser bien avant ce seuil. |
Le caviardage n'est pas ce que la loi demande
Beaucoup de professionnels caviardent à la main chaque document avant de le confier à une IA. C'est long, c'est coûteux, et dans la plupart des cas ce n'est pas ce que la Loi 25 exige. L'article 18.3 permet expressément de communiquer un renseignement personnel à un prestataire, sans le consentement de la personne concernée, lorsque c'est nécessaire à l'exécution du contrat — à deux conditions, qui portent toutes deux sur le contrat : il doit être confié PAR ÉCRIT, et il doit indiquer les mesures que le prestataire prend pour protéger la confidentialité du renseignement, pour qu'il ne serve qu'à l'exécution du contrat, et pour qu'il ne soit pas conservé après son expiration. La seconde condition couvre donc trois objets — c'est de là que vient le décompte plus élevé qu'on lit parfois. Le tableau ci-dessous en compte six parce qu'il réunit les deux volets de l'article : les deux conditions qui pèsent sur le contrat — dont la seconde porte ces trois objets — puis les deux obligations que l'article met sur le prestataire lui-même, aviser sans délai et permettre la vérification.
Une personne qui exploite une entreprise peut, sans le consentement de la personne concernée, communiquer un renseignement personnel à toute personne ou à tout organisme si cette communication est nécessaire à l'exercice d'un mandat ou à l'exécution d'un contrat de service ou d'entreprise qu'elle confie à cette personne ou à cet organisme. Dans ce cas, la personne qui exploite une entreprise doit : 1° confier le mandat ou le contrat par écrit ; 2° indiquer, dans le mandat ou le contrat, les mesures que le mandataire ou l'exécutant du contrat doit prendre pour assurer la protection du caractère confidentiel du renseignement personnel communiqué, pour que ce renseignement ne soit utilisé que dans l'exercice de son mandat ou l'exécution de son contrat et pour qu'il ne le conserve pas après son expiration.
Autrement dit : la loi vous demande un encadrement contractuel, pas un travail de ciseaux. Le caviardage manuel est une façon coûteuse de compenser l'absence de ce cadre — ce n'est pas ce que la loi réclame.
| Ce qu'exige l'article 18.3 | Où c'est dans notre contrat |
|---|---|
| Le mandat ou le contrat est confié par écrit | Le contrat-maître HiloIntelligence, signé par les deux parties |
| Le contrat indique les mesures de protection de la confidentialité | Articles 14.5 (mesures administratives, techniques et organisationnelles) et 14.6 (accès limité au besoin d'en connaître) |
| Le renseignement n'est utilisé que pour l'exécution du contrat | Article 14.2 — liste fermée de finalités, et interdiction expresse d'entraîner un modèle public sans autorisation écrite |
| Le renseignement n'est pas conservé après l'expiration | Article 14.11 — suppression après la période de transition, avec les réserves d'usage. Aucun délai chiffré n'est encore inscrit : c'est notre écart le plus visible sur ce point. |
| Le prestataire avise sans délai le responsable de la protection des renseignements personnels de toute violation | Article 14.9 — reprend la formule légale, avec le contenu de l'avis énuméré |
| Le prestataire permet au responsable d'effectuer toute vérification | Article 14.10 — droit d'audit, préavis de quinze jours ouvrables, une fois par douze mois |
Ce que l'article 18.3 ne dispense PAS
- Il dispense du consentement, pas des mesures de sécurité proportionnées à la sensibilité (art. 10).
- Il ne remplace pas l'évaluation des facteurs relatifs à la vie privée : adopter une plateforme d'IA en déclenche deux, l'une pour l'acquisition d'un système d'information (art. 3.3), l'autre pour le traitement hors du Québec (art. 17).
- Il ne change rien à la règle de finalité (art. 12) : le renseignement sert à ce pour quoi il a été recueilli.
- La minimisation reste une bonne pratique et pèse dans l'évaluation : ne pas caviarder ne veut pas dire tout envoyer. Envoyez ce qui est nécessaire.
- Un renseignement seulement dépersonnalisé demeure un renseignement personnel : l'article 2 vise l'identification directe ou indirecte, et réidentifier est une infraction (art. 91, par. 5°). Seule l'anonymisation au sens de l'article 23 et de son règlement fait sortir la donnée du champ de la loi.
Le secret professionnel est une contrainte distincte, et plus stricte
Si vous êtes membre d'un ordre, l'article 9 de la Charte des droits et libertés de la personne et l'article 60.4 du Code des professions vous lient en plus de la loi sur la vie privée. Le secret professionnel ne connaît pas l'exception « prestataire de services » de l'article 18.3 : il se lève par l'autorisation du client ou par une disposition expresse de la loi. L'analyse à mener n'est donc pas la même, et elle est souvent plus exigeante.
Les horloges du produit
Des contenus disparaissent d'eux-mêmes, au bout d'un délai fixe. Aucune de ces horloges n'est configurable, aucune n'envoie d'avis avant de supprimer, et nous n'émettons pas de certificat de destruction. Trois d'entre elles peuvent emporter une pièce d'un dossier professionnel ; les autres touchent du matériel de travail temporaire.
| Ce qui disparaît | Au bout de combien de temps |
|---|---|
| Transcriptions (audio vers texte) | Le média téléversé et les segments audio sont supprimés du disque dès que le texte est produit. Le texte reste 30 jours, puis un balayage supprime la ligne. |
| Fichiers produits par un outil | 7 jours. Passé ce délai, le lien de téléchargement répond 404 et la ligne est supprimée. |
| Pièces jointes préparées mais jamais envoyées | 48 heures. Un balayage récupère les fichiers restés orphelins. |
| Conversations en mode confidentialité | À la sortie de la page, depuis le navigateur. Filet de sécurité : 60 minutes sans activité, déclenché à la prochaine ouverture de la liste des conversations par la même personne. |
| Espace de travail de l'interpréteur de code | 24 heures sans appel d'outil. Le répertoire de la conversation est supprimé. |
| Travaux PDF temporaires | 1 heure. |
| Visuels réutilisables d'un gabarit de présentation | 90 jours. L'emplacement se vide ensuite et le modèle régénère l'image. |
| Verdicts de tri du courrier | 90 jours. C'est un cache, pas une archive. |
| Demandes d'ajout du robot de réunion | 10 minutes si elles ne sont pas honorées. |
Ce qui n'expire pas
Les conversations, les documents, les bases de connaissances, les réunions, et les images, fichiers audio et vidéos générés n'ont aucune horloge : ils restent jusqu'à ce que quelqu'un les supprime. Il n'existe aucun réglage de rétention côté client — ni pour raccourcir ces durées, ni pour en imposer une. Si votre secteur vous impose un délai de conservation ou un délai de destruction, c'est votre procédure qui le tient, pas le produit.
Les appels que le serveur choisit lui-même
La restriction du catalogue lie tout modèle qu'un utilisateur choisit, administrateurs compris. Elle ne lie pas les appels ci-dessous : c'est le serveur qui retient le modèle, et plusieurs transportent du contenu réel. La liste est complète à la date de révision de cette page ; un modèle désactivé pour motif de résidence peut encore être appelé par l'un d'eux.
| L'étape | Ce qui part, et vers quel modèle |
|---|---|
| Texte d'un document versé dans une base de connaissances | Les pages du document partent à openai/gpt-4o-mini, épinglé dans le code. Aucune restriction de catalogue ne s'y applique. Un fichier joint à une conversation, lui, passe par le modèle de l'utilisateur. |
| Texte d'un fichier rapatrié d'un connecteur | SharePoint, OneDrive, Google Drive : même modèle épinglé, même absence de restriction. |
| Indexation d'une base de connaissances | Le texte intégral de chaque document, découpé en fragments, part au modèle d'indexation de la base — openai/text-embedding-3-small par défaut. C'est le propriétaire de la base qui le choisit, pas la restriction de catalogue. |
| Recherche web | La requête part à perplexity/sonar, épinglé. Le code note lui-même que cet appel ne passe pas par la liste d'accès par utilisateur. Utilisé par la recherche approfondie et par l'API externe. |
| Recherche web de la génération d'images | La requête part à openai/gpt-4o-mini, épinglé. |
| Détection Loi 25, si vous l'activez | Le texte du message part au modèle le moins cher qui peut le contenir. |
| Titre d'une conversation | Jusqu'à 600 caractères de votre message et 600 de la réponse. |
| Centre d'apprentissage | Génération de cours, traduction automatique, images de leçon, transcription vidéo. Le modèle est réglé par un administrateur et borné à une liste recommandée ; il ne passe jamais par le choix de l'utilisateur. |
| Tri du courrier, si vous l'activez | L'objet et le corps des messages triés. |
| Capture d'écran d'un agent | L'image de l'écran. C'est le seul de la liste où la préférence de l'utilisateur est vérifiée contre la restriction ; à défaut, le réglage d'organisation ou celui du déploiement s'applique. |
Ce que « chiffré au repos » veut dire ici
Le chiffrement au repos de vos contenus est celui de la plateforme Azure — AES-256, appliqué aux disques et au stockage objet, avec des clés gérées par Microsoft. Il n'y a pas de clé gérée par le client, et pas de chiffrement applicatif de vos conversations, de vos documents ni de vos bases de connaissances : quiconque a un accès administrateur à la base lit le texte en clair. Ce que nous chiffrons nous-mêmes, dans l'application, ce sont les secrets d'intégration — jetons OAuth des connecteurs, clés d'API, identifiants MCP — chacun sous une clé dérivée pour son seul usage.
Sauvegardes et régions
Les sauvegardes de la base sont géo-redondantes : elles se répliquent vers la région jumelée d'Azure, Canada Est, donc dans la province. L'instance elle-même, sa base et les fichiers que vous versez restent dans une seule région, Canada Centre par défaut. La restauration se fait à un point dans le temps à partir de l'archivage continu ; un exercice de restauration a été mené et réussi. Nous ne documentons pas encore de délai de purge des sauvegardes.
Ce que vous contrôlez dans le produit
La conformité ne se décrète pas dans un contrat : elle s'exerce tous les jours, par un administrateur. Voici les leviers qui existent.
Rôles et permissions
Quatre rôles — utilisateur, gestionnaire, administrateur, super-administrateur. Une politique d'élévation borne ce qu'un administrateur peut faire, et se remet à la base sans redéploiement.
Droits par objet
Chaque base de connaissances, invite, outil, formulaire, automatisation et assistant porte ses propres droits, par utilisateur et par groupe. Les liens publics anonymes sont désactivés par défaut ; le partage hors de votre organisation, lui, est actif par défaut, sans liste de domaines imposée au départ. Le plafond et les domaines invitables se règlent.
Journal d'audit
Connexions, usurpations d'identité et actes d'administration sont journalisés : acteur, objet, horodatage, IP, pays. Un registre chaîné y ajoute mots de passe, clés d'accès, MFA, sessions et SAML — toute altération se voit. Les refus, eux, ne sont pas journalisés nominativement, et le refus d'un modèle non autorisé ne produit ni entrée ni compteur.
Mode confidentialité
Une conversation marquée éphémère s'efface au départ de la page. L'effacement part du navigateur : une fermeture brutale peut le manquer, et un balayage la retire alors dans l'heure, à la prochaine ouverture par la même personne.
Détection de conformité
À chaque message, une analyse repère mots de passe, secrets techniques et renseignements personnels, et propose d'activer le mode confidentialité ; elle ne tronque pas l'entrée. Elle est désactivée par défaut — c'est une option payante — et constitue elle-même un appel sortant, vers un modèle choisi par prix, hors restriction de catalogue.
Analyses rétrospectives
Un administrateur relance l'analyse sur une période et un groupe d'utilisateurs, puis traite les constats dans une file de révision. Elle envoie elle aussi le contenu au modèle, quel que soit le réglage de la détection, et les constats survivent à la suppression de la conversation.
Accès aux modèles
Le catalogue se restreint par groupe, par utilisateur nommé, aux seuls administrateurs ou globalement, avec un interrupteur d'arrêt qui vaut aussi pour les administrateurs. Il porte sur ce que choisit un utilisateur, pas sur ce que retient le serveur — extraction du texte d'un document, détection Loi 25, titrage d'une conversation. Un modèle désactivé pour motif de résidence peut donc encore être appelé.
Budgets et attribution
Consommation et coût suivis par utilisateur et par clé de service, avec plafonds. Les automatisations facturent à un utilisateur système dédié.
Sessions et identité
Jetons révocables côté serveur, délais d'inactivité et d'expiration configurables, usurpation en lecture seule et journalisée. MFA native — TOTP, clés d'accès, codes de secours — exigible par politique d'accès conditionnel, à condition d'avoir activé les comptes locaux, désactivés par défaut sur une instance en authentification unique. La connexion par code courriel n'est pas encore couverte.
Droits des personnes concernées
Un administrateur retrouve et retire les données d'une personne nommée — conversations, documents, bases de connaissances — via les droits par objet et le journal d'audit. Dossier par dossier aujourd'hui : pas de portail libre-service.
Éléments pour votre registre de traitement
La console ne présente pas de registre de traitement (art. 30 du RGPD) et nous ne prétendrons pas le contraire. Elle en fournit une partie de la matière : l'onglet des fournisseurs affiche la politique publiée d'entraînement et de conservation. Catégories de données, finalités et sous-traitants sont décrits sur cette page.
Vos obligations dépendent de votre secteur
La Loi 25 s'applique à toute entreprise qui exerce au Québec. Selon votre domaine, elle se superpose à un ordre professionnel, à un régulateur financier ou à un régime de santé qui ajoutent leurs propres exigences — parfois plus strictes. Choisissez votre situation : chaque page cite les textes, en donne l'extrait, et dit ce que nous y répondons.
Services financiers
Institutions encadrées par l’AMF, courtiers et conseillers inscrits, gestionnaires de portefeuille. Des horloges d’incident qui partent à 24 heures et se poursuivent tous les 3 jours, sept ans de conservation, une règle de conservation au Canada si vous êtes à charte fédérale, et un régulateur qui doit pouvoir vous inspecter à travers votre fournisseur.
AMF · CIRO · ACVM · BSIF
Assurance et distribution
Cabinets, représentants, courtiers et experts en sinistre. C'est l'un des rares secteurs canadiens où la loi impose vraiment que le dossier client soit tenu au Québec.
LDPSF · Chambre de l'assurance · AMF
Droit et notariat
Le secret professionnel est un droit quasi constitutionnel du client, pas une obligation contractuelle. Et le Barreau considère qu'entrer une information protégée dans un système ouvert est déjà une violation.
Barreau · Chambre des notaires · Tribunaux
Santé et services sociaux
Le secteur le plus encadré, et celui où notre réponse comporte un « non » clair : le dossier clinique exige un produit certifié par Santé Québec.
Loi 5 · Santé Québec · quinze ordres
Comptabilité et fiscalité
Le guide IA de l'Ordre pose un test simple et exigeant : ne jamais saisir un renseignement confidentiel dans un outil qui ne garantit pas la confidentialité. Encore faut-il pouvoir vérifier la garantie.
CPA Québec · Code des professions
Secteur public
Ministères, organismes, municipalités, centres de services scolaires, cégeps et universités. Depuis décembre 2025, la souveraineté numérique est une orientation écrite — mais elle ne vise pas tout le monde, et c'est la première chose à vérifier.
Loi sur l'accès · CAI · MCN · LCOP · BAnQ
Ordres professionnels
Ingénieurs, conseillers en ressources humaines, psychoéducateurs, conseillers d'orientation, traducteurs et les autres. Un socle commun, puis 46 règlements différents.
Code des professions · CIQ · ordres
Toute entreprise
La Loi 25 s'applique dès que vous exercez une activité au Québec et détenez des renseignements sur des personnes — clients, employés, candidats. Sans ordre professionnel ni régulateur sectoriel, c'est votre socle.
Loi 25 · CAI · LPRPDE
Vous cherchez d'abord à comprendre la Loi 25 ?
Nous avons écrit le résumé que nous aurions voulu trouver : ce que la loi exige, article par article, avec le texte officiel en lien à chaque point, les sanctions réelles, et ce que l'arrivée de l'IA déclenche là-dedans.
Les questions qu'on nous pose vraiment
- Est-ce que mes données servent à entraîner l'intelligence artificielle ?
- Non. Le contrat-maître interdit d'entraîner un modèle public sur vos renseignements confidentiels sans votre autorisation écrite, et la configuration par défaut retient des fournisseurs dont les modalités ne le permettent pas. La console affiche la politique de chacun, pour que vous le vérifiiez plutôt que de nous croire. Deux réserves. Ce que nous n'avons pas : un contrôle technique qui refuserait l'appel, point d'exécution par point d'exécution — l'engagement est contractuel, pas imposé par la machine, et c'est sur notre feuille de route, sans date. Et chez un des fournisseurs nommés, le palier gratuit de l'API autorise l'entraînement et la révision humaine ; seul le palier payant porte l'engagement. Demandez-nous par écrit le palier retenu sur votre instance.
- Mes données restent-elles dans mon pays ?
- Ce que la plateforme conserve, oui : votre instance est hébergée au Canada et les sauvegardes sont répliquées vers une seconde région canadienne. Le contenu d'une requête envoyée à un modèle, non : il est transmis au fournisseur retenu, dont plusieurs opèrent aux États-Unis, le temps de produire la réponse. Nous préférons le dire clairement plutôt que de laisser croire l'inverse.
- Dois-je caviarder mes documents avant de les utiliser dans l'IA ?
- Non, pas en général. La Loi 25 n'impose pas le caviardage avant de confier un renseignement à un prestataire : elle impose une entente écrite, une évaluation quand le traitement sort du Québec, et des mesures proportionnées. Elle impose aussi, en amont, une ÉFVP — l'acquisition d'un système qui traite des renseignements personnels la déclenche par elle-même (art. 3.3). Deux pièges. Un renseignement seulement dépersonnalisé reste un renseignement personnel ; seule l'anonymisation au sens du règlement l'en fait sortir. Et si vous êtes membre d'un ordre, le secret professionnel impose une analyse distincte, souvent plus exigeante. La page de votre secteur détaille les deux.
- Que se passe-t-il si une autorité étrangère réclame mes données ?
- Ce que nous conservons est au Canada, chez un hébergeur soumis au droit canadien, et le contrat prévoit le droit du Québec et la compétence des tribunaux de Montréal. Le contrat nous oblige, lorsque la loi le permet, à vous aviser au préalable de toute divulgation légalement contrainte et à la limiter au strict requis. Nous ne prétendons pas qu'un fournisseur américain serait à l'abri d'une procédure américaine : nous disons quels contenus lui parviennent, pour combien de temps, et comment réduire cette surface.
- Combien de temps le fournisseur du modèle garde-t-il ma question ?
- Cela dépend du fournisseur, et c'est justement pourquoi le produit l'affiche plutôt que de le résumer. Certains ne conservent rien. D'autres conservent quelques semaines à des fins de détection d'abus. Quelques-uns ne publient aucune durée — dans ce cas la console indique « inconnue », jamais « aucune conservation ». Un administrateur qui exige une conservation nulle peut restreindre le catalogue en conséquence.
- Puis-je limiter les modèles que mon équipe utilise ?
- Oui, et c'est le levier de gouvernance le plus concret. L'accès se règle par groupe et par utilisateur nommé — et globalement, ou pour les seuls administrateurs. Le refus s'applique au moment de l'appel, pas seulement dans le sélecteur, donc une interface détournée ne contourne pas la règle, et l'interrupteur lie aussi les administrateurs. La réserve, et elle vaut partout où nous parlons de cet interrupteur : il lie les modèles qu'un UTILISATEUR choisit, pas les appels que le SERVEUR émet lui-même. Plusieurs transportent du contenu réel — l'extraction du texte d'un document versé dans une base de connaissances ou rapatrié d'un connecteur, la détection Loi 25, le titre de conversation, la capture d'écran de l'agent, le courriel assisté par IA. La liste n'est pas exhaustive. Autrement dit : restreindre le catalogue ne suffit pas à garantir qu'un fournisseur écarté ne verra jamais de contenu confidentiel. C'est l'écart le plus important de cette page ; il est sur notre feuille de route, sans date annoncée à ce jour.
- Êtes-vous conformes au RGPD ?
- Il n'existe pas de certification RGPD, et nous n'en revendiquons aucune. Ce que nous pouvons dire : le contrat vous donne les clauses d'un sous-traitant au sens de l'article 28, l'hébergement est au Canada — pays reconnu adéquat par la Commission européenne — et la console documente les sous-traitants et leurs politiques. Ce qui manque, et nous le nommons : pas d'accord de traitement des données séparé signable en l'état, pas de clauses contractuelles types pour le transfert vers les fournisseurs américains, et pas de registre des activités de traitement livré. Ce sont trois écarts réels pour un responsable européen, et ils sont sur notre feuille de route.
- Comment un utilisateur européen exerce-t-il ses droits d'accès, de rectification ou d'effacement ?
- En écrivant à votre administrateur, qui retrouve et traite la demande à l'aide des listes d'accès par objet et du journal d'audit. Ce n'est pas encore un portail libre-service, et nous n'avons pas de délai interne chiffré au contrat pour ces demandes — dites-le-nous tôt si un délai précis vous est imposé.
Faites-nous vérifier plutôt que croire
Envoyez-nous votre questionnaire de sécurité, la grille de votre ordre professionnel ou les questions de votre avocate. Nous répondons point par point, y compris quand la réponse est « pas encore ».
Une question de sécurité ou une vulnérabilité à signaler : support@hilointelligence.ca.