Ici, la loi exige le Québec — et pas seulement le Canada

Un cabinet tient au Québec les dossiers de ses clients conformément aux règlements. Il y conserve et rend accessible à l'Autorité, par les moyens que celle-ci indique, tous les documents et tous les renseignements provenant de ses représentants.

Ce que ça veut dire

C'est une vraie exigence de localisation, pas une évaluation. Le dossier client doit être TENU au Québec — pas au Canada, au Québec — et rester accessible à l'AMF. L'article 139 impose la même chose au représentant autonome et à la société autonome. Le règlement sur le cabinet (r. 2, art. 15) permet toutefois que les renseignements d'un dossier se trouvent en différents endroits s'ils restent consignés auprès du cabinet et produisibles.

Ce que nous y répondons

Deux voies existent, et il faut en choisir une explicitement. Soit votre système de référence demeure au Québec et la plateforme n'intervient qu'en traitement accessoire. Attention à un raccourci fréquent : l'article 15 du règlement sur le cabinet traite de la DISPERSION des renseignements entre plusieurs endroits et ne dit rien de leur localisation hors Québec — il n'autorise donc pas cette voie, il ne l'interdit simplement pas. C'est une organisation que vous devez pouvoir justifier devant l'AMF, pas une permission écrite quelque part. Soit vous prenez l'hébergement privé, seule formule qui offre une région québécoise — l'infonuagique mutualisée n'a qu'une seule région canadienne, à Toronto, et aucune ligne au bon de commande ne la déplace. Une précision qui compte pour votre dossier : l'engagement de résidence de l'hébergeur porte sur le Canada, pas sur la province de Québec, et il réserve la copie de données entre régions canadiennes. Nous vous donnons donc le fait exact plutôt qu'une assurance que l'article 88 ne reconnaîtrait pas.

droit dur·À jour au 1er avril 2026·Source officielle

À moins d'avoir reçu d'un client le consentement visé à l'article 92, un cabinet inscrit dans une discipline de l'assurance tient, conformément au règlement, ses dossiers d'assurance séparément de ses autres dossiers. L'obligation de tenir des dossiers séparés ne doit pas être interprétée comme obligeant un cabinet à maintenir des systèmes informatiques distincts.

Ce que ça veut dire

C'est la seule disposition qui porte sur la FORME du cloisonnement, et elle tranche deux questions d'un coup. Bonne nouvelle : la loi dit expressément que la séparation n'exige pas deux systèmes informatiques — vous n'avez donc pas besoin de deux instances. Contrainte réelle : le dossier d'assurance doit rester distinct des autres dossiers du cabinet, sauf consentement du client au sens de l'article 92.

Ce que nous y répondons

Concrètement, une base de connaissances unique « tout le cabinet » manque à cet article par construction : elle mélange les dossiers d'assurance avec le reste. La plateforme permet la bonne configuration — bases de connaissances distinctes, listes d'accès par groupe, assistants dédiés à une discipline — mais c'est une décision d'architecture à prendre au démarrage, pas un réglage par défaut. Nous la posons explicitement en atelier de configuration.

droit dur·1998, c. 37, a. 89 ; à jour au 1er avril 2026·Source officielle

Un cabinet ne peut, même s'il possède, le 1er octobre 1999, un consentement d'un client pour utiliser les renseignements qu'il détient sur celui-ci à des fins non pertinentes à l'objet du dossier pour lequel ils ont été recueillis, permettre à un de ses représentants ou employés d'avoir accès à ceux-ci que s'il obtient de ce client un consentement particulier à cet effet.

Ce que ça veut dire

Le cabinet ne peut laisser un représentant ou un employé accéder aux renseignements d'un client à des fins qui ne sont pas pertinentes à l'objet du dossier pour lequel ils ont été recueillis, à moins d'un consentement particulier donné sur un formulaire servant uniquement à cette fin. C'est l'ancrage de droit dur de la limitation de finalité, et il vise l'accès interne autant que l'externe.

Ce que nous y répondons

L'accès se règle par rôle, par groupe et par utilisateur nommé, sur chaque objet partageable. Une politique d'élévation permet de restreindre ce qu'un administrateur lui-même peut faire, et les fenêtres d'usurpation d'identité sont en lecture seule, limitées dans le temps et journalisées. C'est l'outillage ; la cartographie de qui doit voir quel dossier reste votre décision.

droit dur·À jour au 1er avril 2026·Source officielle

Le représentant en assurance de dommages doit s'assurer que lui-même, ses mandataires et ses employés respectent les dispositions de la Loi sur la distribution de produits et services financiers (chapitre D-9.2) et celles de ses règlements d'application.

Ce que ça veut dire

C'est la disposition « personnes sous votre responsabilité », et elle change la nature de la décision d'achat. Déployer une plateforme d'IA dans un cabinet, ce n'est pas décider pour soi : c'est répondre de ce que tout le personnel y saisira. Les articles 80, 85 et 86 de la LDPSF prolongent cette responsabilité au cabinet et à ses dirigeants.

Ce que nous y répondons

Ce que l'outillage permet de démontrer : comptes nominatifs — jamais de compte partagé —, groupes et rôles, catalogue de modèles restreint par l'administrateur, journal d'audit de qui a fait quoi, et la possibilité de couper l'accès d'un utilisateur immédiatement. Ce qui reste à votre charge : la politique d'usage, la formation, et la surveillance — aucune de ces trois choses ne s'achète. Une réserve : cette restriction lie les modèles que l'utilisateur choisit, pas les appels que le serveur émet lui-même — ce n'est donc pas, à elle seule, un contrôle de résidence.

droit dur·D. 1041-99, a. 2 ; règle de fonctionnement de la Chambre de l'assurance, rév. 2 octobre 2025·Source officielle

Le représentant en assurance de dommages doit respecter le secret de tous renseignements personnels qu'il obtient sur un client et les utiliser aux fins pour lesquelles il les obtient, à moins qu'une disposition d'une loi ou d'une ordonnance d'un tribunal compétent ne le relève de cette obligation.

Ce que ça veut dire

Deux obligations en une phrase, et c'est la seconde qui mord : les renseignements ne peuvent servir qu'à la finalité pour laquelle ils ont été obtenus. Entraîner un modèle, améliorer un produit ou faire de l'analytique sur le contenu d'un dossier sont des finalités étrangères — indépendamment de toute question de sécurité.

Ce que nous y répondons

Le contrat interdit d'utiliser vos renseignements confidentiels pour entraîner un modèle public sans votre autorisation écrite, et limite le traitement à une liste fermée de finalités (art. 14.2 et 14.7). Le préambule envoyé au fournisseur identifie l'auteur : son nom et son courriel, plus les champs d'annuaire renseignés. Une clé de service n'y change rien : le préambule porte la fiche de l'administrateur qui l'a créée. Le nom donné à la clé sert au regroupement des rapports, pas à l'identité transmise au fournisseur. La console affiche, fournisseur par fournisseur, la politique publiée d'entraînement et de conservation. Note sur la source : depuis le 15 juillet 2025 ces codes ne sont plus des règlements et LégisQuébec les affiche « Abrogé » ; le texte qui vous lie est celui que la Chambre publie comme règle de fonctionnement, et c'est celui vers lequel nous renvoyons.

droit dur·D. 1041-99 ; devenu règle de fonctionnement de la Chambre de l'assurance par L.Q. 2025, c. 16, art. 39, le 15 juillet 2025 ; version opérante de la Chambre, rév. 2 octobre 2025·Source officielle

L'expert en sinistre ne peut accepter un mandat ou en continuer l'exécution s'il comporte ou peut comporter la divulgation ou l'usage de renseignements ou de documents confidentiels obtenus d'un autre sinistré à moins que ce dernier n'y consente.

Ce que ça veut dire

L'article 22 pose le secret ordinaire ; l'article 24 va plus loin et c'est celui qui vise une plateforme d'IA : un expert ne peut ni accepter ni poursuivre un mandat qui comporterait l'usage de renseignements obtenus d'un AUTRE sinistré, sans le consentement de celui-ci. C'est une exigence de cloisonnement, et elle atteint directement les mémoires partagées, les bases de connaissances communes et les index à l'échelle du cabinet.

Ce que nous y répondons

Chaque base de connaissances, chaque assistant et chaque conversation porte ses propres listes d'accès (un dossier créé dans un projet est partagé avec les membres du projet dès l'origine, et son créateur n'y garde aucune autorité particulière ; un dossier personnel ne peut pas être converti en dossier partagé), par utilisateur et par groupe : rien n'est visible par défaut à l'échelle de l'organisation. Un contenu ne peut alimenter une réponse que s'il a été explicitement rattaché à la conversation ou à une base à laquelle l'utilisateur a droit. Le cloisonnement est donc à configurer par vous, dossier par dossier — la plateforme le permet, elle ne le devine pas.

droit dur·D. 1143-2007 ; devenu règle de fonctionnement de la Chambre de l'assurance le 15 juillet 2025 ; version opérante de la Chambre, rév. 2 octobre 2025·Source officielle

Tout cabinet, représentant autonome ou société autonome doit conserver ses dossiers clients pour une période d'au moins 5 ans à compter du dernier des événements suivants: 1° la fermeture définitive du dossier du client; 2° la date de prestation du dernier service rendu au client;

Ce que ça veut dire

Cinq ans au minimum, comptés à partir du DERNIER des trois événements — le troisième étant l'échéance sans renouvellement ni remplacement du dernier produit vendu. Ensuite la destruction est permise, mais l'article 18 exige qu'elle respecte le caractère confidentiel des renseignements.

Ce que nous y répondons

Aucune purge configurable par vos soins ne vient rompre votre délai de cinq ans, et conversations, documents et pièces jointes s'exportent pour votre archivage. Trois suppressions automatiques s'appliquent tout de même. Trois minuteries codées en dur touchent directement un dossier — transcriptions à 30 jours, fichiers produits par un outil à 7 jours, pièces jointes déposées mais jamais envoyées à 48 heures — et si l'une d'elles porte une pièce de votre dossier — la pièce qu'un client a déposée dans un message resté non envoyé, l'enregistrement d'une rencontre que personne n'a versé ailleurs — elle la détruit sans égard à votre délai de cinq ans, et sans certificat de destruction. Il faut l'exporter avant l'échéance ; c'est la seule parade. Comme pour tout outil de travail, le maître du dossier a sa place dans votre système d'archivage : c'est lui qui porte les cinq ans. Ce sont les minuteries qui touchent un dossier ; d'autres horloges existent ailleurs dans le produit, et la page Confidentialité et conformité en publie l'inventaire complet.

droit dur·À jour au 1er avril 2026 ; mod. A.M. 2023-09·Source officielle

Le cabinet, le représentant autonome ou la société autonome qui utilise l'informatique ou toute autre technique de traitement de données doit prendre toutes les mesures nécessaires pour en empêcher la perte, la destruction ou la falsification des écritures.

Ce que ça veut dire

L'informatique est expressément permise, à trois conditions : empêcher la perte, la destruction et la falsification ; pouvoir fournir les renseignements de chaque dossier dans un délai raisonnable, sous une forme précise et compréhensible, à tout vérificateur autorisé par la Loi ; et, selon l'article 15, la tenue en différents endroits reste possible si le dossier demeure produisible.

Ce que nous y répondons

Journal d'audit horodaté des authentifications, des usurpations d'identité et des modifications d'administration, le journal d'authentification étant scellé par chaînage cryptographique. Les refus d'autorisation alimentent un compteur quotidien par rôle et par capacité, conservé 30 jours. Conversations, documents et pièces jointes s'exportent sous une forme lisible pour une inspection de l'AMF. Sur les trois verbes de l'article, soyons exacts, parce que nous n'en couvrons qu'un proprement. La falsification : les modifications laissent une trace au journal, mais nous ne scellons pas le CONTENU — une sortie exportée n'est pas inaltérable et rien ne la marque comme produite par un modèle. La destruction : trois des horloges codées en dur du produit touchent un dossier et ne se désactivent pas — transcriptions à 30 jours, fichiers produits par un outil à 7 jours, pièces jointes jamais envoyées à 48 heures —, et nous n'émettons aucune attestation de destruction. La perte : les sauvegardes de la base sont géo-redondantes, mais les fichiers que vous versez ne sont sauvegardés que par instantanés de bloc quotidiens conservés 14 jours, dans la région de votre instance. Et l'export se fait par conversation et par document, pas par numéro de dossier : le repérage pour un vérificateur reste à votre charge.

droit dur·À jour au 1er avril 2026 ; mod. A.M. 2025-10·Source officielle

La transmission de renseignements personnels doit être limitée aux SIA privés, autorisés et validés par votre employeur.

Ce que ça veut dire

La Chambre ne raisonne pas en pays d'hébergement mais en contrôle. Un système d'IA générative public, ou qui n'offre pas de garanties satisfaisantes de confidentialité, de sécurité et de conservation, ne doit recevoir aucun renseignement personnel, sensible, confidentiel ou privilégié. Elle exige en outre une vérification humaine indépendante du contenu généré et la transparence envers le client.

Ce que nous y répondons

C'est précisément la configuration que nous livrons : une instance dédiée à votre cabinet, pas un service grand public partagé, avec les politiques de chaque fournisseur de modèle affichées pour que l'autorisation de votre employeur repose sur des faits vérifiables plutôt que sur une impression. La vérification humaine du contenu généré demeure la vôtre, et le contrat le dit expressément.

attente du régulateur·Novembre 2024·Source officielle

Informez les consommateurs, par un moyen approprié (par exemple, une mention ou un tatouage numérique), qu'un contenu publié par un intervenant financier a été créé, en tout ou en partie, par une IA générative. Sur demande, fournissez la liste des renseignements personnels et confidentiels concernant le client qui ont été utilisés par le SIA, et assurez-vous d'être en mesure de les rectifier ou de les mettre à jour s'ils sont erronés.

Ce que ça veut dire

Deux attentes qui ne se règlent pas par une politique : il faut que l'outil permette de les tenir. La première : informer les consommateurs, par une mention ou un tatouage numérique, qu'un contenu publié a été créé en tout ou en partie par une IA générative. La seconde : pour une réponse donnée, pouvoir énumérer sur demande les renseignements du client qui l'ont alimentée — invite, pièces jointes, extraits de bases — et être en mesure de les rectifier ou de les mettre à jour. Les deux sont adressées au représentant, à l'impératif, et non au fournisseur : la Chambre ne formule pas d'attente envers nous, mais aucune des deux ne se tient sans un produit qui s'y prête. Ce n'est pas une attente future : la Chambre la formule depuis novembre 2024, indépendamment des lignes directrices de l'AMF qui ne prendront effet qu'en 2027.

Ce que nous y répondons

Réponse honnête, point par point. Reconstituer ce qui a alimenté une réponse : c'est possible, la conversation conserve l'invite, les pièces jointes et les bases rattachées, et les sources citées sont affichées sous la réponse — mais c'est une lecture manuelle, pas un rapport « liste des renseignements utilisés » qu'on exporte en un clic. Rectifier : un message se modifie, un document se remplace dans une base, et la trace reste au journal. Marquer le contenu généré : la plateforme ne pose aucune mention ni filigrane sur un texte que vous copiez hors de l'outil — le marquage reste à votre charge aujourd'hui, et l'outillage figure à notre feuille de route.

attente du régulateur·Novembre 2024 (publiée le 4 décembre 2024)·Source officielle

De plus, lorsque les clients font l'objet d'une décision prise par un SIA ou qui a été recommandée par un SIA à une personne qui agit pour son compte, l'institution devrait expliquer clairement et simplement la décision aux clients.

Ce que ça veut dire

Ces deux lignes directrices ne sont PAS encore en vigueur — nous le disons parce que beaucoup de fournisseurs les présentent déjà comme du droit applicable. Elles annoncent ce qui sera attendu : explicabilité des décisions prises ou recommandées par un système d'IA, information du client, accès à une personne, surveillance des biais, et protection équivalente des données chez le tiers comme chez l'institution.

Ce que nous y répondons

Ce qui existe déjà chez nous et sert cette préparation : attribution par utilisateur, journal d'audit, restriction du catalogue de modèles, et politiques des fournisseurs affichées. Ce qui manque et manquera encore en 2027 si rien ne change : versionnage des invites et des modèles exposé au client, et outillage de détection de biais. Aucun des deux ne figure à notre feuille de route ; seul le marquage du contenu généré y est, et il répond à une attente déjà en vigueur, pas à 2027. Une précision importante sur le marquage du contenu généré : ne l'attendez pas de 2027. La Chambre le demande déjà depuis novembre 2024 — c'est une attente actuelle, pas future, et l'écart est à nous.

attente du régulateur·Mars 2026 — prend effet le 1er mai 2027 pour l'IA ; la ligne directrice sur les tiers prend effet en 2027, à une date que nous n'avons pas pu vérifier à la source·Source officielle