Aucune norme transversale sur l'IA n'existe. C'est le premier fait à connaître.

Chacun a droit au respect du secret professionnel. […] Le tribunal doit, d'office, assurer le respect du secret professionnel.

Ce que ça veut dire

Le secret professionnel est un droit du CLIENT, de rang quasi constitutionnel, protégé par la clause de primauté de l'article 52 de la Charte. Ce n'est pas une clause de contrat que l'on aménage : c'est un droit que le tribunal fait respecter de sa propre initiative.

Ce que nous y répondons

Aucun fournisseur ne peut vous en relever, et nous ne le prétendons pas. Ce que le contrat fait, c'est nous interdire tout usage propre de vos contenus, limiter l'accès de notre personnel au besoin d'en connaître, et vous ouvrir un droit de vérification. Le reste est votre jugement professionnel.

droit dur·1975, jamais modifié ; version lue à jour au 1er avril 2026·Source officielle

Le professionnel doit respecter le secret de tout renseignement de nature confidentielle qui vient à sa connaissance dans l'exercice de sa profession. Il ne peut être relevé du secret professionnel qu'avec l'autorisation de son client ou lorsque la loi l'ordonne ou l'autorise par une disposition expresse.

Ce que ça veut dire

Le deuxième alinéa ferme la liste : autorisation du client, ou disposition expresse de la loi. Le troisième alinéa ajoute une seule autre ouverture, étroite — prévenir un risque sérieux de mort ou de blessures graves — et uniquement en communiquant les renseignements nécessaires aux personnes exposées, à leur représentant ou à celles susceptibles de leur porter secours. Il n'existe pas d'exception « prestataire de services » comparable à celle de l'article 18.3 de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (RLRQ, c. P-39.1, article inséré par la Loi 25), qui dispense les entreprises ordinaires du consentement lorsqu'elles confient un mandat ou un contrat de service.

Ce que nous y répondons

C'est la raison pour laquelle un membre d'ordre doit faire une analyse distincte de celle d'une entreprise, et pourquoi nous ne présentons jamais notre conformité à la Loi 25 comme une réponse au secret professionnel. Les deux régimes se superposent ; le plus strict gagne. À noter aussi : le devoir de secret qui s'étend à vos employés et collaborateurs ne vient pas du Code lui-même mais du code de déontologie de votre ordre, que l'article 87, par. 3° oblige chaque ordre à adopter.

droit dur·En vigueur depuis le 1er juillet 2024 ; version lue à jour au 1er avril 2026·Source officielle

Le Conseil d'administration doit, par règlement, déterminer des normes relatives à la tenue, à la détention et au maintien par un professionnel dans l'exercice de sa profession des dossiers, livres, registres […]

Ce que ça veut dire

C'est pourquoi il n'y a pas de réponse unique : chaque ordre a son règlement, avec ses propres délais. Trois ans pour un conseiller en ressources humaines agréé (C-26, r. 90, art. 2.04) ou pour un traducteur agréé, à compter cette fois de l'exécution du mandat (C-26, r. 281, art. 4) ; cinq ans pour un psychologue (C-26, r. 221, art. 8), un psychoéducateur (C-26, r. 207.3, art. 10), un conseiller d'orientation (C-26, r. 71.1, art. 10), un ergothérapeute (C-26, r. 121.1, art. 17), un physiothérapeute (C-26, r. 200.2, art. 11) ou un optométriste (O-7, r. 20, art. 2.04) ; sept pour un avocat (B-1, r. 5, art. 18, al. 3) ; dix pour un ingénieur (I-9, r. 7.3, art. 6) ou pour un notaire (N-3, r. 17, art. 20) ; et illimitée pour le greffe d'un arpenteur-géomètre (A-23, r. 9, art. 18). Le règlement de votre ordre, pas le nôtre, fixe votre plancher. Les alinéas 2 et 4 vont plus loin que les délais : chaque ordre doit régler le transfert, la cession, la garde provisoire et la destruction des dossiers en cas de radiation, de cessation d'exercice ou de décès, et le Conseil d'administration peut alors prendre possession des dossiers ou en exiger la remise à un cessionnaire.

Ce que nous y répondons

La plateforme n'applique aucune purge configurable, donc rien de notre fait n'est aligné sur ces délais. Mais elle n'a pas non plus de rétention configurable par ordre professionnel : c'est un écart que nous nommons, et il pèse plus lourd pour un ingénieur avec ses dix ans que pour un conseiller avec ses trois. Trois des horloges codées en dur du produit touchent toutefois un dossier et ne se désactivent pas : les transcriptions sont supprimées après 30 jours, les fichiers produits par un outil après 7 jours, et les pièces jointes déposées mais jamais envoyées après 48 heures. Sur le scénario du décès ou de la radiation, la réponse est franche : nous ne pouvons pas être le cessionnaire ni le gardien provisoire de vos dossiers — plusieurs règlements réservent ce rôle à un membre de l'ordre. Ce que nous garantissons, c'est l'export intégral, à vous ou à la personne que l'ordre désigne. Gardez donc le maître de tout dossier à conserver dans votre système d'archivage. Conséquence pratique si vous portez une obligation de conservation longue : si l'une de ces minuteries emporte une pièce du dossier, elle la détruit sans égard à votre délai — exportez-la avant l'échéance. Ce sont les minuteries qui touchent un dossier ; d'autres horloges existent ailleurs dans le produit, et la page Confidentialité et conformité en publie l'inventaire complet.

droit dur·Version lue à jour au 1er avril 2026·Source officielle

Le professionnel doit respecter le droit de son client de prendre connaissance des documents qui le concernent dans tout dossier constitué à son sujet et d'obtenir copie de ces documents. Toutefois, le professionnel peut refuser l'accès aux renseignements qui y sont contenus lorsque la loi l'autorise.

Ce que ça veut dire

Le client peut consulter son dossier, en obtenir copie, faire corriger un renseignement inexact et faire supprimer un renseignement périmé ou non justifié — sous réserve des refus que la loi autorise, notamment lorsque la communication risquerait de causer un préjudice grave. Du côté de l'ordre, l'article 192 permet au syndic et au comité d'inspection d'exiger le dossier ; depuis le 2 avril 2026, le professionnel ne peut leur opposer ni le privilège relatif au litige ni le secret professionnel. Et l'article 114 fait du refus de fournir un document, ou de laisser en prendre copie, une entrave — donc une infraction disciplinaire à part entière. Note pour qui vérifie : la version consolidée en lien est « à jour au 1er avril 2026 », soit la veille de l'entrée en vigueur — les mots ajoutés n'y figurent donc pas encore. Le texte modificateur est L.Q. 2026, c. 8, art. 32, mis en vigueur par son article 120.

Ce que nous y répondons

Conversations, documents et pièces jointes s'exportent, et tout est supprimable. Un message peut être rectifié sur place, et la modification laisse une entrée au journal d'audit — de quoi répondre à une demande d'accès ou de rectification et en garder la trace. La bonne question à nous poser n'est donc pas « puis-je exporter ? » par confort, mais « puis-je, sur demande et dans un délai raisonnable, tout produire et laisser un inspecteur en prendre copie ? » — parce que ne pas le pouvoir est une entrave.

droit dur·Version lue à jour au 1er avril 2026 ; art. 192 modifié par L.Q. 2026, c. 8, art. 32, en vigueur le 2 avril 2026·Source officielle

Avant de communiquer à l'extérieur du Québec un renseignement personnel, la personne qui exploite une entreprise doit procéder à une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée. […] Il en est de même lorsque la personne qui exploite une entreprise confie à une personne ou à un organisme à l'extérieur du Québec la tâche de recueillir, d'utiliser, de communiquer ou de conserver pour son compte un tel renseignement.

Ce que ça veut dire

Aucune loi n'oblige un professionnel à héberger au Québec — sauf exceptions sectorielles — mais il ne faut pas en conclure qu'aucune contrainte ne s'applique. Un cabinet privé « exploite une entreprise » au sens de l'article 1525 du Code civil : confier la conservation à un prestataire hors Québec déclenche une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée, puis une entente ÉCRITE qui tient compte notamment des résultats de cette évaluation et, le cas échéant, des mesures d'atténuation convenues. C'est l'entente que la loi exige par écrit, pas l'évaluation elle-même — la documenter reste une bonne pratique, recommandée par la CAI. L'article 3.3 en déclenche une deuxième, distincte, pour tout projet d'acquisition ou de refonte d'un système d'information qui traite des renseignements personnels — l'achat lui-même —, son ampleur devant être proportionnée à la sensibilité et à la quantité des renseignements. Les deux sont cumulatives.

Ce que nous y répondons

Nous fournissons la matière de ces évaluations plutôt qu'une attestation : région d'hébergement et région jumelée, liste des fournisseurs de modèles et de leurs pays, ce qui leur est transmis et ce qui ne l'est pas, durées de conservation, mesures de sécurité, et les clauses du contrat qui encadrent le tout. L'évaluation, elle, reste la vôtre — la loi la met à la charge de l'entreprise, pas du prestataire.

droit dur·2021, c. 25, a. 111, en vigueur depuis le 22 septembre 2023 ; à jour au 1er avril 2026·Source officielle

Quiconque confie un document technologique à un prestataire de services pour qu'il en assure la garde est, au préalable, tenu d'informer le prestataire quant à la protection que requiert le document en ce qui a trait à la confidentialité de l'information et quant aux personnes qui sont habilitées à en prendre connaissance.

Ce que ça veut dire

C'est la disposition qui régit exactement le geste que décrit cette page, et elle impose une obligation PRÉALABLE au professionnel : dire au prestataire quel niveau de protection le document exige et qui a le droit de le lire. Le deuxième alinéa retourne l'obligation vers nous, mais il faut le lire au mot près — pendant toute la durée de la garde, le prestataire est tenu de voir à ce que les moyens technologiques CONVENUS soient mis en place pour en assurer la sécurité, en préserver l'intégrité et, le cas échéant, en protéger la confidentialité et en interdire l'accès à toute personne qui n'est pas habilitée, et d'assurer le respect de toute autre obligation légale de conservation. L'obligation est donc indexée sur ce qui a été convenu, et c'est précisément pour cela que l'information préalable du premier alinéa compte : elle fixe le niveau auquel nous serons tenus.

Ce que nous y répondons

Cette obligation-là est nôtre, et elle est au contrat : sécurité, confidentialité, accès sur le principe du besoin de savoir, préavis en cas de demande de communication forcée. De votre côté, la démarche préalable de l'article 26 se fait au moment de la configuration : qui appartient à quel groupe, quelles bases sont accessibles à qui, et quelles catégories de documents ne doivent pas entrer dans la plateforme du tout.

droit dur·2001, c. 32, a. 26 ; à jour au 1er avril 2026·Source officielle

Le Prestataire de services s'engage à ce que toutes les données qui lui sont transmises par le Client, notamment les renseignements personnels concernant ses membres, soient hébergées sur des serveurs situés au Québec.

Ce que ça veut dire

Ce n'est pas une loi : c'est un modèle de clause que le Conseil met à la disposition des ordres pour leurs propres approvisionnements. Mais si votre ordre l'utilise dans un appel d'offres, elle devient contractuelle — et elle exige le Québec, pas le Canada.

Ce que nous y répondons

Notre région par défaut est Canada Centre, à Toronto, donc hors de la province de Québec. L'engagement de résidence de Microsoft porte sur le Canada, pas sur la province de Québec : il réserve expressément la copie de données entre régions canadiennes, et prévoit que du personnel situé hors du Canada peut y accéder à distance. Un hébergement en une région québécoise, uniquement en hébergement privé (l'infonuagique mutualisée n'a qu'une seule région canadienne), rapproche donc le traitement du Québec sans le garantir contractuellement. Et même alors, la clause telle que rédigée viserait « toutes les données transmises » : le calcul du modèle chez un fournisseur étranger devrait être traité explicitement.

commentaire·Janvier 2022 ; publié le 1er juin 2022·Source officielle

À l'instar de l'Ordre des ingénieurs, le Conseil propose de préserver l'imputabilité du professionnel dans l'exercice de sa profession.

Ce que ça veut dire

La position transversale, telle qu'elle existe aujourd'hui, tient en une phrase : le professionnel demeure imputable de son acte professionnel, pas la machine. Le Conseil examine deux approches — responsabiliser les créateurs du système d'IA, ou responsabiliser la personne qui applique sa décision — et retient la seconde, en nommant le « many hands problem ». Il ne se prononce donc pas sur la responsabilité contractuelle du fournisseur : celle-là relève du contrat et du droit civil, pas du droit professionnel. Le document se présente lui-même comme des pistes et demande quels amendements au Code des professions seraient nécessaires ; le rapport de 2022 confirme que le cadre manque et range la confidentialité des données parmi ses quatorze défis. Autrement dit : le cadre n'existe pas encore.

Ce que nous y répondons

Nous n'inventerons pas une conformité à une norme qui n'existe pas. Ce que nous pouvons fournir, ordre par ordre, ce sont les faits que votre inspection professionnelle demandera : où sont les données, qui y accède, ce qui sort, ce qui n'entraîne aucun modèle, et ce que le contrat engage.

commentaire·Décembre 2021 ; complété par le rapport de recherche « Les enjeux transversaux au déploiement et à l'utilisation de l'IA au sein du système professionnel québécois », publié par le CIQ le 2 juin 2022·Source officielle

Entente de sécurité établie par écrit avec un fournisseur du Québec ou du Canada préalablement à l'utilisation d'un fournisseur infonuagique pour héberger des renseignements confidentiels;

Ce que ça veut dire

Ce n'est pas la position d'un seul ordre : neuf l'ont rédigée ensemble — physiothérapie, médecins vétérinaires, pharmaciens, diététistes, psychoéducateurs, inhalothérapeutes, dentistes, infirmières et ergothérapeutes. Trois conditions tiennent dans une phrase : l'entente doit être ÉCRITE, le fournisseur doit être établi au Québec ou au Canada, et l'entente doit précéder la mise en service. L'ordre des opérations compte : on ne régularise pas le contrat après avoir commencé à verser des dossiers.

Ce que nous y répondons

Hilo Tech est établie au Québec et le contrat-maître se signe avant la mise en service : deux des trois éléments de la phrase du CIQ sont satisfaits, l'écrit et l'antériorité. L'article 14 couvre par écrit la confidentialité, les mesures de sécurité, l'accès du personnel au seul besoin de savoir, les incidents et un droit de vérification annuel. Le troisième élément, lui, n'est pas satisfait intégralement et nous ne le contournerons pas : la phrase demande un fournisseur du Québec ou du Canada pour héberger les renseignements confidentiels, et si l'hébergement par défaut est au Canada — Toronto, une région québécoise n'existant qu'en hébergement privé —, le calcul du modèle s'effectue chez des fournisseurs étrangers, plusieurs aux États-Unis, à qui le contenu de vos requêtes est transmis. Pour les neuf ordres signataires, c'est l'écart à évaluer, et il est de localisation, pas de forme contractuelle.

attente du régulateur·22 juin 2017 ; exemplaire diffusé par l'Ordre des diététistes-nutritionnistes du Québec·Source officielle

L'ingénieur doit apposer sa signature sur l'original et les copies de chaque consultation et avis écrits, mesurage, tracé, rapport, calcul, étude, dessin et cahier de charges qu'il a préparés lui-même ou qui ont été préparés sous sa direction et surveillance immédiates par des personnes qui ne sont pas membres de l'Ordre.

Ce que ça veut dire

Deux articles, pas un : le sceau et la signature pour les plans et devis (art. 3.04.01), la signature seule pour les rapports, calculs, études, dessins et avis écrits (art. 3.04.02) — c'est-à-dire exactement les livrables qu'une IA générative touche en premier. L'IA n'est pas une « personne » au sens de ces articles : c'est un outil. Un livrable produit avec son aide reste donc « préparé lui-même » par l'ingénieur, et l'authentification est obligatoire, pas facultative. Il n'existe aucune catégorie de livrable qui échapperait au sceau ou à la signature parce qu'une IA y a contribué.

Ce que nous y répondons

La plateforme ne signe rien, ne scelle rien et ne prétend produire aucun livrable d'ingénierie : l'acte d'authentification reste entièrement le vôtre, et c'est ce que le guide de l'Ordre exige — on ne peut pas se déresponsabiliser en invoquant que c'est l'IA qui a décidé. Le contrat le dit expressément : aucun résultat généré ne doit être traité comme une décision finale sans validation humaine.

droit dur·À jour au 1er avril 2026 (D. 2566-84, a. 4)·Source officielle

L'ingénieur ne peut être relevé du secret professionnel qu'avec l'autorisation de son client ou lorsque la loi l'ordonne.

Ce que ça veut dire

Ce sont les dispositions que l'Ordre rattache lui-même à son axe sur l'IA. L'article 3.06.04 ajoute une exigence de cloisonnement, et il faut la citer en entier : l'ingénieur ne doit pas ACCEPTER UN MANDAT qui comporte ou peut comporter la révélation ou l'usage de renseignements ou documents confidentiels obtenus d'un AUTRE client, sans le consentement de ce dernier. Ce n'est donc pas une interdiction d'usage autonome, et le consentement de l'autre client la lève. Pour une plateforme, cela vise directement les bases de connaissances communes et les mémoires partagées entre mandats.

Ce que nous y répondons

Chaque base de connaissances, chaque assistant et chaque conversation porte ses propres listes d'accès — par utilisateur et par groupe — et un dossier créé dans un projet est partagé avec les membres du projet dès l'origine, et son créateur n'y garde aucune autorité particulière ; un dossier personnel ne peut pas être converti en dossier partagé. Un contenu ne peut alimenter une réponse que s'il a été explicitement rattaché à la conversation ou à une base à laquelle l'utilisateur a droit. Le cloisonnement par mandat est donc possible, mais il se configure : la plateforme le permet, elle ne le devine pas.

droit dur·À jour au 1er avril 2026·Source officielle

L'ingénieur prend les mesures raisonnables pour préserver la confidentialité et l'intégrité de ses dossiers en tout temps.

Ce que ça veut dire

C'est l'ancrage réglementaire de tout choix d'hébergement pour un ingénieur — bien plus que l'article du sceau. Il porte sur la confidentialité ET sur l'intégrité, en tout temps. L'article 4 précise ce que « traçabilité » veut dire ici : un système de repérage « permettant de regrouper les différents éléments d'un même dossier et d'en assurer la traçabilité ». Un historique de conversation n'est pas cela.

Ce que nous y répondons

Sur la confidentialité : instance dédiée, chiffrement en transit et au repos, accès par utilisateur et par groupe, journal d'audit. Sur l'intégrité : les modifications d'un message laissent une trace au journal. Sur le regroupement par dossier, soyons exacts — la plateforme organise par conversation, par base de connaissances et par espace, pas par numéro de dossier d'ingénierie. Si votre repérage doit être par dossier, il se fait dans votre système de gestion documentaire, pas ici.

droit dur·Décision OPQ 2023-681, en vigueur le 23 mars 2023 ; à jour au 1er avril 2026·Source officielle

L'ingénieur tient ses dossiers de façon à permettre la compréhension de la démarche suivie dans le cadre de sa prestation de services professionnels et des motifs soutenant ses décisions.

Ce que ça veut dire

L'obligation n'est pas de pouvoir retrouver un échange : c'est de consigner AU DOSSIER la démarche et les motifs, avec la liste que le règlement énumère — contrat, correspondance, hypothèses, calculs, avis même verbaux. L'article 1, al. 2 ajoute un point décisif pour une plateforme d'entreprise, mais il est conditionnel : les dossiers tenus par l'employeur ou par la société sont considérés comme ceux de l'ingénieur S'IL PEUT Y CONSIGNER des documents ou des renseignements relatifs à sa prestation. Une instance d'entreprise où l'ingénieur écrit sous son identité peut donc être qualifiée de dossier professionnel du membre ; une instance où il ne peut rien consigner ne l'est pas, et il doit alors tenir son propre dossier.

Ce que nous y répondons

Nous ne prétendrons pas que l'historique de vos conversations tient lieu de dossier d'ingénierie : il ne le fait pas. Ce qu'il fournit, c'est la matière — ce qui a été demandé, ce que le modèle a répondu, quel modèle, quand et par qui. La consignation de la démarche et des motifs au dossier reste votre acte professionnel. Puisque l'instance de votre employeur peut être qualifiée de dossier au sens de l'article 1, exportez et versez ce qui doit y figurer.

droit dur·En vigueur le 23 mars 2023 ; à jour au 1er avril 2026·Source officielle

L'ingénieur conserve chaque dossier pendant au moins 10 ans après la date de sa fermeture. L'ingénieur doit prendre les mesures raisonnables afin de s'assurer de la pérennité de tout système ou procédé d'archivage permettant d'avoir accès aux documents et aux renseignements contenus au dossier.

Ce que ça veut dire

Dix ans après la FERMETURE, et l'obligation porte sur la pérennité du système : les documents doivent rester lisibles et accessibles pendant toute cette période. Le guide de l'Ordre ajoute la règle « sous-traitant » que le Code de déontologie n'a pas — copie de sauvegarde dans un lieu distinct et sécuritaire, et « dans le cas où l'archivage est confié à un intermédiaire, l'étendue de sa responsabilité est bien comprise ». L'article 11 réserve enfin le rôle de cessionnaire ou de gardien provisoire à un ingénieur.

Ce que nous y répondons

Soyons nets sur les trois points. Pérennité : nous n'offrons pas de garantie d'archivage à dix ans, et une plateforme de conversation n'est pas un système d'archivage — un dossier à conserver doit être exporté vers le vôtre. Sauvegarde en lieu distinct : il faut distinguer deux choses. La base de données est répliquée vers une seconde région canadienne. Les fichiers que vous téléversez, eux, ne le sont pas — ils sont sauvegardés par instantanés quotidiens conservés 14 jours, dans la région de votre instance seulement, et ce sont des instantanés de bloc : la même garantie que débrancher la machine, pas une sauvegarde applicative. Étendue de notre responsabilité : elle est écrite au contrat, avec un droit d'audit annuel. Et nous ne pourrons jamais être votre gardien provisoire — c'est pourquoi l'export intégral est garanti.

droit dur·En vigueur le 23 mars 2023 ; à jour au 1er avril 2026 ; guide modifié en mai 2024·Source officielle

L'ingénieur.e est en effet responsable de la protection des informations confidentielles qu'il ou elle transmet à des outils tiers.

Ce que ça veut dire

C'est l'axe du guide qui porte directement sur le choix d'un outil, et il est précis : se méfier des forfaits gratuits aux politiques laxistes, vérifier si l'invite est réutilisée pour l'entraînement, lire les conditions d'utilisation, minimiser et anonymiser, chiffrer, et « tenir un registre des activités de traitement et le consigner dans ses dossiers ». L'axe 5 ajoute d'informer le client de l'usage d'un système d'IA. Le guide se déclare lui-même sans valeur d'avis juridique, mais c'est la norme que l'inspection professionnelle appliquera. Il rattache ces attentes aux articles 3.06.02 et 3.06.04 du Code de déontologie.

Ce que nous y répondons

Plusieurs points de cet axe ont une réponse vérifiable de notre côté : ce n'est pas un forfait gratuit, la console affiche fournisseur par fournisseur la politique publiée d'entraînement et de conservation, le contrat interdit l'entraînement d'un modèle public sur vos contenus sans votre autorisation écrite, les échanges sont chiffrés en transit comme au repos, et les accès sont contrôlés par utilisateur et par groupe. D'autres points de l'axe ne sont pas les nôtres et nous ne prétendrons pas le contraire : l'anonymisation et la dépersonnalisation des données avant l'envoi — hachage, masquage, généralisation, confidentialité différentielle —, la minimisation des données, l'apprentissage fédéré, la détection d'intrusion, l'information et le consentement du client, et le registre des activités de traitement. Nous en fournissons la matière — journal d'audit, attribution par utilisateur, catalogue de modèles restreint par l'administrateur, détection Loi 25 message par message — étant entendu que cette détection est une option payante, désactivée par défaut, et qu'elle est elle-même un appel sortant qui envoie le texte du message à un modèle, donc un moyen de mesurer la minimisation, pas de l'appliquer — pas le geste professionnel.

attente du régulateur·Publié en septembre 2025 ; dernière modification en août 2026·Source officielle

Il est donc essentiel de ne jamais saisir des renseignements personnels, des données confidentielles ou des informations stratégiques dans un outil d'IA sans avoir la certitude que les données sont protégées, par exemple que l'outil fonctionne en circuit fermé interne à l'organisation.

Ce que ça veut dire

L'Ordre déclare ces lignes directrices « à portée obligatoire ». Ce n'est pas un règlement, mais c'est la norme de pratique que l'inspection professionnelle appliquera. Le seul classement que l'Ordre fasse (Principe 06) oppose l'outil public à « une solution personnalisée à l'organisation et hébergée sur ses serveurs internes » — pas à une instance exploitée par un fournisseur ; et il interdit les renseignements confidentiels dans un outil public « avec ou sans abonnement payant ». Nous ne lui ferons pas dire une comparaison qu'il n'a pas faite. S'y ajoutent l'article 12.1 de la Loi 25 pour tout tri de candidatures rendu sans intervention humaine, et l'article 18.1 de la Charte pour les motifs protégés.

Ce que nous y répondons

Non — et il faut le dire ici plutôt que cent lignes plus bas. L'encadré de la page 8, auquel le Principe 03 renvoie expressément, décrit trois configurations, et une instance exploitée par un fournisseur n'en est pas une : pour l'abonnement payant, l'Ordre écrit qu'il « demeure fortement recommandé de ne pas saisir d'informations confidentielles », et il ne reconnaît le contrôle des données qu'au modèle privé local installé sur les serveurs de l'organisation. Nous ne sommes pas cela. Une instance dédiée vous rapproche de ce que l'Ordre décrit — base distincte, accès nominatifs, journal — sans y correspondre, et les lignes directrices sont déclarées « à portée obligatoire ». Anonymisez ce que vous versez, ou n'y versez pas de renseignements confidentiels. Le point qui reste vôtre par ailleurs : si vous branchez une automatisation qui trie des candidatures sans qu'un humain intervienne, vous entrez dans l'article 12.1 et devez informer la personne, lui donner les facteurs et lui ouvrir une révision humaine.

attente du régulateur·12 juin 2026 ; remplace l'avis du 16 décembre 2025·Source officielle

Le membre doit protéger l'emploi et l'administration des techniques et des outils qu'il utilise ainsi que l'interprétation des informations qui en découlent contre une utilisation inadéquate de la part d'autrui.

Ce que ça veut dire

Les lignes directrices de l'Ordre rattachent expressément l'IA à cet article, et elles en tirent trois attentes : encadrer l'usage de l'IA au sein du service RH | RI, former les personnes utilisatrices à un usage sécuritaire, et effectuer en continu une veille afin d'adapter les pratiques internes à l'évolution de la technologie. L'obligation, elle, est de droit dur et rédigée en termes ouverts : protéger l'emploi des outils contre une utilisation inadéquate de la part d'autrui. Les moyens — comptes nominatifs, rôles, politique d'usage, prévention de l'IA fantôme — sont notre lecture de ce qu'elle implique pour une plateforme, pas le texte de l'article, et « IA fantôme » vient d'une autre section des lignes directrices. L'article 51, par. 2 la double du côté des personnes : prendre les mesures nécessaires pour que collaborateurs et personnes sous supervision ne divulguent ni n'utilisent les renseignements dont ils prennent connaissance.

Ce que nous y répondons

C'est exactement ce que l'outillage sert : comptes nominatifs, groupes, rôles, catalogue de modèles restreint par l'administrateur, journal d'audit de qui a fait quoi. Une instance dédiée déclarée à l'organisation est aussi la réponse la plus directe à l'IA fantôme. Restent hors produit les deux autres attentes de l'Ordre : la politique d'usage doit exister et être enseignée, et la veille continue sur l'évolution des outils est un travail, pas un réglage.

droit dur·Texte consolidé à jour au 1er avril 2026·Source officielle

Un conseiller doit conserver ses dossiers dans un local ou un meuble auquel le public n'a pas librement accès et pouvant être fermé à clef ou autrement. Lorsque suivant l'article 1.03, le conseiller utilise l'informatique ou toute autre technique pour la constitution et la tenue de ses dossiers, il doit s'assurer que leur confidentialité soit respectée.

Ce que ça veut dire

C'est le règlement pris sous l'article 91 du Code des professions, et il fait partie des rares textes de droit dur qui autorisent l'informatisation du dossier tout en y accrochant une obligation personnelle : c'est le membre, pas le fournisseur, qui doit s'assurer du respect de la confidentialité (art. 2.05, al. 2, renvoyant à l'art. 1.03). L'article 2.07 ajoute une condition que l'on cite rarement en entier : les dossiers tenus par la société ou l'employeur ne valent comme ceux du conseiller que S'IL PEUT Y INSCRIRE les éléments de l'article 2.02 — date d'ouverture, nom, adresse et téléphone du client, motifs de la consultation, description et date des services rendus, recommandations, correspondance ; s'il ne peut le faire, il doit tenir un dossier pour chacune de ces personnes. Il doit en outre signer ou parapher toute inscription qu'il y introduit.

Ce que nous y répondons

Sur la confidentialité, nous fournissons les moyens — instance dédiée, chiffrement, accès par utilisateur et par groupe, comptes nominatifs, journalisation des entrées — et vous fournissez la vérification : l'obligation de l'article 2.05 est la vôtre, et aucune attestation de fournisseur ne la transfère. Sur l'article 2.07, soyons exacts : ce n'est pas notre plateforme qui vous évite la double tenue. La dispense suppose de pouvoir inscrire les éléments de l'article 2.02 — coordonnées, motifs, services rendus et leurs dates, recommandations, correspondance — dans le dossier de la société ou de l'employeur, et notre produit ne tient pas de dossier client : il s'organise par conversation et par base de connaissances. Il est un outil de travail en amont de votre dossier ; le dossier de l'article 2.07, c'est votre système de gestion, pas le nôtre.

droit dur·Texte consolidé à jour au 1er avril 2026·Source officielle

Lorsqu'une décision ou une recommandation s'appuie, en totalité ou en partie, sur des résultats générés par l'IA, inscrire au dossier les informations pertinentes pour la compréhension de la démarche, par exemple le nom de l'outil d'IA utilisé, la nature de l'intervention de l'IA, les données fournies à l'IA, les moyens pris pour limiter les risques, les résultats générés par l'IA et l'usage qui a été fait de ces résultats.

Ce que ça veut dire

L'attente est ouverte, et c'est ce qui la rend exigeante : inscrire au dossier « les informations pertinentes pour la compréhension de la démarche », dont l'Ordre donne six exemples — nom de l'outil, nature de l'intervention de l'IA, données fournies, moyens pris pour limiter les risques, résultats générés, usage qui en a été fait. La liste est illustrative, pas limitative. C'est l'attente la plus concrète du document parce qu'elle se contrôle sur pièces. Le même document, p. 8, situe par ailleurs les architectures : dès lors que les données quittent l'organisation, il « demeure tout de même fortement recommandé de ne pas saisir d'informations confidentielles et d'anonymiser les données contenant des renseignements personnels », et seul un modèle privé local installé sur les serveurs de l'organisation est, selon l'Ordre, « la seule façon de garder un contrôle sur les données et leurs usages ».

Ce que nous y répondons

La plateforme fournit sans effort de votre part une partie des éléments que l'Ordre donne en exemple : l'outil et le modèle exact utilisés, les données que vous avez fournies (l'invite, les pièces jointes, les bases rattachées), les résultats générés, le tout horodaté, attribué à votre compte et exportable. Les moyens pris pour limiter les risques et l'usage que vous avez fait du résultat sont un jugement professionnel : ils s'écrivent, ils ne se journalisent pas — et la liste de l'Ordre étant illustrative, votre inspection pourra en demander davantage. Un point que nous ne tairons pas : le même document classe les architectures par risque et considère qu'à partir du moment où les données quittent l'organisation, il vaut mieux ne pas y saisir d'informations confidentielles sans anonymisation, le contrôle plein n'étant atteint, selon l'Ordre, que par un modèle installé sur vos propres serveurs. Notre hébergement privé dédié réduit cet écart, il ne l'annule pas : le calcul du modèle reste chez des fournisseurs tiers.

attente du régulateur·Publiées le 12 juin 2026 (colophon : mai 2026)·Source officielle

Les serveurs des outils grand public sont situés dans d'autres pays que le Canada. Les utiliser pour traiter des données confidentielles ou des renseignements personnels contrevient aux lois québécoises et canadiennes sur la protection de ces données.

Ce que ça veut dire

L'avis ne dit pas « imprudent », il dit « contrevient » — et il rattache l'illégalité au lieu des serveurs. Un membre doit donc savoir où sont hébergées les données de l'outil qu'il emploie, avant d'en évaluer la qualité linguistique. L'Ordre enjoint par ailleurs ses membres à inclure ces outils dans un processus qui doit, dans tous les cas, comprendre au moins une étape de contrôle-qualité par un professionnel, quelle que soit la sortie de la machine.

Ce que nous y répondons

Ce que nous livrons n'est pas un outil grand public : instance dédiée à votre organisation, hébergement par défaut au Canada, et aucun de vos contenus n'entraîne un modèle public sans votre autorisation écrite. La distinction que l'avis ne fait pas et que nous devons faire : l'hébergement est une chose, le CALCUL du modèle en est une autre, et celui-ci s'effectue chez des fournisseurs étrangers, majoritairement aux États-Unis. Nous vous montrons ce qui leur est transmis, ce qui ne l'est pas et ce que leurs politiques publiées engagent — c'est la matière de votre évaluation, pas sa conclusion.

attente du régulateur·Publié le 13 mars 2025·Source officielle

La psychoéducatrice ou le psychoéducateur souhaitant utiliser l'IA dans sa pratique doit demeurer prudent quant au partage d'informations de ses clientes et clients, en anonymisant rigoureusement les renseignements pour éviter les possibles risques d'identification.

Ce que ça veut dire

C'est le seul guide québécois qui pose la question par son nom — « Puis-je utiliser l'IA pour ma tenue de dossiers ? » — mais il la range parmi les questionnements de ses membres et n'y répond nulle part : la réponse « oui, sous condition » est une lecture, pas la position écrite de l'Ordre. Ce qu'il énonce, en revanche, est net : le critère n'est pas le retrait du nom, c'est l'élimination des « possibles risques d'identification », donc aussi des détails qui permettraient de reconstituer une identité ; et pour la tenue de dossiers précisément, il faut « ne transmettre à l'IA aucune information permettant de les identifier ». Autrement dit : ni interdiction, ni permission, mais une condition d'anonymisation stricte. Le guide est muet sur l'hébergement, la localisation, le chiffrement et la conservation — on ne peut donc pas s'en réclamer sur ces terrains.

Ce que nous y répondons

La plateforme aide, elle ne décide pas à votre place. La détection Loi 25 signale message par message les renseignements personnels, les secrets et les mots de passe, et une file de révision les remonte à l'administrateur ; le mode confidentialité permet de traiter un échange sans qu'il alimente quoi que ce soit. Deux choses à savoir avant de compter dessus : cette détection est une option payante, désactivée par défaut, et elle est elle-même un appel sortant vers un modèle. Et elle n'anonymise pas toute seule, et « rigoureusement » est un jugement professionnel, pas un réglage. Nous ne prétendrons pas le contraire : c'est vous qui décidez ce qui entre.

attente du régulateur·Adopté à la séance du 24 mai 2025 ; publication datée de juin 2025·Source officielle

La présente section permet l'utilisation des technologies de l'information pour la tenue, […] des dossiers des clients d'un conseiller d'orientation pourvu que la confidentialité des renseignements qui y sont contenus ainsi que l'exercice des droits d'accès et de rectification soient assurés.

Ce que ça veut dire

L'instrument est un aide-mémoire, mais le texte qu'il reproduit est du droit dur : le règlement de tenue de dossiers de l'Ordre. Il permet expressément l'informatique — et pose deux conditions cumulatives. La confidentialité, attendue. Et, tout autant, l'exercice effectif des droits d'accès et de rectification : un outil qui protégerait bien les données sans permettre de les consulter ni de les corriger ne satisferait pas la permission.

Ce que nous y répondons

Les deux conditions se démontrent. Confidentialité : instance dédiée, chiffrement en transit et au repos, accès par utilisateur et par groupe, journal d'audit. Accès et rectification : conversations, documents et pièces jointes s'exportent, un message se rectifie sur place et la modification laisse une entrée au journal. Ce que la plateforme n'est pas, c'est un système de tenue de dossiers : elle s'organise par conversation et par base de connaissances, pas par dossier client. Pour la tenue elle-même, elle est un outil de travail en amont de votre dossier, pas le dossier.

attente du régulateur·16 juillet 2026 — le texte le plus récent du corpus des ordres·Source officielle

Le traitement par un sous-traitant est régi par un contrat ou un autre acte juridique au titre du droit de l'Union ou du droit d'un État membre, qui lie le sous-traitant à l'égard du responsable du traitement...

Ce que ça veut dire

Si un client européen vous confie, à vous, le rôle de sous-traitant (ou si vous sous-traitez vous-même à un fournisseur), un contrat de sous-traitance distinct est requis, avec les garanties de l'article 28 — et ce indépendamment du secret professionnel, qui reste votre obligation la plus stricte.

Ce que nous y répondons

Nous n'offrons pas encore, au catalogue, un DPA conforme à l'article 28. Si votre mandat touche des données de personnes de l'UE ou de l'EEE, dites-le-nous avant de signer : c'est un écart que nous préférons nommer plutôt que découvrir en cours de mandat. Elles se négocient au bon de commande, au cas par cas ; leur mise en produit n'est pas planifiée.

droit dur·En vigueur depuis le 25 mai 2018·Source officielle

Un transfert, vers un pays tiers ou à une organisation internationale, de données à caractère personnel qui font ou sont destinées à faire l'objet d'un traitement après ce transfert ne peut avoir lieu que si, sous réserve des autres dispositions du présent règlement, les conditions définies dans le présent chapitre sont respectées par le responsable du traitement et le sous-traitant.

Ce que ça veut dire

Le Canada bénéficie d'une décision d'adéquation PARTIELLE de la Commission européenne (décision 2002/2/CE, maintenue au réexamen de 2024) : elle ne couvre que les organisations privées assujetties à la LPRPDE. Un transfert vers une instance hébergée au Canada chez une telle organisation s'appuie donc sur l'adéquation. Deux réserves : une instance hébergée ailleurs qu'en pays adéquat, et le saut suivant vers un fournisseur de modèle hors UE, exigent chacun leur propre base — en pratique des clauses contractuelles types.

Ce que nous y répondons

Nous ne proposons pas encore de clauses contractuelles types signées au catalogue. Pour un mandat impliquant des données de personnes de l'UE ou de l'EEE, parlez-nous de votre besoin précis avant de contracter.

droit dur·En vigueur depuis le 25 mai 2018 ; clauses types du 4 juin 2021·Source officielle

En cas de violation de données à caractère personnel, le responsable du traitement en notifie la violation en question à l'autorité de contrôle compétente... dans les meilleurs délais et, si possible, 72 heures au plus tard après en avoir pris connaissance...

Ce que ça veut dire

Soixante-douze heures, un délai fixe. Si vous agissez comme sous-traitant d'un donneur d'ordre européen, vous devez le notifier sans retard indu pour que son horloge de 72 heures puisse démarrer à temps — bien avant votre propre délai de conservation professionnel.

Ce que nous y répondons

Le contrat nous oblige à vous aviser sans délai, avec la nature de l'incident, les personnes visées, la période et les mesures prises — sans nombre d'heures chiffré. Pour un mandat soumis au RGPD, c'est une clause à négocier explicitement au bon de commande.

droit dur·En vigueur depuis le 25 mai 2018·Source officielle

La présente section permet l'utilisation des technologies de l'information pour la tenue, la détention ainsi que le maintien des dossiers des clients d'un psychoéducateur pourvu que la confidentialité des renseignements qui y sont contenus ainsi que l'exercice des droits d'accès et de rectification soient assurés. […] Le psychoéducateur doit conserver les dossiers dans un local ou un meuble auquel le public n'a pas librement accès et pouvant être fermé à clé ou autrement. […] Le psychoéducateur doit conserver chaque dossier pendant au moins 5 ans à compter de la date du dernier service professionnel rendu.

Ce que ça veut dire

L'article 1 est une permission conditionnelle, et la condition fait partie de la permission : le dossier peut être tenu par technologies de l'information pourvu que la confidentialité et l'exercice des droits d'accès et de rectification soient assurés. La règle de garde de l'article 9 est écrite pour du papier — « un local ou un meuble » fermé à clé, auquel le public n'a pas librement accès — et se transpose au numérique comme une obligation de restreindre l'accès au même degré. Le délai est de 5 ans à compter du dernier service professionnel rendu, et le deuxième alinéa de l'article 10 ajoute que la destruction qui suit doit elle-même préserver la confidentialité. La section III ferme la boucle : en cas de cessation définitive, de radiation permanente ou de décès, les dossiers passent à un cessionnaire psychoéducateur ou au secrétaire de l'Ordre, qui doit encore les conserver au moins 5 ans (art. 28, 29 et 34) — l'article 27 permettant que cette conservation se fasse par voie technologique aux mêmes conditions qu'à l'article 1.

Ce que nous y répondons

L'instance est dédiée et hébergée chez Microsoft Azure, région Canada Centre (Toronto) par défaut ; l'accès se règle par utilisateur et par groupe, le journal d'audit garde la trace des accès et des modifications, et le catalogue de modèles se restreint jusqu'à l'interrupteur global qui lie aussi les administrateurs. Cela soutient la condition de confidentialité de l'article 1 ; cela ne la garantit pas à soi seul, parce que l'inférence sort du Canada — les fournisseurs de modèles sont établis aux États-Unis et en France. Et l'interrupteur ne lie que les modèles qu'un utilisateur choisit : l'extraction du texte d'un document versé dans une base de connaissances, la génération des titres de conversation, la détection Loi 25 si vous l'activez sont des appels que le serveur émet lui-même. Sur l'article 10, la réponse est franche : la rétention n'est pas configurable, donc rien chez nous n'est aligné sur vos 5 ans. Trois minuteries non désactivables jouent en sens inverse — transcriptions à 30 jours, fichiers produits par un outil à 7 jours, pièces jointes déposées mais jamais envoyées à 48 heures — et d'autres horloges existent ailleurs dans le produit ; si l'une d'elles emporte une pièce du dossier, elle la détruit sans égard à votre délai. Gardez le dossier maître dans votre système d'archivage ; l'export intégral des conversations, documents et pièces jointes en formats ouverts est là pour l'alimenter. Nous ne délivrons aucune attestation de destruction. Et nous ne pouvons pas être votre cessionnaire : l'article 28 réserve ce rôle à un psychoéducateur ou au secrétaire de l'Ordre.

droit dur·Décision 2011-06-10, 2011 G.O. 2, 2284 ; modifié par la Décision OPQ 2025-947, 2025 G.O. 2, 7238 ; texte lu à jour au 1er avril 2026·Source officielle

Le conseiller d'orientation doit conserver les dossiers dans un local ou un meuble auquel le public n'a pas librement accès et pouvant être fermé à clef ou autrement. […] Le conseiller d'orientation doit conserver chaque dossier pendant au moins 5 ans à compter de la date du dernier service professionnel rendu. […] À l'expiration de ce délai, il peut procéder à la destruction du dossier en s'assurant de préserver la confidentialité des renseignements qui y sont contenus.

Ce que ça veut dire

C'est le texte de loi derrière l'aide-mémoire de l'Ordre : la phrase que l'aide-mémoire reproduit est l'article 1 de ce règlement, qui permet la tenue du dossier par technologies de l'information pourvu que la confidentialité et l'exercice des droits d'accès et de rectification soient assurés. Le reste, l'aide-mémoire ne le dit pas : l'article 9 exige une garde à laquelle le public n'a pas librement accès, l'article 10 fixe 5 ans à compter du dernier service professionnel rendu, et la destruction qui suit ce délai doit préserver la confidentialité. Les articles 24 à 32 ajoutent la cessation d'exercice : les dossiers — y compris les logiciels et le matériel psychométrique — passent à un cessionnaire conseiller d'orientation ou au secrétaire de l'Ordre dans les 15 jours, l'article 25 permettant là encore la voie technologique aux mêmes conditions.

Ce que nous y répondons

Les conditions de l'article 1 sont celles sur lesquelles nous pouvons produire des preuves : instance dédiée, hébergement Microsoft Azure en région Canada Centre (Toronto) par défaut, accès par utilisateur et par groupe, journal d'audit des modifications, des partages, des accès administrateur et de la récupération dans une base de connaissances, export intégral et rectification d'un message avec trace au journal — de quoi documenter l'accès et la rectification. Ce que la même liste ne couvre pas : l'inférence sort du Canada, chez des fournisseurs établis aux États-Unis et en France, et l'interrupteur du catalogue de modèles ne lie que les modèles qu'un utilisateur choisit, pas les appels que le serveur émet lui-même — extraction du texte d'un document versé, titres de conversation, détection Loi 25 si vous l'activez. Sur l'article 10, nous ne tenons pas votre délai : la rétention n'est pas configurable, il n'y a pas d'attestation de destruction, et trois des horloges non désactivables du produit suppriment les transcriptions à 30 jours, les fichiers produits par un outil à 7 jours et les pièces jointes jamais envoyées à 48 heures. Le matériel psychométrique visé à l'article 24 mérite une mention à part : il n'a rien à faire dans une base de connaissances partagée. Et nous ne pouvons pas être le cessionnaire — l'article 26 réserve ce rôle à un membre de l'Ordre ou au secrétaire.

droit dur·Décision 2012-02-09, 2012 G.O. 2, 920 ; modifié par la Décision OPQ 2025-927, 2025 G.O. 2, 6270 ; texte lu à jour au 1er avril 2026·Source officielle

Pour chacun de ces mandats, le membre doit conserver en outre sur support papier ou support électronique: 1° dans le cas d'une traduction, le texte à traduire et la traduction réalisée; […] Le membre doit conserver les dossiers visés à l'article 3 pendant au moins 3 ans à compter de la date à laquelle le mandat a été exécuté. […] Les dossiers visés aux articles 2 et 3 sont conservés dans un local ou un meuble auquel le public n'a pas librement accès et pouvant être fermé à clef ou autrement, ou sur des supports électroniques auxquels le public n'a pas accès.

Ce que ça veut dire

Ce règlement de 1996 est le plus explicite du lot sur le support et le plus muet sur la sécurité. L'article 5 offre deux branches équivalentes : le local ou le meuble fermé à clef, OU des supports électroniques auxquels le public n'a pas accès — le numérique n'a donc pas à être justifié, mais aucune condition de confidentialité, d'intégrité ou de droits d'accès n'y est attachée, contrairement aux règlements plus récents des autres ordres. Le délai est de 3 ans à compter de l'exécution du mandat, le plus court des six ordres examinés ici. Et l'article 3 est celui qui vise directement l'outil de traduction : ce qui doit être conservé, c'est le texte à traduire ET la traduction réalisée — autrement dit le contenu même du client, pas seulement des métadonnées de mandat.

Ce que nous y répondons

L'article 5 est satisfiable, et c'est rare de pouvoir l'écrire : « des supports électroniques auxquels le public n'a pas accès » décrit une instance dédiée avec accès par utilisateur et par groupe et journal d'audit. Le point dur est ailleurs. L'article 3 vous oblige à conserver le texte de départ et la traduction pendant 3 ans ; or notre rétention n'est pas configurable et joue en sens inverse — les fichiers produits par un outil disparaissent à 7 jours, les pièces jointes déposées mais jamais envoyées à 48 heures, les transcriptions à 30 jours, et d'autres horloges existent ailleurs. Une conversation de traduction n'est donc pas un dossier au sens de l'article 3 : exportez le texte et sa traduction dans votre propre archivage, en formats ouverts, avant l'échéance. Deuxième point, celui que l'avis de l'Ordre soulève déjà : le texte du client part en inférence hors du Canada, chez des fournisseurs établis aux États-Unis et en France, et l'interrupteur du catalogue de modèles ne lie pas les appels que le serveur émet lui-même. Le contrat interdit tout entraînement sur vos contenus sans autorisation écrite (art. 14.2 et 14.7) ; il ne rapatrie pas le traitement. Enfin, nous ne pouvons pas être le cessionnaire de vos dossiers : l'article 8 réserve ce rôle à un membre de l'Ordre ou au secrétaire.

droit dur·Décision 96-12-19, 1997 G.O. 2, 418 ; modifié par L.Q. 2008, c. 11, a. 212 ; texte lu à jour au 1er avril 2026·Source officielle

L'arpenteur-géomètre doit garder au Québec son greffe, tout greffe dont il est dépositaire, cessionnaire ou gardien, ainsi que tout greffe commun dont il est gardien. […] La conservation du greffe ou du greffe commun est d'une durée illimitée.

Ce que ça veut dire

C'est la règle de résidence la plus dure du système professionnel québécois, et elle est plus stricte que l'article 88 de la Loi sur la distribution de produits et services financiers : le greffe doit être GARDÉ AU QUÉBEC — pas au Canada, pas « chez un prestataire qui offre des garanties adéquates » — et sa conservation est d'une DURÉE ILLIMITÉE, sans terme et sans droit de destruction. L'article 2 autorise expressément l'informatique pour constituer et tenir le greffe, donc la contrainte n'est pas technologique : elle est géographique et perpétuelle. L'article 19 ajoute une protection satisfaisante contre le feu, l'eau et le vol, et le Règlement sur la tenue d'une étude (A-23, r. 17, art. 3) impose en plus que « L'étude doit être située au Québec ». Version consolidée lue à jour au 1er avril 2026 ; l'article 17 a été modifié par la Décision 2009-03-26.

Ce que nous y répondons

Réponse franche : votre greffe ne doit pas vivre dans la plateforme. Par défaut, votre instance est hébergée sur Microsoft Azure en région Canada Centre, à Toronto — au Canada, mais hors du Québec, ce qui ne satisfait pas l'article 17. Une région québécoise n'est disponible qu'en hébergement privé ; l'infonuagique partagée n'a qu'une seule région canadienne. Et même en région québécoise, l'inférence des modèles sort du Canada (fournisseurs aux États-Unis et en France ; une entité de Singapour pour la vidéo seulement) : ce qui est envoyé à un modèle quitte le Québec. À cela s'ajoute la durée illimitée de l'article 18, que nous ne pouvons pas promettre — la rétention n'est pas configurable et plusieurs minuteries se déclenchent sans qu'on puisse les désactiver (transcriptions à 30 jours, fichiers d'outils à 7 jours, pièces jointes non envoyées à 48 heures, et d'autres horloges ailleurs dans le produit). Ce que la plateforme peut faire pour un arpenteur-géomètre : le travail qui n'est pas le greffe — recherche, correspondance, rédaction, synthèse — avec catalogue de modèles restreint, journal d'audit et export intégral. Minutes, documents en brevet, documents évolutifs, répertoire et index cadastral restent dans un système gardé au Québec.

droit dur·2026-04-01·Source officielle

Rien dans le présent règlement ne doit être interprété comme excluant l'utilisation de l'informatique ou de toute autre technique pour la constitution et la tenue des dossiers d'un architecte.

Ce que ça veut dire

L'informatique est permise sans réserve — et c'est justement ce qui distingue ce règlement des autres. Là où les évaluateurs agréés et les optométristes assortissent la même permission d'une condition (« pourvu que la confidentialité […] soit assurée »), l'article 1.03 n'en pose aucune. Mais la règle de garde, elle, n'a jamais été modernisée : l'article 2.05 exige un « local ou un meuble auquel le public n'a pas librement accès et pouvant être fermé à clef ou autrement », sans l'équivalent électronique que le règlement des administrateurs agréés a pris la peine d'ajouter. Un cabinet entièrement numérique se lit donc dans un texte qui décrit une serrure. Conservation : 5 ans à compter du dernier service rendu ou de la fin des travaux (art. 2.03), et 5 ans de plus à compter d'un avis de vice de construction (art. 2.04) — un compteur qui peut repartir des années après la livraison.

Ce que nous y répondons

Sur l'article 1.03, rien à démontrer : la permission est inconditionnelle. Sur l'article 2.05, nous fournissons l'équivalent fonctionnel d'un meuble fermé — instance dédiée, accès par utilisateur et par groupe sur chaque objet, journal d'audit, chiffrement au repos et en transit — mais c'est vous qui devrez écrire que cet équivalent satisfait un texte rédigé pour une serrure, parce que le règlement ne le dit pas. Sur l'article 2.04, soyez précis avec nous : la rétention n'est pas configurable, nous n'émettons pas d'attestation de destruction, et l'horloge de vice de construction peut vous obliger à conserver un dossier bien au-delà des délais que le produit applique de lui-même — la page Confidentialité et conformité en publie l'inventaire complet. Le dossier de projet reste dans votre système ; l'export intégral l'alimente.

droit dur·À jour au 1er avril 2026·Source officielle

Les dossiers visés aux articles 2 et 3 sont conservés dans un local ou un meuble auquel le public n'a pas librement accès et pouvant être fermé à clef ou autrement, ou sur des supports électroniques auxquels le public n'a pas accès.

Ce que ça veut dire

Pour un acheteur infonuagique, ce texte règle d'avance la question que les autres laissent ouverte : l'article 5 met le support électronique sur le même pied que le meuble fermé, en toutes lettres, au lieu de laisser l'équivalence à déduire. L'article 2 va dans le même sens — le dossier se consigne « sur support papier ou électronique ». Le critère n'est donc pas le lieu, c'est l'inaccessibilité au public. Conservation : 5 ans à compter de l'exécution du mandat (art. 4). Attention toutefois à l'article 3 : l'administrateur agréé autorisé à émettre une opinion de conformité aux principes de saine gestion doit conserver au dossier une liste précise de pièces d'analyse, et ces pièces-là tombent sous la même règle de garde.

Ce que nous y répondons

Ici, nous n'avons pas à plaider l'équivalence : le règlement nomme le support électronique lui-même. Ce que nous mettons en face de « auxquels le public n'a pas accès » : instance dédiée, aucun lien public anonyme par défaut, droits par objet et par groupe, journal d'audit. Une réserve à connaître avant de vous en réclamer : le partage vers l'extérieur de votre organisation, lui, est actif par défaut — le plafond et la liste des domaines invitables se règlent, jusqu'à « jamais », mais c'est un réglage à faire, pas un état initial. Sur les 5 ans de l'article 4, la rétention n'est pas configurable et nous ne délivrons aucune attestation de destruction.

droit dur·À jour au 1er avril 2026·Source officielle

Rien dans le présent règlement ne doit être interprété comme excluant l'utilisation des technologies de l'information pour la constitution, la tenue ainsi que la conservation des dossiers, pourvu que la confidentialité des renseignements qui y sont contenus ainsi que l'exercice des droits d'accès et de rectification soient assurés.

Ce que ça veut dire

La permission est conditionnelle, et les deux conditions ne se démontrent pas de la même façon : la confidentialité est une affaire de mesures, l'exercice des droits d'accès et de rectification est une affaire de procédure. L'article 2 ajoute une contrainte que la plupart des règlements de tenue de dossiers n'ont pas — le dossier « doit être conservé à l'endroit où il exerce sa profession » —, ce qui mérite d'être lu avec votre Ordre avant de conclure qu'un hébergement infonuagique y répond. Conservation : 5 ans à compter du dernier service rendu ou de la dernière inscription (art. 6), puis destruction permise en préservant la confidentialité (art. 9).

Ce que nous y répondons

Sur la confidentialité, les moyens existent et se démontrent : instance dédiée, hébergement Azure Canada Centre (Toronto) par défaut, droits par objet et par groupe, journal d'audit, chiffrement en transit et au repos. Sur les droits d'accès et de rectification, la réponse est plus courte qu'elle n'en a l'air : un administrateur retrouve et retire les données d'une personne nommée, mais dossier par dossier — il n'y a pas de portail libre-service, et aucun délai chiffré au contrat. Sur l'article 2, nous ne trancherons pas à votre place : « l'endroit où il exerce sa profession » n'a pas été écrit pour un centre de données, et si votre Ordre le lit littéralement, aucune de nos caractéristiques techniques n'y répond. Sur l'article 9, la destruction est possible et immédiate, mais nous n'en délivrons pas d'attestation.

droit dur·À jour au 1er avril 2026·Source officielle