Le secret professionnel ne connaît pas d'exception « prestataire de services »

Le professionnel doit respecter le secret de tout renseignement de nature confidentielle qui vient à sa connaissance dans l'exercice de sa profession. Il ne peut être relevé du secret professionnel qu'avec l'autorisation de son client ou lorsque la loi l'ordonne ou l'autorise par une disposition expresse.

Ce que ça veut dire

La liste des portes de sortie est fermée : autorisation du client, disposition expresse de la loi, ou prévention d'un risque sérieux de mort ou de blessures graves. Il n'existe aucune exception « sous-traitant » équivalente à l'article 18.3 de la Loi 25. C'est pourquoi l'analyse d'un cabinet n'est jamais celle d'une entreprise ordinaire.

Ce que nous y répondons

Nous n'affirmons pas qu'un contrat suffit à satisfaire le secret professionnel — ce serait faux. Ce que nous pouvons démontrer, c'est que la plateforme agit uniquement pour votre compte : aucune utilisation propre, aucun entraînement sur vos contenus sans autorisation écrite, accès du personnel limité au besoin d'en connaître, et un droit de vérification pour que vous le contrôliez.

droit dur·Version en vigueur depuis le 1er juillet 2024 ; texte lu à jour au 1er avril 2026·Source officielle

L'avocat assure la confidentialité de tous les renseignements relatifs aux affaires et activités d'un client qui sont portés à sa connaissance à l'occasion de la relation professionnelle.

Ce que ça veut dire

Le périmètre est plus large que le privilège : tout ce que l'avocat apprend sur les affaires et activités du client est couvert. Mais l'article 65 n'est pas le bon cadre pour un fournisseur — il énumère limitativement les cas de COMMUNICATION, et son paragraphe 1° admet d'ailleurs l'autorisation « expresse ou implicite » du client. Confier des données à un prestataire relève de l'article 61, qui régit les personnes coopérant avec l'avocat par une obligation de moyens.

Ce que nous y répondons

Le contrat couvre les « renseignements confidentiels » du client, pas seulement les renseignements personnels — la distinction compte ici. La confidentialité survit cinq ans à la fin du contrat, sans limite pour les secrets commerciaux et tant que la loi protège les renseignements personnels. Une réserve que l'article 60 impose de nommer, parce que sa portée est plus longue que la nôtre : votre secret professionnel ne s'éteint pas. Un renseignement d'affaires qui n'est ni un secret commercial ni un renseignement personnel n'est couvert par notre clause que cinq ans après la fin du contrat — au-delà, c'est votre obligation qui court, pas la nôtre, et c'est une raison de plus d'exporter et de fermer un dossier plutôt que de le laisser vivre ici.

droit dur·D. 129-2015 ; version lue à jour au 1er avril 2026·Source officielle

L'avocat prend les moyens raisonnables pour assurer la protection des renseignements confidentiels par toute personne qui coopère avec lui dans l'exercice de ses activités professionnelles, de même que, le cas échéant, par le cabinet au sein duquel il exerce de telles activités. De même, lorsqu'il exerce ses activités professionnelles au sein d'une organisation, l'avocat prend les moyens raisonnables pour que celle-ci mette à sa disposition les moyens nécessaires pour lui permettre d'assurer la protection des renseignements confidentiels.

Ce que ça veut dire

Obligation de moyens, pas de résultat, et elle vise deux directions : les personnes qui coopèrent avec vous, et l'organisation qui doit mettre à votre disposition les moyens de protéger. Le texte de l'article ne dit rien de la géographie ; votre ordre, lui, en dit quelque chose, et c'est cela qui donne la mesure du « raisonnable ». Son Guide des TI demande de privilégier « les nuages composés de serveurs situés uniquement en sol canadien et sous le contrôle d'entités canadiennes » et qualifie l'hébergement à l'étranger de « très risqué d'un point de vue déontologique ». Le critère a donc deux moitiés — le sol ET le contrôle —, et une région d'hébergement canadienne n'en satisfait qu'une. Le Barreau signale que ce guide fait l'objet d'une mise à jour, ce qui ne le retire pas de la circulation.

Ce que nous y répondons

Dire que l'article est « neutre sur le plan géographique » et s'arrêter là serait trompeur : c'est vrai du texte, faux du régulateur, et la moitié de son critère nous manque. Les serveurs sont bien en sol canadien — Azure Canada Central (Toronto) par défaut, et, si une obligation vous impose le Québec, par l'hébergement privé — l'infonuagique mutualisée, elle, n'offre aujourd'hui qu'une seule région canadienne — mais l'hébergeur n'est pas une entité canadienne, et les fournisseurs de modèles ne le sont pas davantage : plusieurs opèrent aux États-Unis, ce qui est exactement l'hébergement à l'étranger que le guide juge très risqué. Sur ce que l'article demande vraiment, des moyens, les intrants de votre démonstration sont sur cette page : régions nommées, trajet d'une requête décrit étape par étape, politiques de conservation de chaque fournisseur, chiffrement en transit et au repos, accès par utilisateur et par groupe, journal d'audit, et l'article 14 du contrat. Le guide est une recommandation, pas un règlement — mais un comité de discipline peut s'en inspirer, et il vaut mieux l'avoir lu avant lui.

droit dur·D. 129-2015 ; version lue à jour au 1er avril 2026·Source officielle

Pour l'application du premier alinéa, font partie des connaissances et des habiletés que l'avocat développe et tient à jour celles relatives aux technologies de l'information qu'il utilise dans le cadre de ses activités professionnelles.

Ce que ça veut dire

La maîtrise des technologies que vous utilisez fait partie du devoir de compétence — et l'alinéa qui le dit ne date pas du Code de 2015 : le Barreau l'a ajouté en 2020, ce qui indique assez ce qu'il en pense. Un avocat qui ignore où vont les données de son outil manque à l'article 21 avant même qu'un incident survienne.

Ce que nous y répondons

C'est exactement pourquoi cette page est écrite comme elle l'est : pour qu'un avocat puisse comprendre le mécanisme, pas seulement recevoir une assurance. Les trois états de la donnée, le trajet d'une requête et la distinction entre ce qui reste au Canada et ce qui n'y reste pas sont là pour être compris et cités.

droit dur·D. 129-2015, a. 21 ; alinéa 2 ajouté par D. 1102-2020, a. 4 ; texte lu à jour au 1er avril 2026·Source officielle

Le simple fait d'entrer des informations protégées par le secret professionnel dans un tel système ouvert (c'est-à-dire un système accessible au public et dont les données ne sont pas stockées en interne) constitue une violation, même sans reproduction ou divulgation effectives

Ce que ça veut dire

La violation est consommée par la saisie, sans fuite. Le guide ajoute que « les systèmes en circuit fermé, développés et déployés au sein d'une organisation et conservant les données en interne, réduisent ces risques » — et il faut lire la clause du milieu, pas seulement les mots « circuit fermé » : le guide décrit un système développé et déployé DANS l'organisation, ce qui rend l'application à une instance infonuagique dédiée discutable plutôt qu'acquise.

Ce que nous y répondons

Une instance dédiée à votre cabinet, avec sa propre base au Canada, n'est pas un système accessible au public. Nous ne prétendrons pas pour autant qu'elle coche la définition du guide : celle-ci parle d'un système déployé au sein de l'organisation, et la requête sort de l'instance pour être calculée. C'est le point exact que vous devez évaluer, et la console vous donne la politique de conservation de chaque fournisseur pour le faire.

attente du régulateur·2e édition, ISBN PDF 978-2-925336-43-3, dépôt légal BAnQ/BAC 2025 ; PDF révisé en 2026·Source officielle

Avant d'utiliser des données avec l'IA, anonymisez-les pour éviter toute identification directe ou indirecte d'une personne. […] Limitez la quantité d'informations utilisée à ce qui est strictement nécessaire pour que l'outil d'IA accomplisse sa tâche.

Ce que ça veut dire

C'est la consigne la plus catégorique du corpus du Barreau, et elle précède toute discussion d'hébergement ou de contrat : anonymisez d'abord, limitez ensuite, et renoncez à l'outil si vous ne pouvez pas anonymiser. Elle vise le geste quotidien, pas l'architecture.

Ce que nous y répondons

Il faut la lire à côté de notre section sur le caviardage, et les deux ne disent pas la même chose. La Loi 25 n'exige pas de caviarder avant de confier à un prestataire ; votre ordre, lui, vous demande d'anonymiser avant de verser dans un outil d'IA. Quand les deux régimes divergent, le plus strict gouverne, et pour un avocat c'est celui-ci.

attente du régulateur·2e édition, dépôt légal BAnQ/BAC 2025 ; PDF révisé en 2026·Source officielle

Dans tous les cas, il est important d'informer les clients des risques liés au modèle d'infonuagique sélectionné et d'obtenir leur accord lorsque ce modèle ne permet pas de garantir la protection des informations confidentielles […] dès que les données des clients sont hébergées ailleurs qu'au bureau ou sont répliquées à l'externe, il est préférable d'en aviser le client.

Ce que ça veut dire

Le guide pose deux seuils, et il faut les distinguer. Le premier est bas et se déclenche par le seul fait de l'hébergement : dès que les données du client sortent du bureau ou sont répliquées à l'externe, on avise le client. Le second est plus lourd et se déclenche par une insuffisance : lorsque le modèle d'infonuagique retenu ne permet pas de garantir la protection des informations confidentielles, il ne suffit plus d'informer — il faut obtenir l'accord du client. Le déclencheur n'est donc pas la survenance d'un incident, c'est le choix du modèle lui-même.

Ce que nous y répondons

Chez nous, l'hébergement est par construction « ailleurs qu'au bureau » : instance dédiée à votre cabinet sur Azure Canada Central (Toronto) par défaut, une région québécoise uniquement en hébergement privé, chiffrement en transit et au repos, accès par utilisateur et par groupe, journal d'audit. Le seuil bas du guide est donc franchi dès le premier dossier versé, sans exception possible. Le seuil haut l'est aussi, et c'est là qu'il faut être clair plutôt que rassurant : le calcul du modèle sort de votre instance et s'exécute chez des fournisseurs étrangers, plusieurs aux États-Unis. Sur ce segment, nous ne garantissons pas la protection ; l'article 14 du contrat encadre ce qui dépend de nous — confidentialité, finalités, sous-traitants, incidents, droit de vérification annuel, préavis avant toute divulgation légalement contrainte — mais un engagement contractuel n'est pas la garantie dont parle le guide. Informer votre client et obtenir son accord est donc un geste que vous avez à poser et que nous ne pouvons poser à votre place ; ce que nous fournissons, c'est la matière de cette conversation : trajet d'une requête, régions d'hébergement, sous-traitants et leurs pays, politiques de conservation de chaque fournisseur.

attente du régulateur·Dernière mise à jour janvier 2016 ; au 11 août 2026, le Barreau appose sur le guide l'avis « Veuillez noter que ce guide fait actuellement l'objet d'une mise à jour »·Source officielle

L'avocat donne suite, au plus tard dans les 30 jours de sa réception, à toute demande faite par un client: 1° de faire corriger, dans un dossier qui le concerne, des renseignements inexacts, incomplets ou équivoques eu égard aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis

Ce que ça veut dire

Trente jours pour corriger, et le paragraphe 2° va plus loin : supprimer un renseignement précis à l'intérieur d'un dossier. Ce n'est pas la même chose que « ne rien supprimer automatiquement » — c'est une capacité de suppression ciblée, sur demande, dans un délai.

Ce que nous y répondons

Un message se rectifie sur place et la modification laisse une entrée au journal d'audit ; conversations, documents et pièces jointes se suppriment. Ce que la plateforme n'a pas : un flux de traitement qui relie une demande de rectification à la correction et en garde la preuve. Sur trente jours c'est tenable à la main, mais la trace de conformité, c'est vous qui la construisez.

droit dur·D. 129-2015, a. 55 ; texte lu à jour au 1er avril 2026·Source officielle

Lorsque le dossier d'un client n'est plus actif, il doit le conserver au moins 7 ans à compter de la date de sa fermeture. Il peut utiliser alors tout système ou procédé d'archivage qui lui donne accès à l'information que contient le dossier à la date de sa fermeture.

Ce que ça veut dire

Sept ans après la fermeture, avec accès à l'information telle qu'elle était à cette date ; l'alinéa 1 ajoute une règle de lieu — les dossiers actifs se conservent au domicile professionnel de l'avocat ou dans un lieu approprié — et l'alinéa 2 définit étroitement le « dossier actif ». Le Guide sur l'IA générative précise que les instructions, données et résultats produits par l'IA font partie du dossier et suivent le même délai. Attention à une erreur d'attribution fréquente : l'accès du syndic ne vient pas de l'article 29 de ce règlement, qui ouvre la section sur la comptabilité d'administration et en fidéicommis et ne vise que cette comptabilité-là. Il vient de l'article 192 du Code des professions — le syndic et le comité d'inspection professionnelle peuvent prendre connaissance de tout dossier tenu par un professionnel, en requérir copie, et le professionnel ne peut leur opposer le secret professionnel pour refuser — et l'article 114 fait du refus ou de l'entrave une infraction distincte. La règle est donc plus forte que cette attribution ne le laisse croire, pas plus faible.

Ce que nous y répondons

Aucune purge configurable par vos soins ne vient rompre le délai de sept ans, et le dossier s'exporte intégralement — mais trois suppressions automatiques s'appliquent quand même, et l'une d'elles peut emporter une pièce du dossier. Trois minuteries codées en dur touchent directement un dossier, et elles ne se désactivent pas : transcriptions à 30 jours, fichiers produits par un outil à 7 jours, pièces jointes jamais envoyées à 48 heures — voyez l'article 19 pour ce que cela implique lorsque l'élément visé est le seul exemplaire d'un original du client. Pour l'article 192, ce qu'un outil doit permettre s'énonce simplement et nous le tenons : aucun contenu n'est inaccessible à l'avocat titulaire, l'export est intégral, le journal d'audit retrace les accès et les modifications, et une modification de message y laisse une entrée. Ce que nous n'avons pas : une rétention configurable qui porterait les sept ans, et une attestation de destruction à l'échéance. Le maître du dossier a donc sa place dans votre système d'archivage ; la plateforme est le lieu où le travail se fait, pas le lieu où le délai réglementaire se purge. Ce sont les minuteries qui touchent un dossier ; d'autres horloges existent ailleurs dans le produit, et la page Confidentialité et conformité en publie l'inventaire complet.

droit dur·Décision 2010-02-17, en vigueur le 1er septembre 2012 ; version lue à jour au 1er avril 2026·Source officielle

L'avocat ne peut détruire un original qui appartient à un client sans avoir obtenu l'autorisation de celui-ci ou sans lui avoir donné la possibilité de le reprendre.

Ce que ça veut dire

C'est la règle de destruction, et elle est disjonctive : l'autorisation du client, ou la possibilité offerte de reprendre l'original. L'une ou l'autre suffit, mais aucune des deux ne se présume — chacune suppose une démarche de l'avocat vers son client. Le texte ne vise que les originaux appartenant au client, pas les copies de travail, et il ne fixe aucun délai au terme duquel la destruction deviendrait libre.

Ce que nous y répondons

C'est la règle qui borne nos minuteries, et trois d'entre elles, codées en dur et non désactivables, touchent directement un dossier : transcriptions supprimées à 30 jours, fichiers produits par un outil à 7 jours, pièces jointes jamais envoyées à 48 heures. Tant que l'élément visé est une copie de travail, leur déclenchement ne touche à aucun original du client. Dès qu'il en est le seul exemplaire — l'enregistrement d'une rencontre que personne n'a versé ailleurs, la pièce qu'un client a déposée dans un message resté non envoyé —, la minuterie détruit un original sans que vous ayez obtenu l'autorisation ni offert la reprise, et l'article 19 est en défaut sans que personne l'ait décidé. La rétention n'est pas configurable : ces délais ne s'allongent pas et ne se désactivent pas, et nous ne délivrons pas d'attestation de destruction, donc la preuve de ce qui a été détruit et quand ne viendra pas de nous non plus. La seule parade est procédurale : exporter hors de la plateforme avant l'échéance, et ne jamais laisser un original y vivre seul. Ce sont les minuteries qui touchent un dossier ; d'autres horloges existent ailleurs dans le produit, et la page Confidentialité et conformité en publie l'inventaire complet.

droit dur·Décision 2010-02-17, a. 19 ; en vigueur le 1er septembre 2012 ; texte lu à jour au 1er avril 2026·Source officielle

Le notaire doit conserver le secret absolu des confidences qu'il reçoit en raison de sa profession.

Ce que ça veut dire

Le mot « absolu » est propre au notariat et il n'est pas décoratif : l'obligation ne cède que si le notaire en est relevé, expressément ou implicitement, par la personne qui s'est confiée, ou dans les cas prévus par la loi. La Chambre place cet article en tête de son propre tableau des obligations.

Ce que nous y répondons

Aucun fournisseur ne peut vous en relever, et nous ne le prétendons pas. Ce que le contrat fait : interdire tout usage propre de vos contenus, limiter l'accès de notre personnel au besoin d'en connaître, vous ouvrir un droit de vérification. La décision de confier une confidence à un outil reste la vôtre, et elle se prend sous cet article.

droit dur·2001, c. 78, a. 16 ; mod. 2017, c. 10 et 2023, c. 5 ; texte lu à jour au 1er avril 2026·Source officielle

Le notaire qui utilise le support informatique pour le traitement et la conservation de tout ou partie des éléments, renseignements et documents relatifs à un dossier doit: […] 3° protéger l'accès de ces données notamment par l'utilisation d'un mot de passe.

Ce que ça veut dire

Le même article exige une base de données distincte de toute autre, la sauvegarde des données et une copie conservée conformément à l'article 32. Et l'article 23 fixe le lieu : l'étude, ou un endroit déterminé par le Conseil d'administration, ou ailleurs — mais alors sur autorisation écrite du secrétaire de la Chambre.

Ce que nous y répondons

L'exigence de base distincte est satisfaite par l'architecture : chaque client reçoit une instance dédiée avec sa propre base. Mais n'en concluez pas que votre conformité est réglée. Conserver des dossiers chez nous, c'est les conserver hors de l'étude : il vous faut l'autorisation écrite préalable du secrétaire de la Chambre, elle vous appartient et aucune architecture ne la remplace. La Chambre demande en outre que vous lui déclariez chaque solution technologique utilisée et tout changement.

droit dur·Décision 2010-11-15 ; version lue à jour au 1er avril 2026·Source officielle

Le notaire doit conserver dans son étude ou à tout autre endroit déterminé par le Conseil d'administration ses greffes, répertoire, index, […] ainsi que les dossiers visés au chapitre I, sauf autorisation écrite du secrétaire de la Chambre lui permettant de les conserver en tout ou en partie dans un autre endroit conformément à l'article 32.

Ce que ça veut dire

C'est une règle de lieu, et elle est fermée : l'étude, ou un endroit déterminé par le Conseil d'administration. Tout autre endroit exige une autorisation écrite du secrétaire de la Chambre, obtenue avant, et l'article renvoie à l'article 32 pour les conditions de conservation à cet autre endroit. La règle vise les greffes, le répertoire, l'index et les dossiers du chapitre I — donc les dossiers de clients, pas seulement les actes.

Ce que nous y répondons

Disons-le sans détour : conserver vos dossiers chez nous, c'est les conserver hors de l'étude. Sans l'autorisation écrite du secrétaire de la Chambre, le notaire qui verse ses dossiers dans la plateforme est en défaut dès le premier document, et cela ne dépend d'aucune de nos caractéristiques techniques — un chiffrement irréprochable ne convertit pas un lieu non autorisé en lieu autorisé. Cette autorisation est personnelle au notaire : nous ne pouvons ni la demander pour vous, ni l'obtenir, ni y suppléer par contrat, et nous ne sommes pas homologués par la Chambre des notaires. Notez aussi que l'autorisation ne dispense pas de l'article 32 auquel l'article 23 renvoie : elle s'y ajoute, et l'exigence de chambre-forte demeure. Ce que nous pouvons faire vient après votre décision, pas avant : instance dédiée avec sa propre base, hébergement Azure Canada Central (Toronto) par défaut ou une région québécoise uniquement en hébergement privé, chiffrement en transit et au repos, accès par utilisateur et par groupe, journal d'audit, export intégral et l'article 14 du contrat.

droit dur·Décision 2010-11-15, a. 23 ; texte lu à jour au 1er avril 2026·Source officielle

Le notaire conserve ses minutes, répertoire, index, livres de comptabilité en fidéicommis, logiciels d'application, […] les mises à jour ainsi que les copies de sauvegarde des données dans une chambre-forte ou un coffre-fort

Ce que ça veut dire

C'est l'exigence que l'architecture ne règle pas. Les copies de sauvegarde des données doivent vivre dans une chambre-forte ou un coffre-fort résistant au feu, et l'article 33 permet à un inspecteur d'exiger un certificat d'expert attestant cette résistance. Un centre de données n'est pas un coffre-fort au sens de ce texte.

Ce que nous y répondons

Nos sauvegardes sont en archivage continu chez notre hébergeur, avec réplication vers la région jumelée. Ce n'est pas ce que décrit l'article 32, et nous n'allons pas prétendre le contraire : pour vos minutes et vos copies de sauvegarde réglementaires, le coffre-fort reste le coffre-fort. La plateforme est un outil de travail, pas votre chambre-forte.

droit dur·Décision 2010-11-15 ; texte lu à jour au 1er avril 2026·Source officielle

Le greffe central numérique doit être hébergé au Québec. Le gouvernement peut toutefois, selon les modalités qu'il détermine, autoriser qu'il soit hébergé à l'extérieur du Québec.

Ce que ça veut dire

À surveiller : une fois en vigueur, les greffes iront dans un greffe central numérique administré par l'Ordre, hébergé au Québec sauf autorisation du gouvernement, avec un audit externe de sécurité tous les cinq ans communiqué au ministre de la Justice. Les articles 60, 64, 67 et 68 portent tous la mention « non en vigueur » — nous le disons plutôt que de l'annoncer comme du droit applicable.

Ce que nous y répondons

Cette disposition vise le greffe, administré par l'Ordre — pas votre outil de travail quotidien. Elle indique néanmoins la direction du régulateur en matière de localisation, et elle est une bonne raison de discuter dès maintenant, de l'hébergement privé — seule formule offrant une région québécoise — pour un hébergement rapproché du Québec plutôt que de l'hébergement canadien par défaut.

droit dur·Édicté par L.Q. 2023, c. 23, a. 46, remplaçant l'art. 68 de 2000, c. 44 — NON EN VIGUEUR selon la version codifiée à jour au 1er avril 2026·Source officielle

La Cour s'attend à ce que les parties aux instances en informent la Cour et les autres parties si elles déposent des documents judiciaires créés en tout ou en partie au moyen de l'intelligence artificielle (IA).

Ce que ça veut dire

Les quatre cours exigent une vérification humaine rigoureuse et des sources faisant autorité — sites de tribunaux, éditeurs reconnus, SOQUIJ, CanLII. La Cour fédérale est la seule à exiger une DÉCLARATION, au premier paragraphe de l'acte. Et la jurisprudence est déjà fixée : citer des décisions inexistantes est un abus de procédure.

Ce que nous y répondons

La plateforme cite ses sources lorsqu'elle effectue une recherche et conserve l'historique complet de chaque conversation, ce qui permet de reconstituer a posteriori ce qui a été produit avec de l'IA et de rédiger la déclaration exigée. Ce que nous ne faisons pas : marquer automatiquement un document comme généré par IA, ni valider l'existence d'une décision citée. La vérification reste entièrement la vôtre.

attente du régulateur·2023-2024 ; en vigueur·Source officielle

Les obligations qui incombent au fournisseur sont soit directes (le fournisseur doit maintenir la sécurité de l'information qu'il garde pour son client (i.e. le notaire)), soit indirectes (il doit permettre au notaire de respecter ses propres obligations envers son client, par exemple effectivement détruire l'information dont le notaire demande la destruction).

Ce que ça veut dire

De tout ce que nous avons lu du système professionnel québécois, c'est le seul document qui s'adresse au FOURNISSEUR plutôt qu'au professionnel — et c'est pour cela qu'il compte ici. Il ne crée rien : il recense des obligations qui nous lient déjà en droit dur, notamment les articles 25, 26, 27 et 34 de la Loi concernant le cadre juridique des technologies de l'information, et il nomme le prestataire de services comme leur débiteur direct — « assurer la sécurité, l'intégrité et la confidentialité des documents technologiques qui lui sont confiés et en interdire l'accès aux personnes non autorisées ». Trois précisions sur ce que la Chambre contrôle vraiment, à jour d'août 2026, parce que sa page a changé depuis la version 2.1 du guide. L'autorisation de la CNQ est obligatoire pour TROIS services réservés — la clôture d'un acte notarié technologique, la conservation d'un acte notarié technologique et l'utilisation d'une signature officielle numérique pour un notaire ; la visioconférence pour signature à distance a été retirée de cette liste et ne fait plus l'objet que de critères de choix à l'intention du notaire, et le mot « préalable » ne figure plus. Pour le reste, l'homologation est volontaire — sauf les solutions de vérification de documents d'identité, que la Chambre n'homologue pas du tout — et ce processus volontaire est actuellement SUSPENDU et en cours de révision. Côté notaire enfin, la Chambre demande de vérifier une solution NON autorisée avant de l'utiliser et de pouvoir produire la preuve de cette vérification sur demande, et de déclarer à l'Ordre « uniquement une solution technologique dont les données sont conservées par l'application » ; la Chambre rattache cette déclaration au Règlement sur la tenue des dossiers et des études des notaires, mais ce règlement, inchangé depuis 2010, ne mentionne ni solution technologique, ni déclaration, ni fournisseur : la mécanique relève de la politique administrative de la Chambre, pas du règlement.

Ce que nous y répondons

Nous ne touchons à aucun des services réservés : la plateforme ne clôt pas d'acte notarié, ne le conserve pas et ne porte pas votre signature officielle numérique — pas davantage qu'elle n'assure la visioconférence de signature, que la Chambre a d'ailleurs retirée de sa liste d'autorisation. L'autorisation de la CNQ ne s'applique donc pas. Nous ne sommes pas homologués non plus : l'homologation volontaire suppose une vérification de conformité aux frais du fournisseur, que nous n'avons pas demandée — et le processus est de toute façon suspendu et en cours de révision à la Chambre, donc indisponible aujourd'hui même si nous le voulions. Deux conséquences directes pour vous, et nous préférons les nommer : nous sommes une solution NON autorisée, donc la vérification avant usage et la preuve de cette vérification vous incombent ; et nos données sont conservées par l'application, ce qui fait de nous précisément le cas que la Chambre vous demande de déclarer à l'Ordre. Ce que nous pouvons faire, c'est servir cette vérification : mesures de sécurité, régions d'hébergement, sous-traitants et leurs pays, accès du personnel au seul besoin de savoir, journal d'audit, droit de vérification annuel au contrat. Sur le volet indirect — vous permettre de tenir vos propres obligations — l'exemple que donne la Chambre est la destruction effective sur demande, et c'est un écart que nous nommons : la suppression est possible et immédiate, mais nous ne délivrons pas d'attestation de destruction couvrant copies, sauvegardes et index.

attente du régulateur·Créé le 16 août 2019, mis à jour le 26 septembre 2023 (version 2.1)·Source officielle

En ce qui concerne la relation notaire-client et les données de ce dernier, les dispositions des lois professionnelles ont préséance sur toutes dispositions de lois à portée générale […] le notaire ne peut pas communiquer à un tiers des informations relatives à son client, sans son autorisation écrite, sauf exception prévue par la loi.

Ce que ça veut dire

La Chambre classe elle-même les textes en deux familles : les lois professionnelles, qui suivent le notaire où qu'il exerce, et les lois de portée générale, dont la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé. Pour la relation notaire-client, elle dit laquelle l'emporte : la professionnelle. La conséquence pratique est écrite dans la même phrase — l'autorisation écrite du client est la porte, sauf exception prévue par la loi —, et elle est posée dans un document consacré précisément à la relation notaire-fournisseur.

Ce que nous y répondons

Notre discours de conformité repose sur la Loi 25 : entente écrite, sous-traitants encadrés, notification d'incident, droit de vérification annuel — c'est l'article 14 du contrat. La Chambre dit qu'en matière notariale cela ne suffit pas, et elle a raison de le dire : ce que nous documentons est le régime général, alors que c'est le régime professionnel qui gouverne votre relation avec votre client. Concrètement, verser un dossier client dans une instance que nous exploitons remet de l'information à un tiers, et la question de l'autorisation écrite du client se pose avant le premier document, pas après le premier incident. Nous ne pouvons ni la recueillir à votre place ni nous en dispenser par contrat, et nous ne sommes pas homologués par la Chambre. Ce qui reste de notre côté : instance dédiée, hébergement au Canada — Toronto par défaut, une région québécoise uniquement en hébergement privé —, chiffrement en transit et au repos, accès par utilisateur et par groupe, journal d'audit, export intégral ; et l'écart que nous ne masquons pas, le calcul du modèle chez des fournisseurs étrangers dont plusieurs aux États-Unis.

attente du régulateur·Version 2.1, créée le 16 août 2019, mise à jour le 26 septembre 2023 ; fichier lié comme courant par la Chambre au 11 août 2026·Source officielle